Comment transférer un acompte avec TVA dans Mews Operations

En Mews Operationsvous utilisez les acomptes pour suivre les paiements anticipés qui incluent la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Les acomptes garantissent l'exactitude de vos registres financiers en séparant les paiements anticipés des revenus et en appliquant la taxe au moment du paiement. Lors de l'implémentation, vous pouvez rencontrer des scénarios dans lesquels un PMS précédent a déjà traité le paiement et déclaré la taxe. Vous devez suivre cette procédure pour éviter de déclarer les taxes deux fois et pour que le système déduise l'acompte de la facture du client.

 

Note: N'utilisez ce processus que lors de l'implémentation et uniquement lorsque vous avez déjà déclaré la taxe dans un autre système de gestion hôtelière.

 

Au sommaire de ce guide :

• Transfert d'acomptes, Transférer des acomptes, Acomptes avec TVA, Transfert d'acomptes avec TVA
• Étape 1 : Créer un acompte
• Étape 2 : Vérifier que les prépaiements ont été enregistrés correctement

 

Transfert d'acomptes, Transférer des acomptes, Acomptes avec TVA, Transfert d'acomptes avec TVA

Avant de transférer un acompte, vous devez définir une catégorie comptable et un produit afin de pouvoir identifier les paramètres transférés dans Mews.

 

Mettre en place un produit de règlement croisé :

1. Créez une catégorie comptable spécifique afin de pouvoir en assurer le suivi dans les rapports. Par exemple, les règlements croisés.
2. Créez un produit dont le prix et le taux de taxe peuvent être modifiés. Note: Utilisez le même tarif de TVA que votre service d'hébergement ou de séjour.
3. Attribuez la catégorie comptable au produit que vous créez.

 

Étape 1 : Créer un acompte

Lorsque vous comptabilisez un prépaiement manuel avec TVA, vous créez un acompte et vous ajoutez un intervalle au solde positif pour maintenir l'équilibre du registre comptable.

 

1. Pour créer un acompte, ouvrez la réservation dans Mews Operations. Vous pouvez rechercher les réservations ou les ouvrir depuis le Calendrier.

2. Allez dans l'onglet Éléments > Dépenses supplémentaires > Nouveau dépôt.

• Sélectionnez la devise et saisissez le montant du prépaiement dans le champ Prix.
• Montant : Saisissez la valeur du prépaiement.
• Sous TVA, sélectionnez la TVA sur l'hébergement.

3. Cliquez sur Créer.

4. Ajoutez un produit négatif à l'acompte positif :

1. Dans la section Dépenses supplémentaires, cliquez sur Nouvel acompte.
2. Cliquez sur Acompte.
3. Cliquez sur la case à cocher située à côté de l'élément de dépôt dont le montant est positif.
4. Cliquez sur Move > Créer une nouvelle facture.
5. Nom : Saisissez un nom. Par exemple, Paiement anticipé dans le PMS précédent.
6. Cliquez sur Créer et déplacer. Une nouvelle facture s'affiche sur l'écran de facturation.
7. Sous la nouvelle facture, cliquez sur Ajouter un produit et cliquez sur le produit que vous avez configuré sous Conditions préalables. Note : Ne liez pas le produit à la réservation. Si vous liez le produit à la réservation, il séjourne dans le registre des acomptes jusqu'à ce que vous effectuiez le check-in, ce qui entraîne un solde inexact.
8. Inscrivez le même montant que l'acompte positif en tant que montant négatif . Par exemple, - 230
9. Cliquez sur Suivant puis sur Soumettre.
10. Cliquez sur Fermer dans la facture.
11. Conservez le dépôt négatif et les éléments du séjour ouverts jusqu'à ce que le client effectue son check-out.

 

Étape 2 : Vérifier que les prépaiements ont été enregistrés correctement

1. Allez dans Menu principal > Finance > Rapport comptable.
2. Cliquez sur pour sélectionner les filtres suivants :

• Type : Sélectionnez Créé.
• - Sous Mode, sélectionnez Groupé.
• - Sous Début et Fin, sélectionnez la période au cours de laquelle vous avez transféré les prépaiements.- Sous Début et Fin, sélectionnez la période au cours de laquelle vous avez transféré les prépaiements.Par exemple, si vous transférez tous vos prépaiements entre le 15 et le 16 mars, sélectionnez ces dates.
• - Sous Grouper par, sélectionnez Catégorie comptable.

3. Cliquez sur Afficher le rapport. Vérifiez vos prépaiements répertoriés dans la section Transactions du rapport.

 

Cette opération permet de transférer l'acompte.

 

Pour plus d'informations sur le transfert de paiements depuis votre ancien PMS, vérifiez cet article.