Si vous êtes légalement tenu d'envoyer les rapports à la police des étrangers, vous pouvez utiliser l'une de nos intégrations pour pouvoir générer automatiquement les rapports lorsque vous en avez besoin.
L’intégration Police espagnole permet de générer et envoyer automatiquement à la police des rapports venant des établissements espagnols (les rapports sont générés au quotidien, et les réservations sont incluses dans le rapport, le jour après l'arrivée). Les rapports sont créés au format requis par la loi espagnole et peuvent être envoyés automatiquement aux adresses e-mail souhaitées.
Paramétrer l'intégration
Les rapports sont créés par compte établissement, dans Commander.
Dans le cas où votre établissement possède plusieurs bâtiments mais à différentes adresses, les autorités locales peuvent vous demander de créer les rapports par adresse (plutôt qu’un rapport pour votre entreprise entière), vous devrez donc :
a) créer une intégration pour chaque adresse puis b) sélectionner toutes les catégories d’espaces présentes à chacune de ces adresses, lorsque vous paramétrez l’intégration.
- Allez dans Menu principal > Marketplace.
- Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Police espagnole, cliquez sur
Voir plus
. - Cliquez sur
Connecter
. - Remplissez les informations concernant votre établissement.
- Utilisez le champ Catégorie d’espace pour choisir lesquelles seront incluses dans le rapport (seulement si vous devez créer des rapports par adresse). Sélectionnez simplement toutes les catégories d’espaces situées à l’une de vos adresses. Si vous ne spécifiez pas de catégorie d’espace, le rapport les incluera toutes.
- Dans le champ À, entrez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l’exportation.
- Dans le champ Code établissement, entrez le numéro de licence de votre hôtel (ce n'est pas le code à 10 chiffres attribué à votre établissement par la police).
- Cliquez sur
Créer
.- Le rapport est automatiquement exporté au format TXT, comme demandé par la police espagnole.
Utiliser l'intégration
L'intégration permet de collecter les informations demandées par la police espagnole, vous devez donc vous assurer que les champs suivants (requis) sont complétés dans les profils de vos clients :
- Prénom - Nom
- Sexe
- Nationalité
- Date de naissance
- Informations des papiers d'identité
N.B. : Seuls les clients ayant les informations de leurs papiers d'identité seront inclus dans l'exportation.
L'intégration Registre fiscal espagnol est utilisable seulement pour les établissements espagnols ayant des revenus annuels de 6 millions d'euros ou plus, ou pour les établissements ayant déclaré la TVA sur une base mensuelle.
Une fois que l'intégration est activée, Commander créé automatiquement des enregistrements fiscaux pour les factures clôturées, et les intègre dans le Rapport Enregistrement fiscal. A chaque fois qu'un enregistrement fiscal est créé, il est automatiquement envoyé à l'Agencia Tributaria, en utilisant le Suministro Inmediato de Información (SII).
Paramétrer l'intégration
Etape 1 : Créer l'intégration
Avoir de pouvoir créer une intégration Registre fiscal espagnol, vous devez obtenir un certificat numérique vous permettant de soumettre des informations au service internet SII .
- Allez dans Menu principal > Marketplace.
- Dans la section Fiscalisation, sous Intégration Registre fiscal espagnol, cliquez sur
Voir plus
. - Cliquez sur
Connecter
. - Complétez tous les champs.
- Si l'un des champs n'est pas complété correctement, vous ne pourrez pas activer l'intégration.
- Cliquez sur
Créer
. - Cliquez sur
Ok
.
Etape 2 : Créer votre numérotation de facture
Pour pouvoir gérer correctement vos factures, vous devez créer les numérotations de factures suivantes :
- Factura completa : Utilisée pour les factures de 400 euros ou plus ; elle doit être votre numérotation de facture par défaut.
- Factura simplificada : Utilisée pour les factures de moins de 400 euros.
- Factures vides : Utilisée pour les factures contenant aucun élément (quand par exemple un client a payé plus que ce qu'il devait, et par conséquent vous devez lui rembourser le surplus de ce qu'il a payé).
