Om te voldoen aan de vereisten voor belastingrapportage in België, fiscaliseer je bedrijfsfacturen en rekeningen met behulp van de Peppol-integratie voor het fiscaal register in Mews Operations. Je doet dit wanneer je een factuur uitreikt of een rekening afsluit die toebehoort aan een Belgisch bedrijf. Dit zorgt ervoor dat Mews de factuur via het Peppol-netwerk verstuurt om aan de plaatselijke vereisten voor compliance te voldoen. Je voltooit deze taak in Mews Operations als onderdeel van je reguliere factureringsworkflow.

 

Vereisten

Voordat je een factuur fiscaliseert:

1. Stel de Peppol-integratie voor het fiscaal register in.
2. Als je je IBAN, BIC of de banknaam wilt opnemen op gefiscaliseerde facturen, kun je je bankgegevens toevoegen. Dat doe je als volgt:
3. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Instellingen > Accommodatie > Financiën > Accountingconfiguratie
4. Vul onder Algemene instellingen de volgende velden in:

• • Banknaam
  • IBAN
  • BIC

Stap 1: Bepaal of de rekening of factuur fiscalisering vereist

• Controleer of de eigenaar van de rekening of factuur een Belgisch bedrijf is.
• Of koppel de rekening of factuur aan een Belgisch bedrijfsprofiel in Mews.

Let op: Mews fiscaliseert alle rekeningen en facturen die eigendom zijn van of bijbehorend zijn aan een Belgisch bedrijf.

 

Stap 2: Voer de vereiste kopersgegevens in

Voordat je de facturering afsluit of de factuur uitreikt, moet je ervoor zorgen dat je het volgende invoert:

• Bedrijfsnaam
• Belastingnummer bedrijf
• Volledig adres van het bedrijf, inclusief het land
• E-mailadres (optioneel, maar aanbevolen)

Let op: Als je het land niet opneemt in het adres, behandelt Mews het bedrijf niet als Belgisch en wordt de factuur niet gefiscaliseerd.

 

Stap 3: Sluit de rekening af of reik de factuur uit

1. Sluit de rekening of ruik de factuur uit in Mews Operations. Let op: Het systeem fiscaliseert ook creditnota's.
2. Mews fiscaliseert het dossier en stuurt het naar het Peppol-netwerk

 

Mews neemt het volgende op in de Peppol-factuur:

• Datums van uitgifte en vervaldatums
• Gegevens van koper en verkoper
• Regel-items en belastinguitsplisting
• Totalen en valuta
• Inkoopordernummers, indien ingevoerd
• Opmerkingen bij rekeningen of facturen die worden ingevoerd bij het afsluiten van de rekening of het uitreiken van de factuur
• Opmerkingen bij dienstbestelling, indien aanwezig
• Betaalgegevens en -instructies, als je ten minste het IBAN invoert in de Accountingconfiguratie

Let op: Mews stuurt geen pdf-factuur per e-mail voor handmatig afgesloten rekeningen.

 

Stap 4: Controleer regelmatig het Fiscaal dossier-rapport om de fiscalisering te bevestigen.

Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Financiën > Fiscaal dossier-rapport. Controleer dit rapport regelmatig om de leveringsstatus bij te houden en ervoor te zorgen dat elke gefiscaliseerde factuur succesvol wordt verwerkt en verzonden.

 

In de kolom Status:

• Als de status Succesvol is, is er geen verdere actie nodig om de factuur te fiscaliseren.
• Als de status Fout aangeeft, ga dan met de muis over de foutbadge of lees de kolom Opmerkingen om het probleem te vinden.

 

Wat te doen als de status Fout is:

• Bekijk de Opmerkingen of de tooltip om het probleem te identificeren
• Kies een van de volgende opties:
• Corrigeer de factuur en verstuur deze opnieuw vanuit het Fiscaal dossier-rapport. Let op: Je ziet het icoontje voor opnieuw verzenden naast de status alleen als het fiscale dossier zich in een foutstatus bevindt.
• Creëer en verstuur een nieuwe gecorrigeerde factuur met de bijgewerkte informatie.

 

Stap 5: Omgaan met ontvangers die niet bij Peppol zijn geregistreerd

Als de status Succes is, maar Opmerkingen zeggen dat de ontvanger niet bij Peppol geregistreerd is:

• Klik op in de kolom Resultaat om het XML-bestand van de factuur te downloaden van het Fiscaal dossier-rapport.
• Stuur de factuur handmatig naar de klant, meestal per e-mail

 

Let op: Zelfs als het fiscale dossier een succesvolle status toont, bereikt de factuur de klant niet als deze niet is geregistreerd om facturen te ontvangen via Peppol. Je moet de factuur nog steeds in Peppol-formaat verzenden via een andere leveringsmethode.

 

Stap 6: Reageer als een klant de factuur niet ontvangt

Als een klant wel geregistreerd is om Peppol-facturen te ontvangen, maar de factuur niet ontvangt in de accountingsoftware:

• Vraag de klant om dit na te vragen bij hun leverancier van accountingsoftware.
• Klik op in de kolom Resultaat om het XML-bestand van het Fiscaal dossier-rapport te downloaden.
• Stuur het bestand rechtstreeks naar de klant, meestal per e-mail

Let op: Het Peppol XML-bestand dienst als een geldige versie van de factuur.