Als je een accommodatie beheert in Polen en facturen uitschrijft in Mews Operations, moet je geldige zakelijke facturen via het nationale KSeF-platform indienen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Je voert deze actie uit wanneer je facturen uitgeeft voor transacties tussen bedrijven onderling of tussen bedrijven en de overheid. Dit geldt vanaf februari 2026 voor grote ondernemingen en vanaf april 2026 voor alle andere btw-geregistreerde bedrijven in Polen. Als de KSeF-integratie met het belastingregister actief is, stuurt Mews in aanmerking komende facturen automatisch naar KSeF voor de validatie en officiële uitgifte.

Als je een accommodatie beheert in Polen en facturen uitschrijft in Mews Operations, moet je de in aanmerking komende zakelijke facturen via het nationale KSeF-platform indienen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Je voert deze actie uit wanneer je facturen uitgeeft voor transacties tussen bedrijven onderling of tussen bedrijven en de overheid. Dit geldt vanaf februari 2026 voor grote ondernemingen en vanaf april 2026 voor alle andere btw-geregistreerde bedrijven in Polen.

Als de KSeF-integratie met het belastingregister actief is:

1. Stuurt Mews in aanmerking komende facturen automatisch op de achtergrond naar KSeF.
2. Zet KSeF de factuur om naar het vereiste gestructureerde formaat.
3. Valideert KSeF de factuur en wijst er een uniek KSeF-identificatienummer aan toe.

De factuur is na de validatie pas rechtsgeldig.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Conforme B2B- en B2G-facturen naar KSeF versturen in Mews Operations
  • Vereisten
  • Stap 1: Sluit een rekening of schrijf een factuur uit voor de KSeF-integratie
  • Stap 2: Controleer de status van de factuur nadat je deze hebt ingediend

 

Conforme B2B- en B2G-facturen naar KSeF versturen in Mews Operations

Vereisten

Zorg ervoor dat je de volgende instellingen hebt voltooid voordat je facturen verstuurt:

1. De KSeF-integratie met het belastingregister is actief voor je accommodatie.
2. Je bedrijfsgegevens zijn volledig, inclusief de officiële naam, het adres en het NIP-nummer.
3. Je uploadt je KSeF-certificaat, privésleutel en wachtwoord. Let op: Je verkrijgt het KSeF-certificaat rechtstreeks van het Poolse ministerie van Financiën. Mews geeft dit certificaat niet af.
4. In je gastprofielen staat een geldig NIP-nummer voor elk bedrijf waarvoor je een factuur uitgeeft. Let op: Je kunt facturen versturen naar entiteiten zonder NIP- of btw-nummer, bijvoorbeeld een buitenlandse ambassade of consulaat, door in het bedrijfsprofiel de categorie ‘Overheidsentiteit’ te selecteren. Het gedeelte ‘Belastingnummer’ in het bedrijfsprofiel moet ook leeg zijn. Je moet de factuur buiten KSeF delen als een PDF-bestand met een QR-code.

Je bent verantwoordelijk voor het naleven van de KSeF-vereisten. Mews biedt ondersteuning bij de integratie, maar vervangt niet je wettelijke of fiscale verplichtingen.

 

Stap 1: Sluit een rekening of schrijf een factuur uit voor de KSeF-integratie

Volg deze stappen om een rekening te sluiten of een factuur uit te geven voor de KSeF-integratie:

