Utiliza la integración de DocuSign en Mews Operations para automatizar la creación, firma y seguimiento de contratos para huéspedes de larga duración. Estas PREGUNTAS FRECUENTES responden a preguntas habituales relacionadas con el funcionamiento y las políticas, para ayudarte a configurar, gestionar y solucionar los problemas de tu proceso de contratos de forma eficaz. 

 

En esta guía aprenderás: 

• Configuración general y permisos 
• Uso de plantillas y adjuntos 
• Gestión de firmas y estados 
• Proceso y recomendaciones políticas 

 

Configuración general y permisos

¿Quién puede utilizar la integración de DocuSign en Mews Operations?
Sólo las propiedades que hayan activado la integración de DocuSign en Mews Marketplace pueden utilizar la característica de contratos. Tras la activación, debes iniciar sesión en tu cuenta de DocuSign y vincularla con Mews para activar la sincronización. Necesitas derechos de administrador de propiedades para acceder a los ajustes de propiedades y gestionar plantillas. 

 

¿Dónde accedo a la configuración de contratos?
Ir a Ajustes de la propiedad > Ventas > Contratos. Desde aquí, puedes gestionar tu Biblioteca de plantillas y tu Biblioteca de adjuntos. 

 

¿Tengo que registrarme en DocuSign por separado?
Sí. Tienes que iniciar sesión en DocuSign una vez a través de Mews Marketplace al activar la integración. Este paso conecta tu cuenta de DocuSign con Mews y permite que las plantillas y las actualizaciones de firma se sincronicen automáticamente tras la configuración. 

 

Puedes obtener más información sobre cómo configurar DocuSign en el artículo de ayuda configurar la integración de DocuSign en Mews Marketplace. 

 

Uso de plantillas y adjuntos

¿Cómo actualizo una plantilla DocuSign después de vincularla en Mews?
Actualiza la plantilla directamente en DocuSign. Mews detecta el cambio y marca el estado de la plantilla como Necesita revisión. Abre la Biblioteca de plantillas, revisa la actualización y confirma de nuevo la plantilla. 

 

¿Puedo utilizar varias plantillas para una reserva?
Sí. Puedes combinar varias plantillas en un sobre de contrato, junto con los adjuntos de tu biblioteca de Adjuntos. 

 

¿Cuál es la diferencia entre una plantilla y un adjunto? 

• Las plantillas contienen datos dinámicos, como los detalles del huésped o de la reserva. A menudo requieren firmas y están vinculadas a DocuSign, pero no todas las plantillas incluyen campos de firma. 
• Los adjuntos son documentos de apoyo estáticos, como las normas de la casa o los códigos de conducta, que compartes con los huéspedes pero que no requieren firmas. 

 

Gestión de firmas y estados

¿Cómo puedo seguir el estado de un contrato?
Cada documento de la pestaña Documentos de contratación muestra su firma y su estado de caducidad. 

• Pendiente - A la espera de firmas. 
• Firmado - Todos los destinatarios han firmado. 
• Caducado - El contrato o adjunto ha superado su fecha de caducidad. 
• Necesita revisión - Plantilla actualizada en DocuSign y requiere confirmación. 

 

¿Qué ocurre cuando caduca un documento?
Los documentos caducados permanecen en la reserva para su registro. Puedes cargar una nueva versión o generar un nuevo contrato si es necesario. 

 

¿Puedo eliminar un contrato?
Sí, pero al borrar se elimina todo el sobre DocuSign, no los documentos individuales. Confírmalo siempre antes de eliminarlo. 

 

Proceso y recomendaciones políticas

¿Cuándo debo utilizar DocuSign frente a las cargas manuales?
Utiliza DocuSign para acuerdos oficiales que requieran firmas digitales, como los contratos de larga estancia. Utiliza cargas manuales para documentos complementarios o formularios firmados recogidos fuera de Mews. 

 

¿Con qué frecuencia debo revisar mis bibliotecas de plantillas y archivos adjuntos?
Revisa las bibliotecas trimestralmente o siempre que cambien las políticas, los servicios o los requisitos legales. Las plantillas obsoletas pueden causar problemas de firma o de cumplimiento. 

 

¿Puedo utilizar contratos DocuSign para estancias cortas?
La integración de DocuSign está diseñada para acuerdos de larga estancia. Utilizarlo para estancias cortas puede no ser necesario y podría añadir pasos innecesarios. 

 

¿Qué ocurre si un destinatario no firma antes de la fecha límite?
El documento permanece Pendiente hasta que se firma o se cierra manualmente. Puedes reenviarlo desde DocuSign o generar un nuevo contrato si es necesario. 

 

¿Cómo garantiza Mews la seguridad de los documentos?
Todos los documentos se almacenan de forma segura en Mews y DocuSign, siguiendo las normas de protección de datos y los permisos de acceso de tu propiedad. 

 

 

Puedes obtener más información sobre cómo configurar DocuSign en el artículo de ayuda configurar la integración de DocuSign en Mews Marketplace.