Auto-générer les rapports exigés par la loi pour l'Espagne

L’intégration Police espagnole permet de générer et envoyer automatiquement à la police des rapports venant des établissements espagnols (les rapports sont générés au quotidien, et les réservations sont incluses dans le rapport, le jour après l'arrivée). Les rapports sont créés au format requis par la loi espagnole et peuvent être envoyés automatiquement aux adresses e-mail souhaitées.

Paramétrer l'intégration

Les rapports sont créés par compte établissement, dans Commander.

Dans le cas où votre établissement possède plusieurs bâtiments mais à différentes adresses, les autorités locales peuvent vous demander de créer les rapports par adresse (plutôt qu’un rapport pour votre entreprise entière), vous devrez donc :

a) créer une intégration pour chaque adresse puis b) sélectionner toutes les catégories d’espaces présentes à chacune de ces adresses, lorsque vous paramétrez l’intégration.

1. Allez dans Menu principal > Marketplace.
2. Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Police espagnole, cliquez sur Voir plus.
3. Cliquez sur Connecter.
4. Remplissez les informations concernant votre établissement.
   • Utilisez le champ Catégorie d’espace pour choisir lesquelles seront incluses dans le rapport (seulement si vous devez créer des rapports par adresse). Sélectionnez simplement toutes les catégories d’espaces situées à l’une de vos adresses. Si vous ne spécifiez pas de catégorie d’espace, le rapport les incluera toutes.
   • Dans le champ À, entrez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l’exportation.
   • Dans le champ Code établissement, entrez le numéro de licence de votre hôtel (ce n'est pas le code à 10 chiffres attribué à votre établissement par la police).
5. Cliquez sur Créer.
   • Le rapport est automatiquement exporté au format TXT, comme demandé par la police espagnole.

Utiliser l'intégration

L'intégration permet de collecter les informations demandées par la police espagnole, vous devez donc vous assurer que les champs suivants (requis) sont complétés dans les profils de vos clients :

• Prénom - Nom
• Sexe
• Nationalité
• Date de naissance
• Informations des papiers d'identité

N.B. : Seuls les clients ayant les informations de leurs papiers d'identité seront inclus dans l'exportation.

L'intégration Registre fiscal espagnol créé automatiquement des enregistrements fiscaux pour les factures clôturées, et les enregistre dans le Rapport Enregistrement fiscal. L'intégration peut être utilisée de deux manières : 

• Mode en ligne - Cela s'applique pour les établissements espagnols ayant des revenus annuels de 6 millions d'euros ou plus, ou pour les établissements ayant déclaré la TVA sur une base mensuelle. Une fois que vous vous êtes connecté, Commander enverra automatiquement les nouveaux enregistrements fiscaux à l'Agencia Tributaria utilisant le Immediate Supply of Information System / Suministro Inmediato de Información (SII).
• Mode hors ligne - Si vous n'avez pas besoin d'envoyer d'enregistrements fiscaux à l'Agence Tributaria, vous pouvez utiliser l'intégration en mode hors ligne. Cela créera toujours les enregistrements fiscaux pour vos factures clôturées et les enregistrera dans le Rapport Enregistrement fiscal, mais ce ne sera envoyé nul part.

Paramétrer l'intégration

Etape 1 : Créer l'intégration

Avoir de pouvoir créer une intégration Registre fiscal espagnol, vous devez obtenir un certificat numérique vous permettant de soumettre des informations au service internet SII .

1. Allez dans Menu principal > Marketplace.
2. Dans la section Fiscalisation, sous Intégration Registre fiscal espagnol, cliquez sur Voir plus.
3. Cliquez sur Connecter.
4. Complétez tous les champs.
   • Si l'un des champs n'est pas complété correctement, vous ne pourrez pas activer l'intégration.
   • Si vous souhaitez utiliser l'intégration en Mode hors ligne, laissez les champs Certificat et Mot de passe certificat vide.
5. Cliquez sur Créer.
6. Cliquez sur Ok.

