Si vous gérez un établissement en Pologne et que vous émettez des factures débiteur dans Mews Operations, vous devez transmettre les factures débiteur professionnelles admissibles via la plateforme nationale KSeF afin de respecter les obligations légales. Vous effectuez cette opération lorsque vous émettez des factures débiteur dans le cadre de transactions entre entreprises ou entre une entreprise et l'administration. Cette mesure s'appliquera à partir de février 2026 pour les grandes entreprises et à partir d'avril 2026 pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA en Pologne. Lorsque l'intégration Registre fiscal KSeF est activée, Mews transmet automatiquement les factures débiteur admissibles à KSeF pour validation et émission légale.

Si vous gérez un établissement en Pologne et que vous émettez des factures débiteur dans Mews Operations, vous devez transmettre les factures débiteur professionnelles admissibles via la plateforme nationale KSeF afin de respecter les obligations légales. Vous effectuez cette opération lorsque vous émettez des factures débiteur dans le cadre de transactions entre entreprises ou entre une entreprise et l'administration. Cette mesure s'appliquera à partir de février 2026 pour les grandes entreprises et à partir d'avril 2026 pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA en Pologne.

Lorsque l'intégration Registre fiscal KSeF est active :

1. Mews envoie automatiquement les factures débiteur admissibles à KSeF en arrière-plan.
2. KSeF convertit la facture débiteur au format structuré requis.
3. KSeF valide la facture débiteur et lui attribue un numéro d'identification KSeF unique

La facture débiteur n'est considérée comme émise au sens de la loi qu'après validation.

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• Comment envoyer des factures débiteur B2B et B2G conformes à KSeF dans Mews Operations
  • Prérequis
  • Étape 1 : Clôturer une facture ou émettre une facture débiteur dans le cadre de l'intégration KSeF
  • Étape 2 : Vérifier le statut de la facture débiteur après son envoi

 

Envoyer des factures débiteur B2B et B2G conformes au format KSeF dans Mews Operations

Prérequis

Avant d'envoyer vos factures débiteur, veillez à effectuer les paramétrages suivants :

1. L'intégration Registre fiscal KSeF est active pour votre établissement.
2. Les informations relatives à votre société sont complètes, notamment la raison sociale, l'adresse et le NIP.
3. Vous téléversez votre certificat KSeF, votre clé privée et votre mot de passe. Remarque : Le certificat KSeF est délivré directement par le ministère polonais des Finances. Mews ne délivre pas ce certificat.
4. Vos profils clients comportent un NIP valide pour chaque entreprise à laquelle vous adressez des factures débiteur. Remarque : Vous pouvez envoyer des factures débiteur à des entités ne disposant pas de NIP ou de numéro d'identification fiscale, par exemple une ambassade ou un consulat étranger, en sélectionnant la catégorie « Entité publique » dans le profil de la société. La section « Identifiant fiscal » du profil de la société doit également être laissée vide. Vous devez transmettre la facture débiteur en dehors de KSeF sous forme de fichier au format PDF (Portable Document Format) contenant un code QR (Quick Response).

Il vous incombe de respecter les exigences relatives à KSeF. Mews vous apporte une aide à l'intégration, mais ne vous dispense pas de vos obligations juridiques ou fiscales.

 

Étape 1 : Clôturer une facture ou émettre une facture débiteur dans le cadre de l'intégration KSeF

Suivez ces étapes pour clôturer une facture ou un dossier et envoyer une facture débiteur dans le cadre de l'intégration KSeF :

