Veelgestelde vragen over Mews Automations

Mews Operations

Mews Automations is de no-code automatiseringstool die is ingebouwd in Mews PMS. Hiermee kun je workflows aanmaken die automatisch op de achtergrond draaien: ze worden geactiveerd door echte gastgebeurtenissen of volgens een schema, en ze maken gebruik van live data van Mews zonder dat je hoeft te programmeren of tools van derde partijen nodig hebt.

ⓘ
Let op: Deze functie zit nu nog in de bètafase en is nog niet voor alle accommodaties beschikbaar.

In dit artikel leer je meer over:

Veelgestelde vragen over Mews Automations

Veelgestelde vragen over Mews Automations

Algemene vragen

Wat is Mews Automations?

Moet ik code schrijven om Mews Automations te kunnen gebruiken?

Nee. Mews Automations werkt helemaal zonder code. Je maakt workflows door componenten in een visuele ontwerper te verslepen en met elkaar te verbinden. Als je met een template begint, zit daar al een groot deel van de logica in, en hoef je alleen maar een paar waarden te configureren.

Waarin verschilt Mews Automations van de integraties van Mews Marketplace ?

Marketplace-integraties koppelen Mews aan externe tools. Mews Automations is een ingebouwde functie en draait rechtstreeks in je PMS. Het biedt directe, realtime toegang tot je gastprofielen, reserveringen, kamerinventaris en loyaliteitsdata, zonder dat je een externe connector of API hoeft in te stellen.

Kan Mews Automations gebruikmaken van data van buiten Mews?

Ja, maar niet via de Mews-stappen. De componenten van de Mews lezen en wijzigen alleen data van de Mews: gastprofielen, reserveringen, loyaliteitsniveaus, kamerinventaris en accommodatieconfiguratie.

Daarnaast kan een automatisering stappen gebruiken voor andere systemen: e-mail- en berichtendiensten, Slack en Microsoft Teams, Google Sheets en Excel, CRM- en marketingtools, AI-modellen, en een algemene HTTP-stap voor al het andere. Voor elk daarvan moet de klant eerst die account koppelen, en voor elk gelden de eigen limieten van die provider.

Als een stap die bij een ander systeem hoort mislukt, is dat een configuratieprobleem in die verbinding en geen probleem met de data van Mews. In het Actielogboek staat de stap vermeld die is mislukt, waardoor je de twee van elkaar kunt onderscheiden.

Templates en automatiseringen aanmaken

Wat is een template?

Mews maakt van elk template een kant-en-klare, vergrendelde workflow die een veelvoorkomend use case in de hospitality afdekt, zoals het automatisch upgraden van trouwe gasten of het geven van een cadeautje bij aankomst van nieuwe leden. Je kunt een template niet rechtstreeks aanpassen. In plaats daarvan maak je er een kopie van aan, die dan je eigen actieve automatisering wordt. Je tekst staat op zichzelf en heeft geen invloed op de oorspronkelijke template.

Wat kan een trigger zijn voor het uitvoeren van een automatisering?

Je kunt een automatisering op twee manieren triggeren:

Geplande trigger: de automatisering wordt volgens een tijdschema uitgevoerd, bijvoorbeeld elke dag op een vast tijdstip. Mews raadt dit type trigger aan voor de meeste op aankomst gebaseerde workflows.
Op een gebeurtenis gebaseerde trigger: de automatisering wordt geactiveerd als reactie op een gebeurtenis in Mews. Er zijn vier gebeurtenissen beschikbaar:
- Reservering aangemaakt: elk kanaal maakt een reservering aan
- Reservering ingecheckt
- Producten aan reservering toegevoegd: iemand voegt producten toe aan een reservering
- Gastprofiel aangemaakt

Een gebeurtenis moet precies overeenkomen met de trigger. 'Reservering aangemaakt' wordt geactiveerd wanneer de reservering wordt aangemaakt, niet wanneer die reservering later wordt gewijzigd.

