Als je een accommodatie in Polen beheert en facturen uitschrijft in Mews Operations, moet je geldige zakelijke facturen via het nationale KSeF-platform indienen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Je voert deze actie uit wanneer je facturen opstelt voor transacties tussen bedrijven onderling of tussen bedrijven en de overheid. Dit geldt vanaf februari 2026 voor grote ondernemingen en vanaf april 2026 voor alle andere bedrijven die geregistreerd zijn voor de Btw in Polen. Als de KSeF-integratie met het belastingregister actief is, stuurt Mews in aanmerking komende facturen automatisch naar KSeF voor validatie en officiële uitgifte.

Als je een accommodatie in Polen beheert en facturen verstuurt via Mews Operations, moet je de in aanmerking komende zakelijke facturen via het nationale KSeF-platform indienen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Je voert deze actie uit wanneer je facturen opstelt voor transacties tussen bedrijven onderling of tussen bedrijven en de overheid. Dit geldt vanaf februari 2026 voor grote ondernemingen en vanaf april 2026 voor alle andere bedrijven die geregistreerd zijn voor de Btw in Polen.

Als de KSeF-integratie met het belastingregister actief is:

1. Mews stuurt in aanmerking komende facturen automatisch op de achtergrond naar KSeF.
2. KSeF zet de factuur om naar het vereiste gestructureerde formaat.
3. KSeF controleert de factuur en wijst er een uniek KSeF-identificatienummer aan toe

De factuur is pas rechtsgeldig nadat deze is goedgekeurd.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Hoe stuur je B2B- en B2G-facturen die aan de regels voldoen naar KSeF in Mews Operations
  • Vereisten
  • Stap 1: Sluit een rekening af of stuur een factuur aan voor de KSeF-integratie
  • Stap 2: Controleer de status van de factuur nadat je hem hebt ingediend

 

Hoe stuur je B2B- en B2G-facturen die aan de regels voldoen naar KSeF in Mews Operations

Vereisten

Zorg ervoor dat je de volgende instellingen hebt voltooid voordat je facturen verstuurt:

1. De integratie met het belastingregister van KSeF is actief voor je accommodatie.
2. Je bedrijfsdata zijn compleet, inclusief de officiële naam, het adres en het NIP-nummer.
3. Je uploadt je KSeF-certificaat, privésleutel en wachtwoord. Opmerking: Je vraagt het KSeF-certificaat rechtstreeks aan bij het Poolse ministerie van Financiën. Mews geeft dit certificaat niet af.
4. In je gastprofielen staat een geldig NIP vermeld voor elk bedrijf dat je factureert. Opmerking: Je kunt facturen versturen naar instanties zonder NIP of belastingnummer, bijvoorbeeld een buitenlandse ambassade of consulaat, door in het bedrijfsprofiel de categorie ‘Overheidsinstantie’ te selecteren. Het gedeelte ‘Fiscaal identificatienummer’ in het bedrijfsprofiel moet ook leeg zijn. Je moet de factuur buiten KSeF delen als een PDF-bestand met een QR-code.

Je bent verantwoordelijk voor het naleven van de KSeF-vereisten. Mews biedt ondersteuning bij de integratie, maar vervangt niet je wettelijke of fiscale verplichtingen. dit biedt ondersteuning bij de integratie, maar vervangt niet je wettelijke of fiscale verplichtingen.

 

Stap 1: Sluit een rekening af of stuur een factuur aan voor de KSeF-integratie

Volg deze stappen om een rekening of een zaak af te sluiten en een factuur in te dienen voor de KSeF-integratie:

