So verknüpfst du ein Gäste- oder Firmenprofil mit einer ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnung in Mews Operations

Hinweis: Mews ist dabei, dieses Feature schrittweise auf alle Unterkünfte auszuweiten.

Hotel- oder Verwaltungspersonal, das für die Verwaltung der Finanztransaktionen der Gäste und die Abrechnung mit der Berechtigung Posten zurückbelasten und Rechnungen neu ausstellen ausgestattet ist, kann ein Gäste- oder Firmenprofil mit einer ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnung innerhalb von Mews Operations verknüpfen, um Folgendes zu tun:

• Rechnungsdaten korrigieren oder aktualisieren.

• eine korrekte Finanzdokumentation und die Einhaltung rechtlicher und operativer Standards gewährleisten.

Nachdem das Personal die Rechnung ausgestellt oder geschlossen hat, navigiere zum Gäste- oder Firmenprofil, um ein Gäste- oder Firmenprofil zuzuordnen.

Hinweis: Die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte ändern nur die Angaben auf der Rechnung. Mews verschiebt die ausgestellte oder abgeschlossene Rechnung nicht zu einem anderen Verantwortlichen oder aktualisiert die zugehörigen Profildetails.

So verknüpfst du ein Gäste- oder Firmenprofil mit einer ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnung:

1. Suche das Gäste- oder Firmenprofil mit der ausgestellten oder abgeschlossenen Rechnung, dem du ein Profil zuordnen möchtest. Mach dazu Folgendes in Mews Operations: 

• • Tippe den Namen des Gasts oder der Firma in die Suchleiste von Mews ein. 

2. Klicke auf das Dashboard und klicke auf die ausgestellte oder abgeschlossene Rechnung, die du ändern möchtest.

3. Klicke auf Rechnungsdetails ändern. Hinweis: Wenn deine Unterkunft die Option Bearbeiten geschlossener Rechnungen ermöglichen in der Buchhaltungskonfiguration deaktiviert hat, zeigt Mews die Schaltfläche Rechnungsdetails ändern nicht.

4. Unter Gast oder Firma mit Rechnung verknüpfen kannst du nach einem Gast oder einer Firma suchen.

5. Gib den gewünschten Namen in das Suchfeld ein. Mews zeigt eine List an Ergebnissen je nach deiner Eingabe an. Hinweis: Wenn Mews keinen Treffer für deine Suche anzeigt, kannst du ein neues Profil hinzufügen, indem du Neuer Gast oder Neue Firma auswählst.

6. Mews fügt die Adressdaten des Gastes oder der Firma in die folgenden Felder ein:

• • Adresszeile 1: Die erste Adresszeile des Gastes oder der Firma.

  • Adresszeile 2: Die zweite Adresszeile des Gastes oder der Firma, falls zutreffend.

  • Stadt: Die Stadt der Adresse des Gastes oder der Firma.

  • Postleitzahl: Die Postleitzahl der Adresse des Gastes oder der Firma.

• • Land: Das Land, in dem sich die Adresse des Gastes oder der Firma befindet.

  • Staat/Provinz: Das Bundesland oder die Provinz, in dem/der der Gast oder die Firma ansässig ist.

Hinweis:

• • Wenn die Firma mehrere Adressen hat, zeigt Mews nur die Hauptadresse an.

  • Wenn du eine Firma auswählst, deren Adresse nicht im Firmenprofil gespeichert ist, zeigt Mews ein Banner an, um dich über Folgendes zu informieren:

• • • Du kannst immer noch manuell nach der Adresse suchen oder sie eingeben.

    • Mews fügt nicht automatisch die Adresse zum Firmenprofil hinzu.

7. Um nach einer Adresse zu suchen, beginne unter dem Feld Adresse durch Eingabe hier finden damit, einen beliebigen Teil der Adresse einzugeben. Klicke dann auf die gewünschte Adresse, um die Adressfelder automatisch auszufüllen.

8. Um die gesamte Adresse zu entfernen, klicke auf Adresse löschen.

9. Um das Hinzufügen der Gäste- oder Firmendaten zu bestätigen, klicke auf Mit Änderungen ausstellen.

Sobald du die Änderung bestätigst, macht das System Folgendes:

• • es schreibt die ursprünglich ausgestellte oder abgeschlossene Rechnung als Gutschrift gut.

• • • Mews verwendet dieselben Buchhaltungskategorien für die Rechnungsposten sowohl in der Gutschrift als auch in der neuen abgeschlossenen Rechnung.

    • Bei der Gutschrift gilt Folgendes:

• • • • Mews zeigt die alte, unveränderte Adresse an.

      • Mews erfasst die Daten der Posten zum selben Datum, an dem du die Gutschrift ausstellst.

• • es stellt eine neue abgeschlossene Rechnung mit den aktualisierten Rechnungsdaten aus.

• • • Bei der abgeschlossenen Rechnung gilt Folgendes:

• • • • Mews zeigt die neue, korrigierte Adresse an.

      • Mews erfasst die Daten der Posten zum selben Datum, an dem du die neue Rechnung ausstellst.

• • es hält die Änderungen im Aktionsprotokoll des Gastes oder der Firma fest.

Hinweis: Du kannst eine ausgestellte oder eine abgeschlossene Rechnung nur einmal neu ausstellen. Wenn du die Adresse nach der Änderung ändern musst, musst du die zuletzt aktualisierte Rechnung aufrufen, um die Änderung vorzunehmen.

10. Du kannst die verknüpften Rechnungen in der Rechnungsvorschau oder auf dem Dashboard des Verwaltungsbildschirms für den Gast oder die Firma einsehen.

11. Um die korrigierte Rechnung per E-Mail an den Gast oder die Firma zu senden, öffne die Rechnungsvorschau und klicke auf das Symbol Rechnung an E-Mail-Adresse senden. Hinweis: Du kannst die Gutschrift zusammen mit der korrigierten Rechnung schicken. Verwende das Kontrollkästchen, um die gewünschten Dokumente im Feld Verknüpfte Dokumente einbeziehen auszuwählen.

12. Um die korrigierte Rechnung zu drucken, öffne die Rechnungsvorschau und klicke auf das Symbol Drucken.

Weitere Informationen zum erneuten Ausstellen einer ausgestellten oder geschlossenen Rechnung, um Änderungen vorzunehmen, findest du hier.