Cómo asociar un perfil de cliente o de empresa a una factura emitida o a una cuenta cerrada en Mews Operations

Nota: Mews está implementando gradualmente esta función en las propiedades.

En Mews Operations, es posible asociar el perfil de un cliente o empresa a una factura emitida o a una cuenta cerrada cerrada. Está acción puede realizarla el personal del hotel o el personal administrativo responsable de la facturación y gestión de las transacciones financieras de los clientes que cuenten con el permiso Devolver artículos y volver a emitir cuentas y facturas. Esto les permite,

• corregir o actualizar los datos de facturación.

• garantizar la exactitud de la documentación financiera y el cumplimiento de las regulaciones y normativas aplicables.

Cuando un miembro del personal haya emitido la factura o cerrado la cuenta, navega hasta el perfil del cliente o de la empresa para asociar un perfil de cliente o de empresa.

Nota: Los pasos descritos en esta guía solo modifican los datos de la cuenta. Mews no asigna la factura emitida o la cuenta cerrada a otro titular ni actualiza los datos del perfil asociado.

Para asociar un perfil de cliente o de empresa a una factura emitida o a una cuenta cerrada:

1. Busca el perfil del cliente o empresa que contiene la factura emitida o cuenta cerrada que quieres asociar a un perfil. Para ello, en Mews Operations:

• • introduce el nombre del cliente o empresa en la barra de búsqueda de Mews. 

2. Haz clic en la pestaña Dashboard y, a continuación, haz clic en la factura emitida o en la cuenta cerrada que deseas cambiar.

3. Haz clic en Cambiar los datos de facturación. Nota: Si tu propiedad deselecciona la opción Permitir la modificación de cuentas cerradas en la configuración de contabilidad, Mews no mostrará el botón Cambiar los datos de facturación.

4. En el campo Vincular con un cliente o empresa puedes buscar un cliente o una empresa.

5. Introduce el nombre deseado en el campo de búsqueda. Mews muestra una lista de resultados en función de la información introducida. Nota: Si Mews no muestra un resultado para tu búsqueda, puedes crear un nuevo perfil seleccionando la opción Nuevo cliente o Nueva empresa.

6. Mews añade los datos de la dirección del cliente o de la empresa en los siguientes campos:

• • Línea de dirección 1: Introduce la primera línea de la dirección del cliente o de la empresa.

  • Línea de dirección 2: Introduce la segunda línea de la dirección del cliente o de la empresa, si procede.

  • Ciudad: Introduce la ciudad de la dirección del cliente o de la empresa.

  • Código postal: Introduce el código postal de la dirección del cliente o de la empresa.

• • País: Indica el país de la dirección del cliente o de la empresa.

  • Estado / Provincia: Indica el estado o provincia de la dirección del cliente o de la empresa.

Nota:

• • Si la empresa tiene varias direcciones, Mews solo muestra la dirección principal.

  • Si seleccionas una empresa que no tiene una dirección almacenada en su perfil de empresa, Mews muestra un aviso para informarle de ello:

• • • puedes buscar o introducir manualmente la dirección.

    • Mews no añade automáticamente la dirección al perfil de la empresa.

7. Para buscar una dirección, en el campo Buscar una dirección, escribe cualquier parte de la dirección. A continuación, haz clic en la dirección deseada para rellenar automáticamente los campos de dirección.

8. Para eliminar la dirección al completo, haz clic en Borrar dirección.

9. Para confirmar la adición de los datos del cliente o de la empresa, haz clic en Volver a emitir con los cambios.

Cuando confirmes el cambio, el sistema,

• • acredita la factura original emitida o la cuenta cerrada como una nota de crédito.

• • • Mews utiliza las mismas categorías contables para los artículos de la cuenta tanto en la nota de crédito como en la nueva factura cerrada.

    • En la nota de crédito, Mews,

• • • • muestra la dirección antigua y sin cambios.

      • registra las fechas de los artículos en la fecha de emisión de la nota de crédito.

• • emite una nueva factura cerrada con los datos de facturación actualizados.

• • • En la nueva factura cerrada, Mews,

• • • • muestra la nueva dirección corregida.

      • registra las fechas de los artículos en la misma fecha en que emites la nueva factura.

• • registra los cambios en el registro de acciones del cliente o de la empresa.

Nota: Solo puedes volver a emitir una factura emitida o una cuenta cerrada una vez. Si necesitas cambiar la dirección después de modificarla, tendrás que acceder a la última cuenta actualizada para realizar el cambio.

10. Puedes revisar las cuentas vinculadas en la vista previa de la cuenta o en el Dashboard de la pantalla de gestión del cliente o empresa.

11. Para enviar por correo electrónico la factura corregida al cliente o empresa, abre la vista previa de la cuenta y haz clic en el icono Enviar cuenta al correo electrónico. Nota: Puedes incluir la nota de crédito junto con la factura corregida. Utiliza la casilla de verificación para seleccionar los documentos deseados en el campo Incluir notas de crédito.

12. Para imprimir la factura corregida, abre la vista previa de la cuenta y haz clic en el icono Imprimir .

Para más información sobre cómo volver a emitir una factura emitida o una cuenta cerrada para realizar cambios, consulta esta guía.