Automatisch rekeningen versturen tijdens check-out in Mews Operations

Met automatische facturering kun je rekeningen sturen naar de eigenaar van de rekening als Mews deze sluit tijdens het uitchecken. Als financieel manager gebruik je deze functie om handmatige stappen bij het factureren te verwijderen, zodat gasten of bedrijven hun rekening ontvangen en jij het factureringsproces efficiënt afrondt. Dit doe je tijdens het uitchecken in Mews Operations.

In dit artikel leer je meer over:

• Hoe je automatische verzending van rekeningen inschakelt
• Veelgestelde vragen

Als de functie is ingeschakeld, vinkt het systeem standaard het vakje Rekeningen met saldo nul per e-mail sturen af tijdens het uitchecken. Hierna doet Mews het volgende:

• rekeningen worden automatisch gesloten tijdens het uitchecken, op basis van je instellingen van de dienst of de rekeningen die je tijdens het uitchecken verkiest te sluiten.
• de gesloten rekeningen worden verstuurd naar de eigenaar van de rekening als een e-mailadres bekend is.

Het aantal rekeningen dat automatisch wordt verstuurd hangt af van je instellingen voor facturering en check-out.

Bijvoorbeeld:

• Als een bedrijf eigenaar is van een rekening en Mews sluit deze af tijdens het uitchecken, dan stuurt het systeem de rekening naar het e-mailadres voor facturering van het bedrijf.
• Als tijdens het uitchecken meerdere rekeningen worden gesloten, stuurt Mews elke factuur in een aparte e-mail.

Zo schakel je automatische verzending van rekeningen in

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie > Financiën.
2. Klik op Accountingconfiguratie.
3. Selecteer Factureringsbeheer.
4. Zet onder Na check-out automatisch door het systeem gesloten rekeningen versturen de schuifknop aan.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of het systeem automatisch een rekening heeft verstuurd?

• Kijk of het label Verstuurd is aangevinkt in het scherm 'Gesloten rekeningen'.
• Bekijk het actielogboek of de e-mailwachtrij voor meer details.

Waarom wordt de rekening niet automatisch verzonden?

Er zijn verschillende redenen waarom een rekening niet automatisch wordt verzonden:

• Het systeem sluit de rekening niet automatisch af tijdens het uitchecken. Bijvoorbeeld als je de rekening handmatig sluit voor of tijdens het uitchecken.
• De eigenaar van de rekening heeft geen e-mailadres op het moment dat de rekening wordt gesloten.
• Je hebt deze functie niet ingeschakeld in je accommodatie.
• Je hebt de optie Rekeningen met saldo nul per e-mail sturen tijdens het uitchecken uitgeschakeld.
• Je gebruikt de knop Uitchecken als je een rekening sluit. Mews stuurt de rekening die je hebt gesloten niet automatisch per e-mail voordat je uitcheckt.

Wat gebeurt er als ik de functie niet inschakel?

Het systeem blijft het standaardgedrag volgen en selecteert bij het uitchecken niet de optie Rekeningen met saldo nul per e-mail sturen. Zo nodig kun je het automatisch verzenden voor een specifieke reservering uitschakelen tijdens het handmatig uitchecken.

Wat gebeurt er als de gast meerdere rekeningen heeft?

Mews verstuurt elke gesloten rekening als een aparte e-mail. Dezelfde ontvanger kan dus meerdere e-mails ontvangen als die eigenaar is van meerdere rekeningen die zijn gekoppeld aan hetzelfde check-outproces.

Welke e-mailtemplate gebruikt het systeem?

Het systeem gebruikt de bestaande e-mailtemplate voor Rekening verstuurd.

In welke taal verstuurt het systeem de e-mail?

Het systeem verstuurt de e-mail en PDF volgens de taalvoorkeur die is opgegeven in het gastprofiel. Als de gast geen taal opgeeft, gebruikt het systeem de standaard taal van de accommodatie.

Hoelang duurt het na het uitchecken voordat het systeem de e-mail met de rekening verstuurt?

De eerste e-mailpoging start 10 seconden na de check-out. Als het verzenden mislukt, probeert het systeem het maximaal drie keer, met tussenpozen van een minuut.