Si vous exploitez un bien immobilier en Pologne et que vous émettez des factures au format Mews Operations, vous devez transmettre les factures professionnelles éligibles via la plateforme nationale KSeF afin de respecter les exigences légales. Vous effectuez cette opération lorsque vous émettez des factures dans le cadre de transactions entre entreprises ou entre entreprises et administrations publiques. Cette mesure s'appliquera à partir de février 2026 pour les grandes entités et à partir d'avril 2026 pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA en Pologne. Lorsque l'intégration au registre fiscal KSeF est activée, Mews transmet automatiquement les factures éligibles au KSeF en vue de leur validation et de leur émission légale.

Si vous exploitez un bien immobilier en Pologne et que vous émettez des factures via Mews Operations, vous devez transmettre les factures commerciales éligibles via la plateforme nationale KSeF afin de respecter les exigences légales. Vous effectuez cette opération lorsque vous émettez des factures dans le cadre de transactions entre entreprises ou entre entreprises et administrations publiques. Cette mesure s'appliquera à partir de février 2026 pour les grandes entités et à partir d'avril 2026 pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA en Pologne.

Lorsque l'intégration du registre fiscal KSeF est active :

1. Mews envoie automatiquement les factures éligibles à KSeF en arrière-plan.
2. KSeF convertit la facture au format structuré requis.
3. KSeF valide la facture et lui attribue un numéro d'identification KSeF unique

La facture n'est considérée comme légalement émise qu'après validation.

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• Comment envoyer des factures B2B et B2G conformes au format KSeF dans Mews Operations
  • Prérequis
  • Étape 1 : Clôturer une facture ou émettre une facture dans le cadre de l'intégration KSeF
  • Étape 2 : Vérifiez le statut de la facture après son envoi

 

Comment envoyer des factures B2B et B2G conformes au format KSeF dans Mews Operations

Prérequis

Avant d'envoyer des factures, veillez à effectuer les paramétrages suivants :

1. L'intégration au registre fiscal KSeF est active pour votre bien immobilier.
2. Les informations relatives à votre entreprise sont complètes, notamment la dénomination sociale, l'adresse et le numéro d'identification fiscale (NIP).
3. Vous téléchargez votre certificat KSeF, votre clé privée et votre mot de passe. Remarque: vous obtenez le certificat KSeF directement auprès du ministère polonais des Finances. Mews ne délivre pas ce certificat.
4. Vos profils clients comportent un numéro d'identification fiscale (NIP) valide pour chaque entreprise à laquelle vous facturez. Remarque: vous pouvez envoyer des factures à des entités ne disposant pas de NIP ou de numéro d'identification fiscale, par exemple une ambassade ou un consulat étranger, en sélectionnant la catégorie « Entité publique » dans le profil de l'entreprise. La section « Numéro d'identification fiscale » du profil de l'entreprise doit également être laissée vide. Vous devez transmettre la facture en dehors de KSeF sous la forme d'un fichier au format PDF (Portable Document Format) contenant un code QR (Quick Response).

Il vous incombe de respecter les exigences de la KSeF. Mews fournit une aide à l'intégration, mais ne remplace pas vos obligations juridiques ou fiscales.

 

Étape 1 : Clôturer une facture ou émettre une facture dans le cadre de l'intégration KSeF

Veuillez suivre les étapes suivantes pour clôturer une facture ou un dossier et transmettre une facture dans le cadre de l'intégration KSeF :

