Cómo crear y enviar un extracto de factura en Mews Operations

Un resumen de facturas es un documento PDF que resume todas las facturas pendientes de tus deudores en un solo lugar, para que tengan una visión general clara de todas ellas. Los equipos de finanzas y cuentas por cobrar de las propiedades que tengan activado el seguimiento de facturas pueden generar y enviar resúmenes de facturas directamente desde el libro mayor en Mews Operations. Cuando envíes recordatorios de facturas masivos, puedes elegir entre incluir los archivos PDF de cada factura por separado, un resumen en PDF o ambos. Esto guarda el tiempo que llevaría elaborar manualmente ese resumen y ayuda a los deudores a tramitar los pagos más rápido.

 

Mews genera automáticamente el PDF del extracto basado en las facturas que seleccionaste. Esto incluye:

• Información sobre la propiedad: nombre, logotipo, dirección y datos de contacto.

• Datos del deudor: nombre y dirección.

• Datos bancarios: Los datos de la cuenta bancaria de tu propiedad.

• Fecha del extracto: La fecha en la que envías el extracto.

• Saldo pendiente total: El importe pendiente de todas las facturas seleccionadas juntas.

• Tabla de facturas: una lista de todas las facturas seleccionadas, en la que se muestra el número de factura, el perfil, el estado, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, el periodo de antigüedad, el importe original y el importe pendiente de cada una.

 

 

Para crear y enviar un extracto de factura

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Libros mayores > Libro mayor.

2. Busca el perfil de la empresa o del titular con varias facturas impagadas.

3. Selecciona las facturas que quieras incluir en el extracto:

   • Marca las casillas individuales junto a las facturas que quieras incluir, o

   • Si quieres incluir todas las facturas impagadas de un perfil, marca la casilla junto al nombre de la empresa o del titular para seleccionarlas todas.

4. Haz clic en Enviar recordatorio.

5. En la ventana lateral Enviar recordatorio, en la sección Facturas vinculadas, revisa los números de factura. A continuación, rellena los siguientes campos:

   • En la sección Archivos adjuntos al correo electrónico, haz clic para seleccionar:

     • Extracto en PDF: Para adjuntar un extracto de facturas que incluya la fecha del extracto, el saldo pendiente total y un resumen de cada factura seleccionada.

   • Formato de la cuenta: Haz clic para elegir el formato en el que quieres enviar la cuenta.

   • Selecciona el idioma: Haz clic para elegir el idioma en el que quieres enviar el correo electrónico y la factura.

   • Destinatarios: Introduce la dirección de correo electrónico del cliente al que quieres enviar el extracto de factura. También puedes añadir tu dirección de correo electrónico para ver el resumen de las facturas enviadas. Nota: Si la dirección de correo electrónico del cliente ya existe en su perfil, Mews la muestra automáticamente. Haz clic en la X para eliminarlo si es necesario.

6. Haz clic en Enviar para completar el proceso y enviar el correo electrónico. 

Nota: El correo electrónico utiliza tu plantilla actual de recordatorio de facturas masivas. Puedes editar esta plantilla en cualquier momento en los ajustes de tu correo electrónico.

 

Esto crea y envía un extracto de factura en Mews Operations. Puedes ver los recordatorios enviados en el libro mayor, en la columna «Recordatorios», o en el perfil de usuario, en la sección «Recordatorios enviados». Para ver los resúmenes de las facturas enviadas, añádete a la lista de destinatarios en el cuadro de diálogo «Enviar recordatorio» o ve a la cola de correos electrónicos. Solo podrás ver los resúmenes de las facturas enviadas en la Cola de correos si tienes el permiso «Ver adjunto del correo electrónico».