Genera y gestiona documentos de contratos en Mews Operations cuando los huéspedes reserven estancias de larga duración, hagan reservas de empresa, establezcan afiliaciones u otras acciones que requieran acuerdos firmados. Puedes crear contratos utilizando plantillas de DocuSign vinculadas o cargar documentos manualmente. Lo haces para asegurarte de que todos los contratos de reserva se rastrean, se firman y se almacenan directamente en Mews. Realizas esta acción desde la pestaña Documentos de contratación de la vista Gestionar de una reserva. 

 

En esta guía aprenderás: 

• Acceder a los documentos de los contratos para una reserva 
• Cargar documentos manuales 
• Generar un contrato utilizando plantillas de DocuSign 
• Añadir destinatarios y enviar a firmar 
• Gestión de documentos y estados 
• Cómo usar el dashboard de Contratación

 

Acceder a los documentos de los contratos para una reserva 

1. En Mews Operations, navega hasta la reserva para la que quieres crear un contrato. 
2. Ve al detalle de la reserva. 
3. Haz clic en Gestionar. 
4. Luz verde a la pestaña Contratos. 

Si tienes una reserva de grupo, selecciona las reservas individuales para ver sus documentos relacionados. 

 

Ahora puedes cargar archivos o generar un nuevo contrato. 

 

Cargar documentos manuales 

Sube documentos manualmente cuando necesites adjuntar archivos existentes, como documentos de identidad escaneados, formularios de consentimiento o acuerdos firmados. 

Para subir un documento manual: 

1. Haz clic en Cargar archivo. 
2. Selecciona un archivo de tu dispositivo. 
3. Introduce un nombre y elige un estado de firma :
   • Pendiente: El documento está pendiente de firma. 
   • Firmado: El documento está firmado. 
   • Nula: No se requiere firma. 
4. Si procede, establece una fecha límite de firma o una fecha de caducidad en . 
5. Añade una nota si es necesario. 
6. Haz clic en Guardar. 

Nota: Mews indica visualmente los documentos que han caducado o que están cerca de la fecha límite de firma con iconos de estado y avisos. 

 

Ahora puedes hacer un seguimiento de los documentos manuales directamente en la sección de contratos de la reserva. 

 

Generar un contrato utilizando plantillas de DocuSign 

Generas un contrato cuando necesitas enviar un contrato de larga estancia o de servicios a través de DocuSign. 

Generar un contrato: 

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Ajustes de propiedades > Ventas > Contratos. 
2. Haz clic en Generar contrato. 
3. En la lista desplegable, selecciona una plantilla de tu biblioteca de plantillas vinculadas.
4. Opcional,

•  Añade cualquier adjunto de la Biblioteca de adjuntos ,
• Añade archivos adicionales, que son archivos que subes al contrato, o
• Establece las fechas de vencimiento del contrato o de los adjuntos.

5. Haz clic en Siguiente para revisar los destinatarios. 

 

Ahora puedes definir quién firma el contrato. 

 

Añadir destinatarios y enviar a firmar 

Nota: El sistema determina los destinatarios según los roles configurados en la plantilla de DocuSign. Si quieres añadir más destinatarios, actualiza la plantilla en DocuSign. 

 

1. Introduce el nombre y la dirección de correo electrónico de cada destinatario. 
2. Revisa y edita el asunto y el mensaje del correo electrónico. 
3. Fija una fecha límite para la firma, por ejemplo, dentro de una semana. 
4. Haz clic en Generar contrato. 

 

El sistema crea un sobre DocuSign que contiene los documentos seleccionados y abre la interfaz DocuSign. 

 

En DocuSign, puedes: 

• Revisa cómo se fusionan en la plantilla los datos de Mews , por ejemplo, la dirección del huésped. 
• Haz ajustes de última hora. 
• Haz clic en Enviar para entregar el sobre a los destinatarios. 

 

Tras el envío, Mews te redirige de nuevo a la reserva, donde los documentos aparecen en la pantalla Contratación, en la lista de documentos. 

Ahora puedes ver su estado como Pendiente hasta que todos los destinatarios los firmen. 

 

Gestión de documentos y estados 

En Mews Operations, puedes: 

• Vista previa de contratos pendientes o firmados. 
• Elimina los contratos que ya no necesites. Nota: Al borrar contratos se elimina todo el sobre. 
• Controla los estados de firma y caducidad. 

 

Nota: Una vez que todos los destinatarios hayan firmado en DocuSign, el estado en Mews se actualiza automáticamente a Firmado. 

 

Ahora puedes seguir toda la actividad de los contratos directamente desde cada reserva. 

 

Cómo usar el dashboard de Contratación

El dashboard de contratos te ofrece una vista centralizada de todos los documentos contractuales —tanto los generados por DocuSign como los subidos manualmente— para que puedas seguir su estado y gestionar los acuerdos pendientes o a punto de caducar sin salir de Mews.

 

Para acceder al dashboard:

1. En Mews Operations, ve al menú principal: > Propiedad > Ajustes > Ventas > Contratos.
2.  Selecciona la pestaña «Dashboard ».

 

Estadísticas resumidas

En la parte superior del dashboard encontrarás un conjunto de métricas de un vistazo que abarcan tu cartera de documentos para el intervalo de fechas seleccionado:

• Total de documentos: El número total de contratos registrados.
• Pendiente de firmar: Documentos que esperan ser firmados.
• Completados: Documentos debidamente firmados y cumplimentados.
• Vencidos: Documentos que han superado el plazo de firma sin haber sido firmados.
• Caducan pronto: documentos cuya fecha de vencimiento del contrato sea en los siguientes 7 días.
• Ya caducados: documentos cuya fecha de vencimiento ya ha pasado.

 

Lista de documentos

Debajo del resumen, aparece una lista completa de documentos en la que se muestra cada contrato con su número de la reserva, fecha de vencimiento, estado de la firma, fecha límite de firma, fecha de creación y tipo de documento.

 

Filtros

Usa la barra de filtrado para acotar la lista por intervalo de fechas, nombre del documento, fecha de vencimiento del contrato, estado de la firma, fecha límite de firma, fecha de creación del contrato o tipo de documento. Puedes combinar filtros para encontrar los contratos que requieren atención.