Wenn du eine Unterkunft in Polen betreibst und in Mews Operations Rechnungen ausstellst, musst du berechtigte Geschäftsrechnungen über die nationale KSeF-Plattform einreichen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Diese Aktion führst du durch, wenn du Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen (Business-to-Business) oder zwischen Unternehmen und Behörden (Business-to-Government) ausstellst. Das gilt ab Februar 2026 für große Unternehmen und ab April 2026 für alle anderen in Polen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Wenn die KSeF-Steuerregister-Integration aktiv ist, übermittelt Mews berechtigte Rechnungen automatisch an KSeF zur Validierung und rechtsgültigen Ausstellung.

Wenn du eine Unterkunft in Polen betreibst und in Mews Operations Rechnungen ausstellst, musst du berechtigte Geschäftsrechnungen über die nationale KSeF-Plattform einreichen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Diese Aktion führst du durch, wenn du Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen (Business-to-Business) oder zwischen Unternehmen und Behörden (Business-to-Government) ausstellst. Das gilt ab Februar 2026 für große Unternehmen und ab April 2026 für alle anderen in Polen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

Wenn die KSeF-Steuerregister-Integration aktiv ist:

1. Mews sendet berechtigte Rechnungen automatisch im Hintergrund an KSeF.
2. KSeF wandelt die Rechnung in das erforderliche strukturierte Format um.
3. KSeF überprüft die Rechnung und weist ihr eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer zu

Die Rechnung gilt erst nach der Validierung als rechtsgültig ausgestellt.

 

In diesem Artikel erfährst du mehr über:

• So versendest du in Mews Operations konforme B2B- und B2G-Rechnungen an KSeF
  • Voraussetzungen
  • Schritt 1: Eine Rechnung schließen oder eine Rechnung für die KSeF-Integration ausstellen
  • Schritt 2: Den Status der Rechnung nach dem Absenden überprüfen

 

So versendest du in Mews Operations konforme B2B- und B2G-Rechnungen an KSeF

Voraussetzungen

Bevor du Rechnungen versendest, stelle sicher, dass du die folgenden Einstellungen vorgenommen hast:

1. Das KSeF-Steuerregister ist für deine Unterkunft aktiviert.
2. Die Daten deiner Firma sind vollständig, einschließlich des eingetragenen Namens, der Adresse und der NIP-Nummer.
3. Du hast dein KSeF-Zertifikat, deinen privaten Schlüssel und dein Passwort hochgeladen. Hinweis: Das KSeF-Zertifikat erhältst du direkt vom polnischen Finanzministerium. Mews stellt dieses Zertifikat nicht zur Verfügung.
4. Deine Kundenprofile enthalten für jedes Unternehmen, dem du Rechnungen stellst, eine gültige NIP. Hinweis: Du kannst Rechnungen an Einrichtungen ohne NIP oder Steueridentifikationsnummer versenden, zum Beispiel an eine ausländische Botschaft oder ein Konsulat, indem du im Profil der Firma die Klassifizierung „Behörde“ auswählst. Der Bereich „Steuer-ID“ im Firmenprofil sollte ebenfalls leer sein. Du musst die Rechnung außerhalb von KSeF als PDF (Portable Document Format)-Datei mit einem QR (Quick Response)-Code weitergeben.

Du bist dafür verantwortlich, die KSeF-Anforderungen einzuhalten. Mews bietet Unterstützung bei der Integration, ersetzt jedoch nicht deine rechtlichen oder steuerlichen Verpflichtungen.

 

Schritt 1: Eine Rechnung schließen oder eine Rechnung für die KSeF-Integration ausstellen

Befolge diese Schritte, um eine Rechnung abzuschließen und eine Rechnung für die KSeF-Integration einzureichen:

1. Öffne in Mews Operations das Profil des Gasts oder der Firma.
2. Klicke auf den Tab Abrechnung und wähle dann die offene Rechnung aus, die du bearbeiten möchtest.
3. Stell sicher, dass die folgenden Angaben stimmen:
   • Überprüfe, ob alle Produkte, Mengen, Preise, Steuern und Zahlungen stimmen.
   • Wenn die Rechnung einem Unternehmen zugewiesen wird, überprüfe Folgendes bei dieser Firma:
     • Offizieller Name
     • Steuernummer
     • Vollständige Adresse für die Abrechnung, einschließlich Land
4. Korrigiere fehlende oder falsche Angaben, bevor du weiterfährst. Bei KSeF-Rechnungen kann eine ungültige oder fehlende Steuernummer des Käufers zur Ablehnung führen.
5. Du kannst die Rechnung abschließen oder eine Rechnung zur späteren Zahlung ausstellen.
   • Um eine Rechnung abzuschließen: Du schließt eine Rechnung ab, wenn bereits ein Anhang mit einer Zahlung vorhanden ist.
     1. Bestätige, dass der Anhang die gesamte Rechnung abdeckt.
     2. Überprüfe die Details der Rechnung und vergewissere dich, dass keine weiteren Zahlungen oder Korrekturen erforderlich sind.
     3. Klicke auf Schließen, um die Rechnung als bezahlt abzuschließen.
   • So stellst du eine Rechnung zur späteren Zahlung aus: Du stellst eine Rechnung aus, wenn der Kunde nicht sofort bezahlt.
     1. Klicke auf Rechnung ausstellen.
     2. Überprüfe die Details der Rechnung, darunter den Empfänger, die Adresse, die Steuernummer, die Rechnungsdaten, das Fälligkeitsdatum, die Zählernummer, die Summen und die Zahlungsinformationen.
     3. Wähle im Feld Steuerregister das richtige Steuerregister aus. Bei einer berechtigten polnischen Rechnung sollte KSeF in der Liste angezeigt und ausgewählt sein.
     4. Überprüfe noch einmal, ob die Steuernummer und die Adresse der Firma stimmen.
     5. Klicke auf Ausstellen und Senden.

 

Schritt 2: Den Status der Rechnung nach dem Absenden überprüfen

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finanzen > Steuerdatenbericht.
2. Fülle die folgenden Details aus:
   • Start: Klicke hier, um das Startdatum und die Startzeit für die Rechnungen auszuwählen, die du überprüfen möchtest.
   • Ende: Klicke hier, um das Enddatum und die Endzeit für die Rechnungen auszuwählen, die du überprüfen möchtest.
   • Integration des Steuerregisters: Klicke hier, um die KSeF-Integration des Steuerregisters auszuwählen.
   • Status: Klicke hier, um Rechnungen nach ihrem Status auszuwählen.
     • Fehler: Die Rechnung ist ungültig oder KSeF hat eine Fehlermeldung zurückgegeben. Du musst die Rechnung als offene Rechnung erneut ausstellen, die Daten korrigieren und die Rechnung erneut senden.
     • Ausstehend: Das System hat die Rechnung an KSeF gesendet, eine Antwort erhalten und wartet nun auf die Validierung.
     • In Bearbeitung: Das System hat die Rechnung an KSeF gesendet und wartet nun auf eine Antwort.
     • Erfolgreich: KSeF hat die Rechnung validiert, ihr eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer zugewiesen und zur Überprüfung einen QR-Code auf der Rechnung hinzugefügt.
3. Klicke auf Bericht anzeigen.

Wenn die Integration aktiv ist und die Rechnung die KSeF-Anforderungen erfüllt, übermittelt Mews die Rechnung automatisch zur Validierung an KSeF.

Mews schließt automatisch bestimmte Informationen ein, wenn es B2B- und B2G-Rechnungen an das Krajowy System e-Faktur (KSeF) übermittelt. Mews verarbeitet deine Rechnungsdaten auf folgende Weise:

• Rechnungsarten: Mews unterstützt Standardrechnungen, Vorauszahlungsrechnungen (ZAL) und Abrechnungsrechnungen (ROZ).
• Postennamen: Mews sendet Produkt- und Postennamen auf Polnisch, wenn in deinem System eine Übersetzung verfügbar ist. Falls keine Übersetzung für Polnisch vorliegt, übermittelt Mews den Namen auf Englisch.
• Maßeinheiten: Mews schließt die Maßeinheit für jeden Posten auf der Rechnung ein.
• Paketgruppierung: Mews gruppiert die Posten im Paket genauso, wie sie auf der gedruckten oder PDF-Rechnung erscheinen. Zum Beispiel sendet Mews ein Paket für den Aufenthalt mit Zimmer und Frühstück als einen einzigen gebündelten Posten, anstatt die einzelnen Bestandteile separat zu senden.
• Servicetermine: Mews sendet einen separaten Servicetermin oder Verkaufstermin, wenn dieses Datum vom Datum der Rechnung abweicht.
• Steuernummern: Mews akzeptiert Steuernummern aus der Europäischen Union, die ein Länder-Präfix enthalten. Zum Beispiel PL5213614786.
• Anzahlungen: Mews führt die Fiskalisierung von Rechnungen erfolgreich durch, wenn du Anzahlungen für eine Rechnung aus mehreren vorherigen Rechnungen beziehst.

Dadurch werden in Mews Operations konforme B2B- und B2G-Rechnungen an KSeF gesendet.