1. Dans Mews Operations, ouvrez le profil du client ou de la société.
2. Cliquez sur l'onglet « Facturation », puis sélectionnez la facture en attente que vous souhaitez traiter.
3. Veuillez vous assurer que les informations suivantes sont correctes :
   • Vérifiez que tous les produits, quantités, prix, taxes et paiements sont corrects.
   • Si la facture est adressée à une entreprise, veuillez vérifier les éléments suivants concernant cette entreprise :
     • Dénomination légale
     • Identifiant fiscal
     • Adresse de facturation complète, pays compris
4. Veuillez corriger toute information manquante ou inexacte avant de poursuivre. Pour les factures KSeF, un numéro d'identification fiscale de l'acheteur invalide ou manquant peut entraîner le rejet de la facture.
5. Vous pouvez clôturer la facture ou émettre une facture pour un paiement ultérieur.
   • Pour clôturer une facture: vous clôturez une facture lorsqu'un paiement y est déjà associé.
     1. Veuillez vérifier que le paiement ci-joint couvre la totalité du montant de la facture.
     2. Vérifiez les détails de la facture et assurez-vous qu'aucun autre paiement ni aucune correction n'est nécessaire.
     3. Cliquez sur « Fermer » pour marquer la facture comme payée.
   • Pour établir une facture en vue d'un paiement différé: vous établissez une facture lorsque le client ne paie pas immédiatement.
     1. Cliquez sur Émettre une facture débiteur.
     2. Vérifiez les détails de la facture, notamment le destinataire, l'adresse, le numéro d'identification fiscale, les dates de la facture, la date d'échéance, le compteur, les totaux et les informations de paiement.
     3. Dans le champ « Registre fiscal », sélectionnez le registre fiscal approprié. Pour qu'une facture polonaise soit éligible, KSeF doit apparaître dans la liste et être sélectionné.
     4. Veuillez vérifier une nouvelle fois que le numéro d'identification fiscale et l'adresse de l'entreprise sont corrects.
     5. Cliquez sur « Publier », puis sur « Envoyer ».

 

Étape 2 : Vérifiez le statut de la facture après son envoi

1. Dans Mews Operations, accédez au menu principal > Finance > Rapport sur le bilan fiscal.
2. Remplissez les champs suivants :
   • Début: cliquez pour sélectionner la date et l'heure de début des factures que vous souhaitez vérifier.
   • Fin: Cliquez ici pour sélectionner la date et l'heure de fin correspondant aux factures que vous souhaitez vérifier.
   • Intégration au registre fiscal: cliquez pour sélectionner l'intégration au registre fiscal KSeF.
   • Statut: Cliquez pour sélectionner les factures en fonction de leur statut.
     • Erreur: la facture n'est pas valide ou KSeF a renvoyé un message d'erreur. Vous devez réémettre la facture en tant que facture en suspens, corriger les données, puis renvoyer la facture.
     • En attente: le système a envoyé la facture à KSeF, a reçu une réponse et attend la validation.
     • Traitement: le système a transmis la facture à KSeF et attend une réponse.
     • Succès: KSeF a validé la facture, lui a attribué un numéro d'identification KSeF unique et a ajouté un code QR sur la facture à des fins de vérification.
3. Cliquez sur Voir le rapport.

Si l'intégration est active et que la facture répond aux exigences du KSeF, Mews transmet automatiquement la facture au KSeF pour validation.

Mews intègre automatiquement des informations spécifiques lorsqu’elle transmet des factures interentreprises et entre entreprises et administrations au Krajowy System e-Faktur (KSeF). Mews traite les données de vos factures de la manière suivante :

• Typesde factures: « Mews » prend en charge les factures standard, les factures de prépaiement (ZAL) et les factures de règlement (ROZ).
• Nomsdes articles: « Mews » transmet les noms des produits et des articles en polonais lorsque vous disposez d'une traduction dans votre système. S'il n'existe pas de traduction en polonais, Mews envoie le nom en anglais.
• Unités de mesure: Mews indique l'unité de mesure de chaque ligne de la facture.
• Regroupementdes colis: « Mews » regroupe les articles d'un colis exactement comme ils apparaissent sur la facture imprimée ou au format PDF. Par exemple, Mews propose un forfait comprenant une chambre et le petit-déjeuner sous la forme d'un seul élément groupé, plutôt que d'envoyer ces éléments séparément.
• Datesde prestation: « Mews » envoie une date de prestation ou une date de vente distincte lorsque celle-ci diffère de la date d'émission de la facture.
• Numéros d'identificationfiscale: Mews accepte les numéros d'identification fiscale de l'Union européenne comportant un préfixe national. Par exemple, PL5213614786.
• Versements: Mews permet de comptabiliser correctement les factures lorsque vous effectuez des versements au titre d'une facture à partir de plusieurs factures antérieures.

Ce système envoie des factures B2B et B2G conformes à KSeF à l'adresse Mews Operations.