Comment créer et envoyer un relevé de factures débiteurs dans Mews Operations

Un récapitulatif de factures est un document PDF regroupant toutes les factures débiteurs impayées de vos débiteurs, leur offrant ainsi une vue d'ensemble claire de celles-ci en un seul endroit. Les équipes chargées des finances et des comptes débiteurs des établissements ayant activé le suivi des factures peuvent générer et envoyer des relevés de facturation directement depuis la Balance des débiteurs sur Mews Operations. Lorsque vous envoyez des rappels de factures en masse, vous pouvez choisir d'y joindre les fichiers PDF des factures individuelles, un récapitulatif au format PDF, ou les deux. Cela fait gagner du temps à votre équipe en évitant la compilation manuelle de ce récapitulatif et aide les débiteurs à effectuer leurs paiements plus rapidement.

 

Mews génère automatiquement le relevé au format PDF à partir des factures débiteurs que vous avez sélectionnées. Il comprend :

• Informations sur l’établissement : nom, logo, adresse et coordonnées.

• Informations sur le débiteur : nom et adresse.

• Coordonnées bancaires : les coordonnées bancaires de votre établissement.

• Date du relevé : la date à laquelle vous envoyez le relevé.

• Solde total dû : le montant total dû correspondant à l'ensemble des factures débiteurs sélectionnées.

• Tableau des factures : liste de toutes les factures sélectionnées, indiquant pour chacune d'entre elles le numéro de facture, le profil, le statut, la date d'émission, la date d'échéance, la tranche d'ancienneté, le montant initial et le montant restant dû.

 

 

Pour créer et envoyer un relevé de facture débiteur

1. Dans Mews Operations, allez au menu principal  > Finance > Registres comptables > Balance des débiteurs.

2. Recherchez le profil de la société ou du propriétaire ayant plusieurs factures débiteur impayées.

3. Sélectionnez les factures débiteurs que vous souhaitez inclure dans le relevé :

   • Cochez les cases individuelles à côté des factures débiteur que vous souhaitez inclure, ou

   • Si vous souhaitez inclure toutes les factures débiteur impayées d'un profil, cochez la case située à côté du nom de la société ou du propriétaire pour sélectionner tout.

4. Cliquez sur Envoyer un rappel.

5. Dans la fenêtre latérale Envoyer un rappel, sous Factures débiteur liées, vérifiez les numéros de facture débiteur. Remplissez ensuite les champs suivants :

   • Dans la section « Pièces jointes à l'e-mail », cliquez pour sélectionner :

     • Relevé au format PDF : pour joindre un relevé de factures indiquant la date du relevé, le solde total restant dû et un récapitulatif de chaque facture sélectionnée.

   • Format de la facture : cliquez pour sélectionner le format dans lequel vous souhaitez envoyer la facture.

   • Sélectionnez la langue: cliquez pour choisir la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail et la facture débiteur.

   • Destinataires : saisissez l'adresse e-mail du client auquel vous souhaitez envoyer le relevé de factures débiteurs. Vous pouvez également ajouter votre adresse e-mail pour consulter le relevé des factures débiteurs envoyées. Remarque : Si l'adresse email du client existe déjà dans le profil du client, Mews l'affiche automatiquement. Cliquez sur le X pour le supprimer si nécessaire.

6. Cliquez sur Envoyer pour terminer la procédure et envoyer l'e-mail. 

Note: cet e-mail utilise votre modèle existant de rappel de facturation en masse. Vous pouvez modifier ce modèle à tout moment dans vos paramètres de messagerie.

 

Cette opération crée et envoie un relevé de factures débiteurs dans Mews Operations. Vous pouvez consulter les rappels envoyés dans la Balance des débiteurs, dans la colonne « Rappels », ou dans le profil d'utilisateur, sous la rubrique « Rappels envoyés ». Pour consulter les relevés des factures envoyées, ajoutez-vous à la liste des destinataires dans la boîte de dialogue « Envoyer un rappel », ou accédez à la file d'attente des e-mails. Vous ne pouvez consulter les relevés de factures envoyées dans la file d'attente des e-mails que si vous disposez de l'autorisation « Voir la pièce jointe de l'e-mail ».