Lorsqu'un client règle sa facture, vous devez la fiscaliser afin de vous conformer aux réglementations en vigueur en France en matière de facturation électronique. Dans Mews Operations, vous effectuez cette opération au niveau du profil client concerné et dans le rapport Enregistrement fiscal afin d'émettre la facture et de vous assurer qu'elle est acceptée par le service de fiscalisation. 

Au sommaire de ce guide :

• Étape 1 : Clôturer et fiscaliser une facture
• Étape 2 : Vérifier le statut de fiscalisation
• Étape 3 : Gérer les factures rejetées

Étape 1 : Clôturer et fiscaliser une facture

Remarques :

• Ce guide part du principe que vous avez déjà connecté et activé l'intégration de la facturation électronique française.
• Veillez à ce que la numérotation des factures respecte le format suivant : 1 à 35 caractères, en utilisant uniquement des lettres, des chiffres et les caractères -, +, _ et /. Les espaces ne sont pas autorisées et peuvent entraîner le rejet de la facture par Mews.

 

Pour clôturer et fiscaliser une facture :

1. Dans Mews Operations, ouvrez le profil client souhaité.
2. Accédez à l'onglet Facturation et cliquez sur la facture concernée.

3. Sur cet écran, vous pouvez :
   • Cliquer sur Encaisser un paiement ou Ajouter un paiement externe pour ajouter un paiement.
   • Cliquer sur Fermer pour clôturer la facture sans paiement. 
4. Cliquez sur Fermer et envoyer.

5. Sur l'écran Vérifier avant clôture, vérifiez le champ Identifiant fiscal et l'adresse du client. Remarque : Pour les profils d'entreprise, saisissez le numéro SIREN sans espace entre les chiffres. Ce champ ne peut pas être vide et doit respecter la longueur minimale requise. 
6. Clôturez la facture.

Remarque : Le champ Code postal doit comporter au moins cinq chiffres. Si ce n'est pas le cas, le système affiche un message d'erreur. 

Une fois ces étapes effectuées, la facture apparaît dans la section Factures clôturées, avec le badge vert Soldée et un solde de 0,00 € si elle a été payée. Vous pouvez clôturer une facture uniquement si vous ajoutez un paiement ou émettez une facture débiteur. Vous pouvez désormais vérifier le statut de fiscalisation de la facture clôturée.

Étape 2 : Vérifier le statut de fiscalisation

Pour vérifier le statut de fiscalisation :

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Finances > Rapport Enregistrement fiscal.
2. Trouvez la facture clôturée concernée.
3. Patientez quelques instants et actualisez la page.
   • Le statut En attente s'affiche pendant que le service de fiscalisation traite la facture en arrière-plan.

• • Le système modifie son statut en Succès lorsque la facture est correctement fiscalisée et qu'aucune action supplémentaire n'est requise.

• • Si un problème survient, le message d'erreur s'affiche sur la même ligne dans le rapport.

 

Étape 3 : Gérer les factures rejetées

Certaines factures sont susceptibles de ne pas être traitées, car le destinataire du client n'est pas encore correctement enregistré ou configuré dans l'annuaire pertinent.

Les messages d'erreur suivants indiquent ce problème :

• messagerie client {InboxDirection} (SIREN {SirenValue}) introuvables dans l'annuaire
• Le numéro SIREN {SirenValue} n'est pas prêt à recevoir des factures : l'annuaire les transfère toujours vers le Portail Public de Facturation (PPF) (matricule {MatriculeNumber}) et aucune ligne de plateforme n'est enregistrée pour ce numéro.

Si la facture est rejetée en raison d'une configuration client manquante ou incomplète :

1. Envoyez la facture au client manuellement (par exemple, par e-mail) jusqu'à ce que la configuration du destinataire soit correcte.

 

Cette consigne s'applique uniquement aux factures rejetées en raison d'une configuration client manquante ou incomplète. Si la facture est rejetée à cause de données manquantes ou non valides, corrigez-la et traitez-la conformément à la procédure en vigueur.

 

Si le statut Succès s'affiche, cela signifie que la facture a bien été fiscalisée.