Etape 2 : Créer votre numérotation de facture

Pour pouvoir gérer correctement vos factures, vous devez créer les numérotations de factures suivantes :

• Factura completa : Utilisée pour les factures de 400 euros ou plus ; elle doit être votre numérotation de facture par défaut.
• Factura simplificada : Utilisée pour les factures de moins de 400 euros.
• Factures vides : Utilisée pour les factures contenant aucun élément (quand par exemple un client a payé plus que ce qu'il devait, et par conséquent vous devez lui rembourser le surplus de ce qu'il a payé).
  • La loi espagnole exige d'utiliser des lignes consécutives de numérotation sur toutes les factures. Les factures vides ne sont pas déclarées par l'intégration Registre fiscal espagnol, elles doivent donc être rattachées à une "numérotation de facture vide" spécifique pour éviter que les autres factures soient soumises sans lignes consécutives de numérotation. 

N.B. : Vous n'avez pas besoin de créer une numérotation "Factura de abono" lorsque cette intégration est activée. 

Utiliser l'intégration

Gérer les factures

Lorsque l'intégration est activée, et que vous souhaitez clôturer des factures, vous devez attribuer la numérotation appropriée à ces factures. Consultez les guidelines ci-dessus pour plus d'informations sur l'utilisation des numérotations de factures.

Gérer les profils

La loi espagnole exige certaines informations de la part des clients et sociétés rattachés aux factures de 400 euros ou plus. Si certains critères ne sont pas remplis, vous ne pourrez pas clôturer la facture :

• Les sociétés et clients espagnols doivent avoir un identifiant fiscal valide, rattaché à leur profil.
  • L'identifiant fiscal pour un client espagnol est le même que le numéro sur ses papiers d'identité. Lorsque vous effectuez le check-in d'un client, assurez-vous que ce numéro est copié-collé dans le champ Identifiant fiscal de son profil client.
  • Mews est capable de détecter si un identifiant fiscal espagnol est valide ou non ; si vous entrez un identifiant fiscal incorrect, vous verrez un message d'erreur.
• Les clients étrangers doivent fournir leur nationalité et des papiers d'identité valides.
  • N.B. : Si vous n'ajoutez une adresse sur le profil d'un client, il sera enregistré comme client espagnol (et vous ne pourrez pas clôturer ses factures sans identifiant fiscal). 
• Les sociétés étrangères doivent fournir leur pays et identifiant fiscal.

Vérifiez l'exactitude de vos enregistrements 

Assurez-vous que vos enregistrements fiscaux ont bien été créés (et envoyés à l'Agencia Tributaria) dans le Rapport Enregistrement fiscal.

1. Allez dans Menu principal > Finance > Rapport Enregistrement fiscal.
2. Vérifiez le statut des enregistrements listés dans le rapport.
   • Si l'un des enregistrements est listé avec un statut Echec, vous pouvez passer votre souris dessus pour obtenir plus d'informations sur ce qui fait défaut.
3. Si un enregistrement a échoué, c'est de votre reponsabilité de le corriger avec l'Agencia Tributaria.

Pour les établissements espagnols ayant besoin d’envoyer un rapport mensuel à l’INE, (Instituto Nacional de Estadística), cette intégration générera automatiquement un fichier XML incluant toutes les informations nécessaires. Vous pourrez ensuite le télécharger depuis Commander et le publier sur le site internet de l’INE.

Etape 1 : Paramétrer l’intégration

1. Allez dans Menu principal > Marketplace.
2. Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Exportation occupation INE, cliquez sur Voir plus.
3. Cliquez sur Connecter.
4. Complétez les champs suivants :
   • Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
   • Identifiant fiscal - Entrez votre CIF (Certificado de Identificación Fiscal). Il s’agit du numéro d’identification fiscale de votre établissement, qui contient une lettre suivi de huit chiffres.
   • Catégorie d'entreprise - Sélectionnez la catégorie de votre entreprise (attribuée par l'INE).
   • Numéro d’enregistrement - Entrez le numéro d’enregistrement INE de votre établissement.
5. Cliquez sur Créer.
6. Cliquez sur Ok.