De levering van gebeurtenissen gaat snel, maar niet direct. Een korte vertraging tussen het moment waarop de gebeurtenis plaatsvindt en het moment waarop de automatisering start, is normaal. Een automatisering registreert ook alleen gebeurtenissen die plaatsvinden nadat je hem hebt ingeschakeld: als je hem inschakelt, worden al bestaande reserveringen niet verwerkt.

Kan ik dezelfde automatisering op meerdere accommodaties toepassen?

Elke automatisering geldt maar voor één accommodatie. Als je meerdere accommodaties beheert, moet voor elke accommodatie een eigen configuratie van de automatisering worden ingesteld.

Kan ik een bestaande automatisering dupliceren om een variant aan te maken?

Ja. Zodra je een automatisering hebt geconfigureerd, kun je deze vanuit het hoofdscherm ‘Automatiseringen’ klonen en de kloon aanpassen voor een ander use case, een andere accommodatie of een ander gastsegment.

Kan ik een automatisering testen voordat deze live gaat?

Ja. Je kunt een automatisering testen door deze in een demo-omgeving in te stellen of door deze op een testreservering toe te passen.

Voorbeelden

Welke automatiseringstemplates zijn beschikbaar?

Mews Automations bevat drie kant-en-klare templates.

Kamerupgrade: vindt dagelijks om 12.00 uur plaats. Deze automatisering controleert de bezetting van de accommodatie, zoekt geschikte aankomsten, upgradet de toegewezen kamercategorie, voegt een opmerking toe aan de reservering en stuurt vervolgens elke gast een sms. Er wordt geen taak aangemaakt, dus alleen in de opmerking bij de reservering en het bericht aan de gast wordt de wijziging vastgelegd; verder komt niemand erachter.
Cadeau (voorzieningen): elke dag om 09:00 uur. Deze automatisering zoekt geschikte aankomsten, bepaalt welke producten bij elke reservering passen, maakt een taak aan voor de verantwoordelijke afdeling en stuurt de gast een sms. Het product wordt niet aan de reservering toegevoegd; er wordt een afdeling gevraagd om het te bezorgen. Als je het product automatisch opboeken, voeg dan de stap ‘Product aan reservering toevoegen’ toe aan je kopie.
Gepersonaliseerde upselling-aanbiedingen: verschijnen om de twee uur. Het leest de lokale datum en tijd van de accommodatie kiest welk van de drie datumvensters het gaat gebruiken, haalt de reserveringen binnen dat venster op, maakt voor elke reservering een AI-upselling-aanbieding en verstuurt die via Bericht sturen, waarbij het kanaal automatisch wordt gekozen. Het is de enige template die al met een ingestelde afkoelperiode wordt geleverd.

Je configureert de criteria, drempels, producten en het tijdschema zelf op je eigen kopie van een willekeurig template.

Welke andere soorten automatisering kan ik nog meer bouwen?

Naast de templates kun je triggers, filters en acties combineren om aangepaste workflows te maken. Bekende voorbeelden zijn:

het aanmaken van taken ter voorbereiding op de aankomst voor de housekeeping-dienst of de frontdesk, op basis van gastkenmerken zoals loyaliteitsniveau of reserveringstags
een opmerking toevoegen aan een gastprofiel of reservering als aan bepaalde voorwaarden is voldaan
een bericht sturen naar een gast wanneer een kanaal een reservering aanmaakt, via Bericht sturen, waarbij het kanaal automatisch wordt geselecteerd
bij aankomst controleren op lidmaatschap van het loyaliteitsprogramma en op basis van het lidmaatschapsniveau van de gast een gratis product toewijzen of een taak aan het personeel toewijzen

Let op: . Overal waar berichten in een automatisering voorkomen, koppel je de fout-output van die stap. Als je die niet koppelt, kan een mislukte levering nergens heen en levert dat geen zichtbaar resultaat op.

Automatiseringen beheren

Wat is het verschil tussen een activering en een run?

