Hoe maak en verstuur je een factuuroverzicht in Mews Operations

Een factuuroverzicht is een samengevat PDF-document dat jouw debiteuren op één plek een duidelijk overzicht geeft van al hun openstaande facturen. Financiële en debiteurenafdelingen van accommodaties waar factuurtracering is ingeschakeld, kunnen factuuroverzichten rechtstreeks vanuit het debiteurenoverzicht in Mews Operations genereren en versturen. Als je factuurherinneringen in bulk verstuurt, kun je kiezen of je de PDF’s van de afzonderlijke facturen, een PDF met het overzicht, of beide wilt meesturen. Zo slaat je team de tijd op die het kost om dat overzicht handmatig samen te stellen, en kunnen debiteuren betalingen sneller verwerken.

 

Mews maakt automatisch een PDF-overzicht aan op basis van de facturen die je hebt geselecteerd. Dit omvat:

• Accommodatiegegevens: naam, logo, adres en contactgegevens.

• Gegevens van de debiteur: naam en adres.

• Bankgegevens: De bankgegevens van je accommodatie.

• Datum van het overzicht: De datum waarop je het overzicht verstuurt.

• Totaal openstaand bedrag: Het totale openstaande bedrag van alle geselecteerde facturen bij elkaar.

• Factuurlijst: Een overzicht van alle geselecteerde facturen, met voor elke factuur het factuurnummer, het profiel, de status, de uitgiftedatum, de vervaldatum, de vervalcategorie, het oorspronkelijke bedrag en het openstaande bedrag.

 

 

Een factuuroverzicht aanmaken en versturen

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Overzichten > Debiteurenoverzicht.

2. Zoek naar het profiel van het bedrijf of de eigenaar met meerdere onbetaalde facturen.

3. Selecteer de facturen die je in het overzicht wilt opnemen:

   • Selecteer de afzonderlijke vakjes naast de facturen die je wilt toevoegen of

   • Als je alle onbetaalde facturen voor een profiel wilt opnemen, selecteer dan het vakje naast de naam van het bedrijf of de eigenaar om alles te selecteren.

4. Klik op Herinnering versturen.

5. Controleer in het zijvenster ‘Factuurherinnering versturen’, onder ‘Gekoppelde facturen’, de factuurnummers. Vul vervolgens de volgende velden in:

   • Klik onder ‘Bijlagen bij e-mail’ om het volgende te selecteren:

     • Overzicht als PDF: Om een factuuroverzicht als bijlage bij te voegen met de datum van het overzicht, het totale openstaande bedrag en een samenvatting van elke geselecteerde factuur.

   • Rekeningformaat: Klik hier om het formaat te kiezen waarin je de rekening wilt versturen.

   • Kies een taal: Klik hier om de taal te kiezen waarin je de e-mail en de factuur wilt versturen.

   • Ontvangers: Vul het e-mailadres in van de gast aan wie je het factuuroverzicht wilt sturen. Je kunt ook je e-mailadres invoeren om het overzicht van de verzonden facturen te bekijken. Opmerking: Als het e-mailadres van de gast al in het gastprofiel staat, toont Mews het automatisch. Klik op de X om het te verwijderen indien gewenst.

6. Klik op Versturen om het proces af te ronden en de e-mail te versturen. 

Let op: In de e-mail wordt je bestaande template voor bulkfactuurherinneringen gebruikt. Je kunt dit template op elk moment aanpassen in je e-mailinstellingen.

 

Hiermee wordt een factuuroverzicht aangemaakt en verzonden via Mews Operations. Je kunt verzonden herinneringen bekijken in het debiteurenoverzicht, in de kolom ‘Herinneringen’ of in het gebruikersprofiel onder ‘Verzonden herinneringen ’. Om verzonden factuurverzichten te bekijken, voeg je jezelf toe aan de lijst met ontvangers in het dialoogvenster ‘Herinnering versturen’, of ga je naar de e-mailwachtrij. Je kunt verzonden factuuroverzichten alleen in de E-mailwachtrij bekijken als je de toestemming ‘E-mailbijlage bekijken’ hebt.