So versendest du automatisch Rechnungen während des Check-outs in Mews Operations

Mit dem automatischen Rechnungsversand kannst du Rechnungen an den Reservierungsinhaber senden, wenn Mews sie beim Check-out schließt. Als Manager für Finanzen nutzt du dieses Feature, um manuelle Schritte bei der Abrechnung zu vermeiden, sicherzustellen, dass Gäste oder Firmen ihre Rechnungen erhalten, und den Abrechnungsprozess effizient zu gestalten. Du benutzt es während des Check-Out-Prozesses in Mews Operations.

In diesem Artikel erfährst du Folgendes:

• Automatisches Versenden von Rechnungen aktivieren
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wenn das Feature aktiviert ist, wird beim Check-out standardmäßig das Kästchen E-Mail an ausgeglichene Rechnungen markiert. Mews:

• schließt Rechnungen beim Check-out automatisch, basierend auf deinen Service-Einstellungen oder denen, die du während des Check-outs schließen möchtest.
• sendet diese geschlossenen Rechnungen an den Reservierungsinhaber, wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Die Anzahl der automatisch gesendeten Rechnungen hängt von deiner Konfiguration für die Abrechnung und den Check-out ab.

Zum Beispiel,

• Wenn eine Firma eine Rechnung besitzt und Mews sie während des Check-outs abschließt, sendet das System die Rechnung an die Rechnungs-E-Mail der Firma.
• Wenn mehrere Rechnungen während des Check-outs geschlossen werden, sendet Mews jede Rechnung in einer separaten E-Mail.

Automatisches Versenden von Rechnungen aktivieren

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft > Finanzen.
2. Klicke auf Buchhaltungskonfiguration.
3. Wähle Rechnungsverwaltung.
4. Klicke unter Vom System abgeschlossene Rechnungen automatisch nach dem Check-out senden auf den Schieberegler.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Woher weiß ich, ob das System eine Rechnung automatisch gesendet hat?

• Überprüfe das Label Gesendet im Bildschirm „Geschlossene Rechnungen“.
• Überprüfe, ob im Aktionsprotokoll oder der E-Mail-Warteschleife detaillierte Aufzeichnungen vorhanden sind.

Warum wird eine Rechnung nicht automatisch verschickt?

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Rechnung nicht automatisch verschickt wird:

• Das System schließt die Rechnung beim Check-out nicht automatisch ab. Zum Beispiel schließt du die Rechnung vor oder während des Check-outs manuell.
• Der Reservierungsinhaber hat zum Zeitpunkt des Abschlusses der Rechnung keine E-Mail-Adresse.
• Du hast dieses Feature in deiner Unterkunft nicht aktiviert.
• Du hast die Option Ausgeglichene Rechnungen per E-Mail senden beim Check-out abgewählt.
• Die Schaltfläche Auschecken verwendest du, wenn du eine Rechnung abschließen möchtest. Mews verschickt die Rechnung, die du vor dem Auschecken geschlossen hast, nicht automatisch per E-Mail.

Was passiert, wenn ich das Feature nicht einschalte?

Das System verhält sich weiterhin standardmäßig und wählt beim Check-out nicht die Option Ausgeglichene Rechnungen per E-Mail senden. Bei Bedarf kannst du den automatischen Versand für eine bestimmte Reservierung während des manuellen Ablaufs zum Auschecken deaktivieren.

Was passiert, wenn der Gast mehrere Rechnungen besitzt?

Mews sendet jede abgeschlossene Rechnung als separate E-Mail, sodass derselbe Empfänger mehrere E-Mails erhalten kann, wenn er mehrere Rechnungen besitzt, die zum gleichen Check-out gehören.

Welche E-Mail-Vorlage verwendet das System?

Das System verwendet die bestehende E-Mail-Vorlage „Gesendete Rechnung“.

In welcher Sprache sendet das System die E-Mail?

Das System sendet die E-Mail und die PDF-Datei in der Sprache, die im Gästeprofil angegeben ist. Wenn der Gast keine Sprache angibt, verwendet das System die Standardsprache der Unterkunft.

Wann schickt das System die E-Mail mit der Rechnung nach dem Check-out?

Der erste E-Mail-Versuch beginnt 10 Sekunden nach dem Check-out. Das System versucht es bis zu dreimal im Abstand von einer Minute, wenn das Senden fehlschlägt.