- La loi espagnole exige d'utiliser des lignes consécutives de numérotation sur toutes les factures. Les factures vides ne sont pas déclarées par l'intégration Registre fiscal espagnol, elles doivent donc être rattachées à une "numérotation de facture vide" spécifique pour éviter que les autres factures soient soumises sans lignes consécutives de numérotation.
N.B. : Vous n'avez pas besoin de créer une numérotation "Factura de abono" lorsque cette intégration est activée.
L'intégration Registre fiscal espagnol ne déclare pas les recouvrements séparément des autres factures, vous n'avez donc pas besoin de créer une numérotation séparée pour les recouvrementsUtiliser l'intégration
Gérer les factures
Lorsque l'intégration est activée, et que vous souhaitez clôturer des factures, vous devez attribuer la numérotation appropriée à ces factures. Consultez les guidelines ci-dessus pour plus d'informations sur l'utilisation des numérotations de factures.
Gérer les profils
La loi espagnole exige certaines informations de la part des clients et sociétés rattachés aux factures de 400 euros ou plus. Si certains critères ne sont pas remplis, vous ne pourrez pas clôturer la facture :
- Les sociétés et clients espagnols doivent avoir un identifiant fiscal valide, rattaché à leur profil.
- L'identifiant fiscal pour un client espagnol est le même que le numéro sur son document d'identité. Lorsque vous effectuez le check-in d'un client, assurez-vous que ce numéro est copié-collé dans le champ Identifiant fiscal de son profil client.
- Mews est capable de détecter si un identifiant fiscal espagnol est valide ou non ; si vous entrez un identifiant fiscal incorrect, vous verrez un message d'erreur.
- Les clients étrangers doivent fournir leur nationalité et des papiers d'identité valides.
- Les sociétés étrangères doivent fournir leur pays et identifiant fiscal.
Vérifiez l'exactitude de vos enregistrements
Assurez-vous que vos enregistrements fiscaux ont bien été créés (et envoyés à l'Agencia Tributaria) dans le Rapport Enregistrement fiscal.
- Allez dans Menu principal > Finance > Rapport Enregistrement fiscal.
- Vérifiez le statut des enregistrements listés dans le rapport.
- Si l'un des enregistrements est listé avec un statut Echec, vous pouvez passer votre souris dessus pour obtenir plus d'informations sur ce qui fait défaut.
- Si un enregistrement a échoué, c'est de votre reponsabilité de le corriger avec l'Agencia Tributaria.
Pour les établissements espagnols ayant besoin d’envoyer un rapport mensuel à l’INE, (Instituto Nacional de Estadística), cette intégration générera automatiquement un fichier XML incluant toutes les informations nécessaires. Vous pourrez ensuite le télécharger depuis Commander et le publier sur le site internet de l’INE.
Etape 1 : Paramétrer l’intégration
- Allez dans Menu principal > Marketplace.
- Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Exportation occupation INE, cliquez sur
Voir plus
. - Cliquez sur
Connecter
. - Complétez les champs suivants :
- Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
- Identifiant fiscal - Entrez votre CIF (Certificado de Identificación Fiscal). Il s’agit du numéro d’identification fiscale de votre établissement, qui contient une lettre suivi de huit chiffres.
- Type d'entreprise - Entrez votre type d'établissement, comme par exemple "hôtel" ou "hostel."
- Numéro d’enregistrement - Entrez le numéro d’enregistrement INE de votre établissement.
- Cliquez sur
Créer
. - Cliquez sur
Ok
.
Etape 2 : Programmer l’exportation
- Allez dans Menu principal > Réservations >Occupation.
- Cliquez sur
OK
>Créer l’intégration Exportation occupation INE
. - Dans la section Configuration du rapport, sélectionnez les options suivantes :
- Mode - Sélectionnez
Occupation
. - Intervalle - Sélectionnez
Mois dernier
. - Statut - Tout sélectionner.