1. Dans Mews Operations, ouvrez le profil du client ou de la société.
2. Cliquez sur l'onglet Facturation, puis sélectionnez la facture ouverte que vous souhaitez traiter.
3. Vérifiez que les informations suivantes sont correctes :
   • Vérifiez que tous les produits, quantités, prix, taxes et paiements sont corrects.
   • Si la facture est adressée à une société, vérifiez les éléments suivants concernant cette société :
     • Dénomination légale
     • Identifiant fiscal
     • Adresse de facturation complète, pays compris
4. Veuillez corriger toute information manquante ou erronée avant de poursuivre. Pour les factures débiteur KSeF, un numéro d'identification fiscale de l'acheteur non valide ou manquant peut entraîner le rejet de la facture débiteur.
5. Vous pouvez clôturer la facture ou émettre une facture débiteur à régler ultérieurement.
   • Pour clôturer la facture : vous clôturez une facture lorsqu'un paiement y est déjà associé.
     1. Veuillez vérifier que le paiement associé couvre l'intégralité du montant de la facture.
     2. Vérifiez les détails de la facture et assurez-vous qu'aucun autre paiement ni aucune correction n'est nécessaire.
     3. Cliquez sur Fermer pour marquer la facture comme payée.
   • Pour émettre une facture débiteur à régler ultérieurement : vous émettez une facture débiteur lorsque le client ne paie pas immédiatement.
     1. Cliquez sur Émettre une facture débiteur.
     2. Vérifiez les informations figurant sur la facture débiteur, notamment le nom du destinataire, l'adresse, le numéro d'identification fiscale, les dates de la facture débiteur, la date d'échéance, la numérotation, les montants totaux et les informations de paiement.
     3. Dans le champ Registre fiscal, sélectionnez le registre fiscal approprié. Pour qu'une facture débiteur polonaise soit admissible, KSeF doit apparaître dans la liste et être sélectionné.
     4. Vérifiez une nouvelle fois que l'identifiant fiscal et l'adresse de la société sont corrects.
     5. Cliquez sur Émettre et envoyer.

 

Étape 2 : Vérifier le statut de la facture débiteur après son envoi

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finances > Rapport Enregistrement fiscal.
2. Remplissez les champs suivants :
   • Début : cliquez ici pour sélectionner la date et l'heure de début des factures débiteur que vous souhaitez vérifier.
   • Fin : cliquez ici pour sélectionner la date et l'heure de fin des factures débiteur que vous souhaitez vérifier.
   • Intégration Registre fiscal: cliquez ici pour sélectionner l'intégration du registre fiscal KSeF.
   • Statut : cliquez ici pour sélectionner les factures débiteur en fonction de leur statut.
     • Erreur : la facture débiteur n'est pas valide ou KSeF a renvoyé une erreur. Vous devez réémettre la facture débiteur en tant que facture ouverte, corriger les données, puis renvoyer la facture débiteur.
     • En attente : le système a envoyé la facture débiteur à KSeF, a reçu une réponse et attend la validation.
     • En cours de traitement : le système a envoyé la facture débiteur à KSeF et attend une réponse.
     • Succès : KSeF a validé la facture débiteur, lui a attribué un numéro d'identification KSeF unique et y a ajouté un QR code à des fins de vérification.
3. Cliquez sur Voir le rapport.

Si l'intégration est active et que la facture débiteur répond aux exigences du KSeF, Mews transmet automatiquement la facture débiteur à KSeF pour validation.

Mews intègre automatiquement des informations spécifiques lorsqu'il envoie des factures débiteur interentreprises et entre entreprises et administrations au Krajowy System e-Faktur (KSeF). Mews traite les données de vos factures débiteur de la manière suivante :

• Types de factures débiteur : Mews prend en charge les factures débiteur standard, les factures débiteur de prépaiement (ZAL) et les factures débiteur de règlement (ROZ).
• Noms des articles : Mews envoie les noms des produits et des articles en polonais lorsque votre système dispose d'une traduction. S'il n'existe pas de traduction en polonais, Mews transmet le nom en anglais.
• Unités de mesure : Mews indique l'unité de mesure pour chaque ligne de la facture débiteur.
• Regroupement des packages : Mews regroupe les éléments d'un package exactement comme ils apparaissent sur la facture débiteur imprimée ou au format PDF. Par exemple, Mews envoie un package de séjour comprenant une chambre et le petit-déjeuner sous la forme d'un seul élément groupé, plutôt que d'envoyer ces éléments séparément.
• Dates des services : Mews envoie une date distincte pour le service ou la vente lorsque cette date diffère de la date d'émission de la facture débiteur.
• Identifiants fiscaux : Mews accepte les identifiants fiscaux de l'Union européenne comportant un préfixe de pays. Par exemple, PL5213614786.
• Acomptes : Mews procède correctement à la fiscalisation des factures débiteur lorsque vous regroupez les acomptes d'une facture à partir de plusieurs factures précédentes.

Cette fonctionnalité permet d'envoyer des factures débiteur B2B et B2G conformes au format KSeF depuis Mews Operations.