Als je een automatisering activeert, wordt deze ingeschakeld en werkt hij volgens de trigger, of dat nu een gebeurtenis of een schema is. Een run is één uitvoering van de automatisering. Een geplande automatisering die elke ochtend om 09:00 uur wordt uitgevoerd, produceert één run per dag.

Kan dezelfde gast meerdere keren een upgrade of een cadeautje krijgen?

Alleen als je geen afkoelperiode hebt ingesteld. De afkoelperiode is een instelling per stap, geen automatische beveiliging. Hierin wordt bepaald hoe lang je moet wachten voordat je weer dezelfde actie kunt uitvoeren met hetzelfde doel, en wat als hetzelfde doel geldt, zoals de gast of de reservering.

De ontwerper vouwt de afkoelperiode-velden standaard in. Het vult het veld ‘Eenheid’ automatisch in met ‘Dagen’, maar laat het veld ‘Periode’ leeg, en juist die periode zorgt ervoor dat de afkoelperiode in werking treedt. De templates voor kamerupgrades en voorzieningen worden op deze manier verzonden, dus een kopie is pas beveiligd als je een nummer hebt ingesteld. De template voor gepersonaliseerde upselling-aanbiedingen wordt geleverd met een vooraf ingestelde wachttijd: één tot twee dagen, bijgehouden per reservering.

Stel voor elke stap die een gast kan zien een afkoelperiode in: een bericht, een cadeautje of een upgrade.

Let op: Wanneer een stap door een afkoelperiode wordt overgeslagen, gaat de data via de afkoelperiode-output van de stap in plaats van via out. Dat is een normaal resultaat, geen fout.

Kunnen twee automatiseringen tegelijkertijd op dezelfde gast worden toegepast?

Ja. Automatiseringen draaien onafhankelijk van elkaar en zitten elkaar niet in de weg. Een gast kan op dezelfde dag zowel een upgrade voor de kamer als een cadeautje met bepaalde voorzieningen krijgen, elk via een eigen automatiseringsproces, waarbij elk proces zijn eigen stappen doorloopt.

Dit is zo bedoeld, maar het is ook het eerste wat je moet controleren als een accommodatie aangeeft dat een gast te veel heeft ontvangen. De afkoelperiode geldt binnen één stap van één automatisering. Het zorgt niet voor afstemming tussen twee afzonderlijke automatiseringen.

Wat is het maximale aantal actieve automatiseringen dat ik kan hebben?

Er geldt geen limiet voor het aantal actieve automatiseringen.

Er is ook geen dagelijkse limiet voor het aantal gasten waarop één automatisering actie kan ondernemen. Als je herhaalde acties voor dezelfde gast of reservering wilt beperken, gebruik dan de afkoelperiode bij de betreffende stap. Mews beperkt afzonderlijk hoe snel een automatisering Mews kan aanroepen: bij een automatisering met een groot volume worden aanvragen kort in de wachtrij geplaatst in plaats van geweigerd. Dit is echter een niet-configureerbare bescherming van de verwerkingssnelheid en geen limiet op het aantal gasten waarop de automatisering actie kan ondernemen.

Controle en probleemoplossing

Wat gebeurt er als een automatisering mislukt?

Het Actielogboek registreert de run en laat zien wanneer deze is uitgevoerd, wat er bij elke stap is geprobeerd en waar er is gestopt.

Voordat je een run als mislukt beschouwt, moet je eerst controleren of hij misschien gewoon een andere route heeft genomen. Dit zijn normale resultaten, geen fouten:

Een voorwaarde of bezettingsgraadcontrole stuurde de run via de andere vertakking, omdat niet aan de ingestelde drempelwaarde werd voldaan.
Een afkoelperiode heeft een stap overgeslagen en de run via de afkoelperiode-output van de stap gestuurd.
Een gast voldeed niet aan een door jou geconfigureerd criterium/regel

Een echte fout betekent dat een stap niet kon worden voltooid: een stap die Mews-data wijzigt, een foutmelding geeft of een time-out veroorzaakt, of een stap van een ander verbonden systeem die mislukt. In het Actielogboek wordt die stap vermeld.