Etape 2 : Programmer l’exportation

1. Allez dans Menu principal > Réservations >Occupation.
2. Cliquez sur OK > Créer l’intégration Exportation occupation INE.
3. Dans la section Configuration du rapport, sélectionnez les options suivantes :
   • Mode - Sélectionnez Occupation.
   • Intervalle - Sélectionnez Mois dernier.
   • Statut - Tout sélectionner.
   • Montant - Sélectionnez Montant net.
   • Mode tarifaire - Sélectionnez Tarif moyen par nuit.
   • Tarif - Pas de sélection.
   • Société - Pas de sélection.
   • Agence de voyage - Pas de sélection.
4. Cliquez sur Sauvegarder.
5. Dans la section Programmation de l’exportation, sélectionnez les options suivantes :
   • Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
   • Prochain lancement - Sélectionnez le premier jour du mois prochain (ex. : 1er novembre).
   • Fréquence - Sélectionnez Mensuel.
   • Destinataires de l’exportation - Si vous préférez recevoir le rapport par e-mail, vous pouvez créer une liste des destinataires de l’exportation envoyée par e-mail. Si vous ne sélectionnez pas d’options pour ce champ, vous recevrez une notification dans Commander lorsque votre exportation sera créée.
   • Format - Pas de sélection ; un fichier XML sera créé automatiquement pour cette intégration.
   • Options - Sélectionnez Notifier le créateur à propos de l’exportation si vous n’avez pas sélectionné de destinataires pour l’exportation.
6. Sélectionnez Activé.
7. Cliquez sur Sauvegarder.

Votre rapport INE sera généré le premier de chaque mois au moment spécifié.

N.B. : L'INE exige que tous les clients espagnols aient complété l'Adresse dans leur profil Client, inclut le champ Province — si un profil client espagnol ne contient pas une adresse complète, l'export échouera et vous devrez retourner dans le profil et ajouter l'adresse.

Pour les établissements à Grande Canarie ayant besoin d’envoyer un rapport mensuel à l’ISTAC (Instituto Canario de Estadística), cette intégration générera automatiquement un fichier XML incluant toutes les informations obligatoires. Vous pourrez ensuite le télécharger depuis Commander et le publier sur le site internet de l’ISTAC.

Etape 1 : Paramétrer l’intégration

1. Allez dans Menu principal > Marketplace.
2. Dans la section Environnement juridique, sous Intégration Exportation occupation ISTAC, cliquez sur Voir plus.
3. Cliquez sur Connecter.
4. Complétez les champs suivants :
   • Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
   • Identifiant fiscal - Entrez votre CIF (Certificado de Identificación Fiscal). Il s’agit du numéro d’identification fiscale de votre établissement, qui contient une lettre suivi de huit chiffres.
   • Catégorie d'entreprise - Sélectionnez la catégorie de votre entreprise (attribuée par l'ISTAC).
   • Numéro d’enregistrement - Entrez le numéro d’enregistrement ISTAC de votre établissement.
5. Cliquez sur Créer.
6. Cliquez sur Ok.

Etape 2 : Programmer l’exportation

1. Allez dans Menu principal > Réservations >Occupation.
2. Cliquez sur OK > Créer l’intégration Exportation occupation ISTAC.
3. Dans la section Configuration du rapport, sélectionnez les options suivantes :
   • Mode - Sélectionnez Occupation.
   • Intervalle - Sélectionnez Mois dernier.
   • Statut - Tout sélectionner.
   • Montant - Sélectionnez Montant net.
   • Mode tarifaire - Sélectionnez Tarif moyen par nuit.
   • Tarif - Pas de sélection.
   • Société - Pas de sélection.
   • Agence de voyage - Pas de sélection.
4. Cliquez sur Sauvegarder.
5. Dans la section Programmation de l’exportation, sélectionnez les options suivantes :
   • Nom - Entrez un titre pour l’exportation.
   • Prochain lancement - Sélectionnez le premier jour du mois prochain (ex. : 1er novembre).
   • Fréquence - Sélectionnez Mensuel.
   • Destinataires de l’exportation - Si vous préférez recevoir le rapport par e-mail, vous pouvez créer une liste des destinataires de l’exportation envoyée par e-mail. Si vous ne sélectionnez pas d’options pour ce champ, vous recevrez une notification dans Commander lorsque votre exportation sera créée.
   • Format - Pas de sélection ; un fichier XML sera créé automatiquement pour cette intégration.
   • Options - Sélectionnez Notifier le créateur à propos de l’exportation si vous n’avez pas sélectionné de destinataires pour l’exportation.
6. Sélectionnez Activé.
7. Cliquez sur Sauvegarder.

Votre rapport ISTAC sera généré le premier de chaque mois au moment spécifié.

N.B. : L'ISTAC exige que tous les clients espagnols aient complété l'Adresse dans leur profil Client, inclut le champ Province — si un profil client espagnol ne contient pas une adresse complète, l'export échouera et vous devrez retourner dans le profil et ajouter l'adresse

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