Das Entgegennehmen von Zahlungen ist ein wichtiger Teil der Arbeit jedes Mitarbeiters. Ob es darum geht, die Rechnung eines Gastes über das Mews Terminal zu begleichen, eine Vorautorisierung einzuziehen oder eine fehlgeschlagene Zahlung zu klären – die korrekte und effiziente Abwicklung von Zahlungen ist unerlässlich.

Je nach den vom Hotel akzeptierten Zahlungsmethoden können Gäste Zahlungen vornehmen mit:

• Karte, per Online-Zahlung oder Zahlung über Mews Terminal,
• Bargeld, oder
• Externe Zahlungsart, zum Beispiel Scheck oder Banküberweisung

In Mews Operations können Mitarbeiter Zahlungen in jeder Phase des Besuchs des Gastes über die folgenden beiden Tabs im Gästeprofil annehmen und abwickeln:

• Tab Zahlungen
• Tab Abrechnung

• Zahlung annehmen und Rechnung begleichen 
  • Rechnung mit einer Karte über Mews Terminal begleichen
  • Rechnung mit einer Karte über ein Zahlungsgateway begleichen
  • Rechnung mit Bargeld, Scheck oder Überweisung begleichen
• Zahlung annehmen, ohne die Rechnung zu begleichen
• Vorautorisierte Zahlung erfassen
• Rechnung ausstellen
• Probleme beheben
  • Zahlung ist nicht durchgegangen
  • Der Gast benötigt eine Rückerstattung für eine falsche Rechnung
• Automatische Zahlung

Zahlung annehmen und Rechnung begleichen 

Wenn eine Rechnung zur Abrechnung bereit ist, kannst du Zahlungen speziell für diese Rechnung entgegennehmen.
 

Rechnung mit Karte über Mews Terminal begleichen

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Abrechnung. Finde die Rechnung, die du begleichen möchtest.
3. Klicke auf Zahlung abwickeln.

 

4. Wähle Terminal.

 

 

5. Überprüfe die Zahlungsdetails und nimm alle erforderlichen Änderungen vor. Mews füllt Zahlungsdetails wie den Betrag automatisch aus.
6. Klicke auf Senden.

Rechnung mit einer Karte über ein Zahlungsgateway begleichen

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Abrechnung. Finde die Rechnung, die du begleichen möchtest.
3. Klicke auf Zahlung abwickeln.

 

4. Wähle Online-Zahlung.

 

5. Überprüfe die Zahlungsdetails und nimm alle erforderlichen Änderungen vor. Mews füllt Zahlungsdetails wie den Betrag automatisch aus.
6. Klicke auf Senden.

Rechnungen mit Bargeld, Scheck oder Überweisung begleichen

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Abrechnung. Finde die Rechnung, die du begleichen möchtest.
3. Klicke auf neben Zahlung abwickeln.

 

4. Wähle Externe Zahlung hinzufügen aus.
5. Wähle eine der folgenden Optionen:
   • Barzahlung.
   • Externe Bezahlung.

6. Überprüfe die Zahlungsdetails und nimm alle erforderlichen Änderungen vor. Mews füllt Zahlungsdetails wie den Betrag automatisch aus. Hinweis:

• • Wenn du Barzahlung auswählst, kannst du
    • deine gewünschte Kasse aus dem ausklappbaren Menü Kasse auswählen.
    • zusätzliche Informationen in das Feld Notizen eingeben.
  • Wenn du Externe Zahlung auswählst, kannst du
    • die gewünschte Zahlungsmethode aus dem ausklappbaren Menü Typ auswählen.
    • einen eindeutigen Identifikationscode speichern, um ihn anderen Systemen zuzuordnen, indem du eine externe Kennung hinzufügst.
    • zusätzliche Informationen in das Feld Notizen eingeben.

7. Klicke auf Senden.

Nimm Zahlungen entgegen, ohne die Rechnung zu begleichen

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Zahlungen. Um die Zahlung entgegenzunehmen:

• Wenn bereits eine Karte vorliegt:
  1. Klicke unter Zahlungen auf Zahlung abwickeln.
  2. Wähle eine der folgenden Optionen:
     • Online-Zahlung.
     • Terminal.

1. 1. 3. Überprüfe die Zahlungsdetails und nimm alle erforderlichen Änderungen vor.
      4. Klicke auf Senden.

• Mit Bargeld oder externen Zahlungen:
  1. Klicke unter Zahlungen auf neben Zahlung abwickeln.
  2. Wähle Externe Zahlung hinzufügen
  3. Wähle eine der folgenden Optionen:
     • Barzahlung.
     • Externe Bezahlung.
  4. Überprüfe die Zahlungsdetails und nimm alle erforderlichen Änderungen vor.
  5. Klicke auf Senden.

3. Mews listet die Zahlung unter Unbezahlte Posten auf dem Tab Abrechnung.
4. Wenn du bereit bist, die Rechnung zu begleichen, verschiebe die Zahlung auf eine offene Rechnung.