Waar kan ik hulp krijgen als een automatisering niet werkt zoals verwacht?

Open het Actielogboek van de automatisering. Hier zie je wanneer elke run is gestart, wat elke stap heeft geprobeerd, bij welke stap een run is gestopt en via welke output de data de stap heeft verlaten.

Let op: Een beperking om rekening mee te houden. Bij de stap waarin wordt gekeken of gasten in aanmerking komen, worden alleen gasten die in aanmerking komen doorgelaten. Gasten die niet in aanmerking komen, worden niet verteld. Je ziet ook niet waarom niet. Als de automatisering geen actie heeft ondernomen voor een gast die je wel had verwacht, vergelijk die gast dan met je instellingen voor het in aanmerking komen, de aankomstdatum, het loyaliteitsprogramma en -niveau, het aantal verblijven, de inkomsten, recentheid en het tarief, in plaats van te zoeken naar een afwijzing in het logboek.

Als het logboek geen duidelijkheid biedt, neem dan contact op met de ondersteuning van Mews en vermeld daarbij de accommodatie, de automatisering, het tijdstip waarop je verwachtte dat het zou draaien, de reservering of de gast in kwestie, en de stap waarbij de automatisering is gestopt.

Wat Mews Automations niet kan

Kan Mews Automations menselijke interactie in het systeem nabootsen?

Nee. Mews Automations past logica toe op basis van je data. Het bladert niet door schermen, klikt niet op knoppen en voert geen acties uit namens een gebruiker. Het kan de acties van iemand die Mews Operations gebruikt niet nabootsen.

Kan Mews Automations beslissingen nemen op basis van eigen inzichten?

Nee. Je moet elke beslissing die een automatisering neemt, uitdrukken als een logische regel. Automatiseringen kunnen de context niet interpreteren, geen ervaring toepassen en niet omgaan met dubbelzinnige situaties zoals een getrainde medewerker dat kan.

Kan Mews Automations ook worden toegepast op eerdere reserveringen of afgeronde verblijven?

Nee. Automatiseringen verwerken alleen huidige en toekomstige gebeurtenissen. Ze kunnen acties niet met terugwerkende kracht toepassen op afgeronde verblijven of eerdere data van reserveringen.

Kan Mews Automations verzoeken van gasten in vrije tekst lezen?

Nee. Automatiseringen werken alleen op gestructureerde datavelden en geconfigureerde regels. Als een gast iets in een vrij-tekstveld schrijft, zoals een speciaal verzoek of een opmerking, heeft een automatisering daar geen bewustzijn van.

Worden geplande automatiseringen meteen geactiveerd zodra aan een voorwaarde wordt voldaan?

Nee. Geplande automatiseringen worden uitgevoerd op het tijdstip dat je configureert, niet op het moment dat aan een voorwaarde wordt voldaan. Als de loyaliteitsstatus van een gast bijvoorbeeld halverwege de dag verandert, reageert een geplande automatisering pas bij de volgende geplande uitvoering.

Wie kan Mews Automations gebruiken en beheren?

Wie kan automatiseringen aanmaken en beheren?

Gebruikers met beheerdersrechten beheren automatiseringen in Mews Operations. Toegang op basis van functies sluit aan bij je bestaande gebruikersbevoegdheden in Mews.

Een automatisering voert acties uit namens de eigen automatiseringsidentiteit van de accommodatie, niet namens de gebruiker die de automatisering heeft gemaakt. Dit betekent dat een automatisering acties kan uitvoeren die het account van de maker niet rechtstreeks kan uitvoeren, en dat een individuele geautomatiseerde actie niet naar een specifieke gebruiker kan worden herleid.

Let op: Als je een audit- of compliance-vereiste hebt waarbij acties aan een specifieke gebruiker moeten worden toegewezen, meld dit dan aan Mews voordat je voor dat proces gebruikmaakt van automatiseringen.

Extra informatiebronnen:

Keer terug naar boven

Was this article helpful?

Choose a general reason

Feedback

Veelgestelde vragen over Mews Automations

Gerelateerde Artikelen