Si gestionas una propiedad en Polonia y emites facturas en Mews Operations, debes enviar las facturas empresariales que cumplan los requisitos a través de la plataforma nacional KSeF para cumplir con los requisitos legales. Debes hacerlo cuando emitas facturas de transacciones B2B o B2G. Esto se aplica a partir de febrero de 2026 para las grandes entidades y de abril de 2026 para el resto de empresas registradas a efectos del IVA en Polonia. Cuando la integración del registro fiscal KSeF está activa, Mews envía automáticamente las facturas que cumplen los requisitos a KSeF para su validación y emisión legal.

Si gestionas una propiedad en Polonia y emites facturas en Mews Operations, debes enviar las facturas empresariales que cumplan los requisitos a través de la plataforma nacional KSeF para cumplir con los requisitos legales. Debes hacerlo cuando emitas facturas de transacciones B2B o B2G. Esto se aplica a partir de febrero de 2026 para las grandes entidades y de abril de 2026 para el resto de empresas registradas a efectos del IVA en Polonia.

Cuando la integración del registro fiscal KSeF está activa:

1. Mews envía automáticamente las facturas que cumplen los requisitos a KSeF en segundo plano.
2. KSeF convierte la factura al formato estructurado obligatorio.
3. KSeF valida la factura y le asigna un número de identificación KSeF único

La factura solo se considera emitida legalmente después de la validación.

 

En esta guía aprenderás:

• Cómo enviar facturas B2B y B2G conformes con KSeF en Mews Operations
  • Requisitos previos
  • Paso 1: Cerrar una cuenta o emitir una factura para la integración KSeF
  • Paso 2: Comprobar el estado de la factura después del envío

 

Cómo enviar facturas B2B y B2G conformes con KSeF en Mews Operations

Requisitos previos

Antes de enviar facturas, asegúrate de haber completado la siguiente configuración:

1. La integración del registro fiscal KSeF está activa para tu propiedad.
2. Los datos de tu empresa están completos, incluidos el nombre registrado, la dirección y el NIP.
3. Has cargado el certificado KSeF, la clave privada y la contraseña. Nota: El certificado KSeF se obtiene directamente del Ministerio de Finanzas de Polonia. Mews no proporciona este certificado.
4. Los perfiles de tus clientes incluyen un NIP válido para cada empresa a la que facturas. Nota: Puedes enviar facturas a entidades sin NIP ni número de identificación fiscal, por ejemplo, una embajada o un consulado extranjero, seleccionando la clasificación Entidad gubernamental en el perfil de la empresa. La sección Identificador fiscal del perfil de la empresa también debe estar vacía. Debes compartir la factura fuera de KSeF como un archivo en formato PDF que contenga un código QR.

Eres responsable de cumplir los requisitos de KSeF. Mews ofrece soporte para la integración, pero no sustituye tus obligaciones legales o fiscales.

 

Paso 1: Cerrar una cuenta o emitir una factura para la integración KSeF

Sigue estos pasos para cerrar una cuenta o emitir y enviar una factura para la integración KSeF:

1. En Mews Operations, abre el perfil del huésped o de la empresa.
2. Haz clic en la pestaña Facturación y, a continuación, selecciona la cuenta abierta que quieras procesar.
3. Asegúrate de que los siguientes datos sean correctos:
   • Comprueba que todos los productos, cantidades, precios, impuestos y pagos sean correctos.
   • Si la cuenta está asignada a una empresa, comprueba los siguientes datos de la empresa:
     • Nombre legal
     • Identificador fiscal
     • Dirección de facturación completa, incluido el país
4. Corrige cualquier información que falte o sea incorrecta antes de continuar. En las facturas de KSeF, un identificador fiscal del comprador que falte o no sea válido puede provocar que se rechace la factura.
5. Puedes cerrar la cuenta o emitir una factura para pagarla más adelante.
   • Para cerrar la cuenta: debes cerrar una cuenta cuando ya tenga un pago asociado.
     1. Confirma que el pago asociado cubra el importe total de la cuenta.
     2. Revisa los datos de la cuenta y asegúrate de que no sea necesario realizar ningún otro pago ni corrección.
     3. Haz clic en Cerrar para cerrar la cuenta como pagada.
   • Para emitir una factura para pagarla más adelante: debes emitir una factura cuando el cliente no pague de inmediato.
     1. Haz clic en Emitir factura.
     2. Revisa los datos de la factura, incluidos el destinatario, la dirección, el identificador fiscal, las fechas de la factura, la fecha de vencimiento, el contador, los totales y la información de pago.
     3. En el campo Registro fiscal, selecciona el registro fiscal correcto. En el caso de una factura polaca que cumpla los requisitos, KSeF debería aparecer en la lista y estar seleccionado.
     4. Vuelve a confirmar que el identificador fiscal y la dirección de la empresa sean correctos.
     5. Haz clic en Emitir y enviar.

 

Paso 2: Comprobar el estado de la factura después del envío

1. En Mews Operations, ve a menú principal > Finanzas > Informe de registros fiscales.
2. Introduce los siguientes datos:
   • Inicio: haz clic para seleccionar la fecha y hora de inicio de las facturas que quieras comprobar.
   • Fin: haz clic para seleccionar la fecha y hora de fin de las facturas que quieras comprobar.
   • Integración del registro fiscal: haz clic para seleccionar la integración del registro fiscal KSeF.
   • Estado: haz clic para seleccionar las facturas según su estado.
     • Error: la factura no es válida o KSeF ha respondido con un error. Debes volver a emitir la factura como una cuenta abierta, corregir los datos y volver a enviarla.
     • Pendiente: el sistema ha enviado la factura a KSeF, ha recibido una respuesta y está pendiente de validación.
     • Procesando: el sistema ha enviado la factura a KSeF y está esperando una respuesta.
     • Exitoso: KSeF ha validado la factura, le ha asignado un número de identificación KSeF único y ha añadido un código QR a la factura para su verificación.
3. Haz clic en Ver informe.

Si la integración está activa y la factura cumple los requisitos de KSeF, Mews envía automáticamente la factura a KSeF para su validación.

Mews incluye automáticamente información específica cuando envía facturas B2B y B2G al Krajowy System e-Faktur (KSeF). Mews gestiona los datos de tus facturas de las siguientes formas:

• Tipos de factura: Mews admite facturas estándar, facturas de anticipo (ZAL) y facturas de liquidación (ROZ).
• Nombres de artículos: Mews envía los nombres de los productos y artículos en polaco cuando hay una traducción disponible en el sistema. Si no existe una traducción al polaco, Mews envía el nombre en inglés.
• Unidades de medida: Mews incluye la unidad de medida de cada partida de la factura.
• Agrupación de paquetes: Mews agrupa las partidas de los paquetes de la misma forma en que aparecen en la factura impresa o en PDF. Por ejemplo, Mews envía un paquete de estancia que incluye habitación y desayuno como una única partida agrupada, en lugar de enviar los elementos por separado.
• Fechas del servicio: Mews envía una fecha de servicio o de venta independiente cuando esta fecha es distinta de la fecha de emisión de la factura.
• Identificadores fiscales: Mews acepta identificadores fiscales de la Unión Europea que incluyan el prefijo del país. Por ejemplo, PL5213614786.
• Depósitos: Mews fiscaliza correctamente las facturas cuando los depósitos de una cuenta proceden de varias cuentas anteriores.

De este modo, se envían facturas B2B y B2G conformes con KSeF en Mews Operations.