- Montant - Sélectionnez
Montant net
. - Mode tarifaire - Sélectionnez
Tarif moyen par nuit
. - Tarif - Pas de sélection.
- Société - Pas de sélection.
- Agence de voyage - Pas de sélection.
- Mode - Sélectionnez
- Cliquez sur
Sauvegarder
. - Dans la section Programmation de l’exportation, sélectionnez les options suivantes :
- Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
- Prochain lancement - Sélectionnez le premier jour du mois prochain (ex. : 1er novembre).
- Fréquence - Sélectionnez
Mensuel
. - Destinataires de l’exportation - Si vous préférez recevoir le rapport par e-mail, vous pouvez créer une liste des destinataires de l’exportation envoyée par e-mail. Si vous ne sélectionnez pas d’options pour ce champ, vous recevrez une notification dans Commander lorsque votre exportation sera créée.
- Format - Pas de sélection ; un fichier XML sera créé automatiquement pour cette intégration.
- Options - Sélectionnez
Notifier le créateur à propos de l’exportation
si vous n’avez pas sélectionné de destinataires pour l’exportation.
- Sélectionnez Activé.
- Cliquez sur
Sauvegarder
.
Votre rapport INE sera généré le premier de chaque mois au moment spécifié.
Pour les établissements à Grande Canarie ayant besoin d’envoyer un rapport mensuel à l’ISTAC (Instituto Canario de Estadística), cette intégration générera automatiquement un fichier XML incluant toutes les informations obligatoires. Vous pourrez ensuite le télécharger depuis Commander et le publier sur le site internet de l’ISTAC.
Etape 1 : Paramétrer l’intégration
- Allez dans Menu principal > Marketplace.
- Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Exportation occupation ISTAC, cliquez sur
Voir plus
. - Cliquez sur
Connecter
. - Complétez les champs suivants :
- Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
- Identifiant fiscal - Entrez votre CIF (Certificado de Identificación Fiscal). Il s’agit du numéro d’identification fiscale de votre établissement, qui contient une lettre suivi de huit chiffres.
- Type d'entreprise - Entrez votre type d'établissement, comme par exemple "hôtel" ou "hostel."
- Numéro d’enregistrement - Entrez le numéro d’enregistrement ISTAC de votre établissement.
- Cliquez sur
Créer
. - Cliquez sur
Ok
.
Etape 2 : Programmer l’exportation
- Allez dans Menu principal > Réservations >Occupation.
- Cliquez sur
OK
>Créer l’intégration Exportation occupation ISTAC
. - Dans la section Configuration du rapport, sélectionnez les options suivantes :
- Mode - Sélectionnez
Occupation
. - Intervalle - Sélectionnez
Mois dernier
. - Statut - Tout sélectionner.
- Montant - Sélectionnez
Montant net
. - Mode tarifaire - Sélectionnez
Tarif moyen par nuit
. - Tarif - Pas de sélection.
- Société - Pas de sélection.
- Agence de voyage - Pas de sélection.
- Mode - Sélectionnez
- Cliquez sur
Sauvegarder
. - Dans la section Programmation de l’exportation, sélectionnez les options suivantes :
- Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
- Prochain lancement - Sélectionnez le premier jour du mois prochain (ex. : 1er novembre).
- Fréquence - Sélectionnez
Mensuel
. - Destinataires de l’exportation - Si vous préférez recevoir le rapport par e-mail, vous pouvez créer une liste des destinataires de l’exportation envoyée par e-mail. Si vous ne sélectionnez pas d’options pour ce champ, vous recevrez une notification dans Commander lorsque votre exportation sera créée.
- Format - Pas de sélection ; un fichier XML sera créé automatiquement pour cette intégration.
- Options - Sélectionnez
Notifier le créateur à propos de l’exportation
si vous n’avez pas sélectionné de destinataires pour l’exportation.
- Sélectionnez Activé.
- Cliquez sur
Sauvegarder
.
Votre rapport ISTAC sera généré le premier de chaque mois au moment spécifié.