1. Ga naar Mews Operationsen open het gastprofiel of het profiel van het bedrijf.
2. Klik op het tabblad ‘Rekeningen’ en selecteer vervolgens de openstaande rekening die je wilt verwerken.
3. Controleer of de volgende gegevens kloppen:
   • Controleer of alle producten, hoeveelheden, prijzen, belastingen en betalingen kloppen.
   • Als de rekening aan een bedrijf is toegewezen, controleer dan het volgende van dat bedrijf:
     • Officiële naam
     • Btw-nummer
     • Volledig adres voor rekeningen, inclusief land
4. Corrigeer eventuele ontbrekende of onjuiste gegevens voordat je doorgaat. Bij KSeF-facturen kan een ongeldig of ontbrekend btw-nummer van de koper ervoor zorgen dat de factuur wordt afgewezen.
5. Je kunt de rekening afsluiten of een factuur opstellen voor betaling op een later tijdstip.
   • Een rekening afsluiten: Je sluit een rekening af als er al een betaling als bijlage aan is gekoppeld.
     1. Controleer of de bijlage de volledige rekeningbedragen dekt.
     2. Bekijk de gegevens van de rekening nog eens goed en controleer of er geen extra betaling of correctie nodig is.
     3. Klik op ‘Sluiten’ om de rekening als betaald af te sluiten.
   • Een factuur opstellen voor latere betaling: Je stelt een factuur op als de klant niet meteen betaalt.
     1. Klik op Factuur uitgeven.
     2. Controleer de factuurgegevens, zoals de ontvanger, het adres, het btw-nummer, de factuurdatums, de vervaldatum, het tellerveld, de totalen en de betalingsgegevens.
     3. Selecteer in het veld ‘Fiscaal register ’ het juiste fiscale register. Om een geldige Poolse factuur te krijgen, moet KSeF in de lijst staan en geselecteerd zijn.
     4. Controleer nogmaals of het belastingnummer en het adres van het bedrijf kloppen.
     5. Klik op ‘Uitgeven’ en verstuur het.

 

Stap 2: Controleer de status van de factuur nadat je hem hebt ingediend

1. Ga in Mews Operationsnaar het hoofdmenu: > Financiën > Fiscaal rapport.
2. Vul de volgende gegevens in:
   • Start: Klik hier om de datum en tijd van start te selecteren voor de facturen die je wilt controleren.
   • Einde: Klik hier om de datum en tijd van het einde te selecteren voor de facturen die je wilt controleren.
   • Integratie met het belastingregister: Klik hier om de KSeF-integratie met het belastingregister te selecteren.
   • Status: Klik hier om facturen op basis van hun status te selecteren.
     • Fout: De factuur is ongeldig of KSeF heeft een foutmelding gegeven. Je moet de factuur opnieuw uitreiken als een openstaande rekening, de data corrigeren en de factuur opnieuw versturen.
     • In afwachting: Het systeem heeft de factuur naar KSeF gestuurd, heeft een reactie ontvangen en wacht nu op validatie.
     • Verwerking: Het systeem heeft de factuur naar KSeF gestuurd en wacht nu op een reactie.
     • Succes: KSeF heeft de factuur gevalideerd, een uniek KSeF-identificatienummer toegewezen en een QR-code op de factuur toegevoegd ter verificatie.
3. Klik op Rapport weergeven.

Als de integratie actief is en de factuur voldoet aan de KSeF-vereisten, stuurt Mews de factuur automatisch naar KSeF voor validatie.

Mews voegt automatisch bepaalde gegevens toe wanneer het facturen van bedrijf-naar-bedrijf en van bedrijf-naar-overheid verstuurt naar het Krajowy System e-Faktur (KSeF). Mews verwerkt je factuurdata op de volgende manieren:

• Factuurtypes: Mews ondersteunt standaardfacturen, vooruitbetalingsfacturen (ZAL) en afrekeningsfacturen (ROZ).
• Productnamen: Mews stuurt product- en artikelnamen in het Pools als je een vertaling in je systeem hebt staan. Als er geen Poolse vertaling is, stuurt Mews de naam in het Engels.
• Maateenheden: Mews bevat de maateenheid voor elk artikel op de factuur.
• Pakketgroepering: Mews groepeert de artikelen in het pakket precies zoals ze op de gedrukte of PDF-factuur staan. Mews stuurt bijvoorbeeld een pakket met verblijf, inclusief kamer en ontbijt, als één item, in plaats van de onderdelen apart te versturen.
• Servicedatum: Mews stuurt een aparte servicedatum of verkoopdatum als deze datum afwijkt van de datum van de factuur.
• Fiscale identificatiecodes: Mews accepteert fiscale identificatiecodes uit de Europese Unie die een landcode bevatten. Bijvoorbeeld PL5213614786.
• Aanbetalingen: Mews voert de fiscalisering van facturen uit wanneer je aanbetalingen voor een rekening uit meerdere voorgaande rekeningen haalt.

Hiermee worden B2B- en B2G-facturen die aan de eisen voldoen naar KSeF verzonden via Mews Operations.