Erfasse eine Zahlung mit Vorautorisierung

Wenn die Zahlung vorautorisiert ist, kannst du die im Gästekonto zurückgehaltenen Gelder wie folgt einziehen:

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Abrechnung. Finde die Rechnung mit der Vorautorisierung.
3. Klicke auf Zahlung abwickeln.
4. Mews zeigt das Seitenfenster Zahlung abwickeln an. Wähle aus den folgenden Optionen:
   • Um die Vorautorisierung mit einer Karte über das Mews Terminal oder das Zahlungsgateway zu erfassen, klicke auf Vom Gast abbuchen. Dann klicke auf Online-Zahlung oder Terminal.
5. Wenn Vorautorisierungen verfügbar sind, zeigt Mews das Feld Vorautorisierung an. Hinweis: Mews füllt das Feld Vorautorisierung mit der Vorautorisierung aus, dessen Ablaufdatum am nächsten liegt.
6. Wähle die gewünschte Vorautorisierung aus dem ausklappbaren Menü aus. Hinweis: Die Dropdown-Liste zeigt:
   • Alle Vorautorisierungen, auch wenn mehrere Vorautorisierungen auf derselben Karte sind.
   • Nur Vorautorisierungen mit dem Status Abbuchbar.
7. Überprüfe den Betrag, die Währung und füge zusätzliche Zahlungsinformationen in die Felder ein. Hinweis:
   • Du kannst nur einen Betrag eingeben, der dem Betrag der Vorautorisierung entspricht oder darunter liegt.
   • Mews zeigt das Feld Währung schreibgeschützt an.
8. Klicke auf Senden.
9. Mews zeigt die Zahlung dann als Abgebucht-Status in der Rechnung für die Reservierung an.

Rechnung ausstellen

Wenn du noch keine Zahlung entgegennehmen möchtest, kannst du eine Rechnung ausstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden kann.

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Abrechnung.
3. Klicke neben der Rechnung, die du begleichen möchtest, auf Rechnung ausstellen.
4. Überprüfe die Details der Rechnung.
5. Klicke auf Rechnung ausstellen.

Probleme beheben

Zahlung ist nicht durchgegangen

Wenn eine Zahlung nicht erfolgreich verarbeitet wird, listet Mews diese als einen Zahlungsversuch im System auf. Um die Details der fehlgeschlagenen Zahlung zu sehen:

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Zahlungen.
3. Suche unter Zahlungsversuche die fehlgeschlagene Zahlung. Wenn die Zahlung fehlgeschlagen ist, weil mit der Karte, mit der sie getätigt wurde, etwas nicht in Ordnung war, wird die Karte deaktiviert.
4. Scrolle nach oben zum Bereich Zahlungsmethoden, um zu sehen, ob das System die Karte des Gastes mit dem Status Deaktiviert markiert hat.

Eine falsche Rechnung, für die der Gast eine Rückerstattung benötigt

Wenn du einem Gast etwas zurückerstatten musst, musst du zuerst die Fehler auf seiner Rechnung korrigieren.

So erstattest du dem Gast etwas:

1. Öffne das Gästeprofil.
2. Gehe zum Tab Zahlungen.
3. Finde unter Zahlungen die abgebuchte Zahlung.
4. Um die Zahlung zurückzuerstatten, klicke auf neben dem Wertbetrag.
5. Wähle Rückerstattung.
6. Gib den zurückzuerstattenden Betrag und den Grund ein.
7. Klicke auf Rückerstattung.

Die Rückerstattung der Karte erscheint dann unter Zahlungen.

 

Um die Details zur Rückerstattung der Karte einzusehen, einschließlich der Acquirer Reference Number (ARN):

1. Klicke unter Zahlungen in der Spalte Typ auf die Rückerstattung der Karte.

Der Bildschirm Karten-Rückerstattung zeigt die folgenden Details an:

• Gast: Name des Gastes
• Erstellt: Datum und Uhrzeit der Rückerstattung
• Status: Zahlungsstatus der Rückerstattung
• Betrag: Zurückerstatteter Betrag
• ARN: Die Acquirer Reference Number. Teile sie mit deinem Gast, um ihm zu helfen, die Rückerstattung bei seiner Bank zu verfolgen.

 

Automatische Abrechnungen

Automatische Zahlungen lösen eine Meldung aus, die ganz oben auf dem Tab Zahlungen angezeigt wird und die automatischen Zahlungen und Vorautorisierungen, die für die Zukunft geplant sind, hervorhebt.



Die Meldung weist darauf hin, dass die Zahlungen in der Tabelle Geplante Zahlungen & Vorautorisierungen überprüft werden können. Die Tabelle enthält zusätzliche Informationen über Reservierungsnummer, Regel, Typ und geplantes Datum und Uhrzeit.



Hier erfährst du mehr darüber, wie du Zahlungen von nicht-übernachtenden Gästen entgegennehmen kannst.