1. Open in Mews Operations het gast- of bedrijfsprofiel.
2. Klik op het tabblad Rekeningen en selecteer vervolgens de openstaande rekening die je wilt verwerken.
3. Controleer of de volgende gegevens kloppen:
   • Controleer of alle producten, hoeveelheden, prijzen, belastingen en betalingen kloppen.
   • Als de rekening aan een bedrijf is toegewezen, controleer dan het volgende van dat bedrijf:
     • Officiële naam
     • Btw-nummer
     • Volledig adres voor rekeningen, inclusief land
4. Corrigeer eventuele ontbrekende of onjuiste gegevens voordat je doorgaat. Bij KSeF-facturen kan een ongeldig of ontbrekend btw-nummer van de koper ervoor zorgen dat de factuur wordt afgewezen.
5. Je kunt de rekening sluiten of een factuur uitschrijven voor betaling op een later tijdstip.
   • Een rekening sluiten: Je sluit een rekening als er al een betaling aan is gekoppeld.
     1. Controleer of de gekoppelde betaling het volledige rekeningbedrag dekt.
     2. Controleer de gegevens van de rekening en zorg ervoor dat er geen extra betaling of correctie nodig is.
     3. Klik op Sluiten om de rekening als betaald te sluiten.
   • Een factuur uitschrijven voor betaling op een later tijdstip: Je schrijft een factuur uit als de klant niet meteen betaalt.
     1. Klik op Factuur uitgeven.
     2. Controleer de factuurgegevens, zoals de ontvanger, het adres, het btw-nummer, de factuurdatums, de vervaldatum, factuurnummer, de totalen en de betalingsgegevens.
     3. Selecteer in het veld Fiscale registratie de juiste fiscale registratie. Voor een geldige Poolse factuur moet KSeF in de lijst staan en geselecteerd zijn.
     4. Controleer nogmaals of het btw-nummer en het adres van het bedrijf kloppen.
     5. Klik op Uitgeven en versturen.

 

Stap 2: Controleer de status van de factuur nadat je deze hebt ingediend

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Fiscaal dossier-rapport.
2. Vul de volgende gegevens in:
   • Start: Klik hier om de startdatum en -tijd te selecteren voor de facturen die je wilt verifiëren.
   • Einde: Klik hier om de einddatum en -tijd te selecteren voor de facturen die je wilt verifiëren.
   • Fiscale register integratie: Klik hier om de fiscale KSeF-integratie te selecteren.
   • Status: Klik hier om facturen op basis van hun status te selecteren.
     • Fout: De factuur is ongeldig of KSeF heeft een foutmelding gegeven. Je moet de factuur opnieuw uitgeven als een openstaande rekening, de gegevens corrigeren en de factuur opnieuw versturen.
     • In afwachting: Het systeem heeft de factuur naar KSeF gestuurd, heeft een reactie ontvangen en wacht nu op validatie.
     • Verwerken: Het systeem heeft de factuur naar KSeF gestuurd en wacht nu op een reactie.
     • Succes: KSeF heeft de factuur gevalideerd, een uniek KSeF-identificatienummer toegewezen en een QR-code op de factuur toegevoegd voor verificatie.
3. Klik op Rapport weergeven.

Als de integratie actief is en de factuur voldoet aan de KSeF-vereisten, stuurt Mews de factuur automatisch naar KSeF voor validatie.

Mews voegt automatisch specifieke informatie toe wanneer het facturen tussen bedrijven en tussen bedrijven en overheidsinstanties naar het Krajowy System e-Faktur (KSeF) verstuurt. Mews verwerkt je factuurgegevens op de volgende manieren:

• Factuurtypes: Mews ondersteunt standaardfacturen, vooruitbetalingsfacturen (ZAL) en verrekeningsfacturen (ROZ).
• Artikelnamen: Mews stuurt product- en artikelnamen in het Pools als je een vertaling in je systeem beschikbaar hebt. Als er geen Poolse vertaling is, stuurt Mews de naam in het Engels.
• Maateenheden: Mews geeft de maateenheid op voor elk artikel in de factuur.
• Pakketgroepering: Mews groepeert artikelen precies zoals ze op de gedrukte of PDF-factuur staan. Mews stuurt bijvoorbeeld een pakket met verblijf, inclusief kamer en ontbijt, als één item, in plaats van de elementen apart te versturen.
• Servicedatums: Mews stuurt een aparte service- of verkoopdatum als deze datum afwijkt van de datum van de factuur.
• Btw-nummers: Mews accepteert btw-nummers uit de Europese Unie die een landcode bevatten. Bijvoorbeeld PL5213614786.
• Aanbetalingen: Mews verwerkt facturen correct in de boekhouding als je de aanbetalingen voor een factuur uit meerdere voorgaande facturen samenvoegt.

Zo wroden conforme B2B- en B2G-facturen naar KSeF verzonden via Mews Operations.