Veelgestelde vragen over het overschakelen van je QuickBooks-integratie naar de grootboekdata van Mews

Mews is bezig met de upgrade van de manier waarop de QuickBooks-boekhoudintegratie van je vastgoed'data ontvangt. In plaats van de oude verbinding gebruikt je integratie de ledgerrapporten van Mews als gegevensbron — waardoor je beschikt over onveranderlijke, accounting-conforme boekingen die zorgen voor een duidelijk controlespoor. Deze wijziging heeft gevolgen voor alle accommodaties die via Omniboost gebruikmaken van een QuickBooks-boekhoudintegratie voor boekhoudstromen op basis van het toerekeningsprincipe (verbruiksboekhouding). De overstap gebeurt automatisch op een datum die je rechtstreeks via e-mail wordt meegedeeld, dus je financiële team moet weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich hierop kunnen voorbereiden. Nu je QuickBooks-integratie is omgeschakeld naar grootboekgegevens, ontvangt je boekhoudsysteem onveranderlijke, gevalideerde boekingen rechtstreeks van Mews. Hierdoor beschikt je financiële team over een betrouwbaardere gegevensbron, een overzichtelijker audittraject en een opzet die voortaan aansluit bij de rapportage van Mews.

‌

In dit artikel kun je antwoord vinden op de volgende vragen:

• Waarom vindt deze verandering plaats?

• Is deze omschakeling verplicht?

• Welke accommodaties zijn hierdoor getroffen?

• Wanneer gaat die overstap plaatsvinden?

• Wat moet ik doen voordat de overstap plaatsvindt?

• Welke instellingen moeten er eventueel worden aangepast in Omniboost?

• Is er sprake van uitval of verlies van data tijdens de overstap?

• Wat gebeurt er als ik de deadline mis?

• Met wie kan ik contact opnemen voor hulp?

‌

Waarom vindt deze verandering plaats?

Mews heeft zijn financiële rapportage opnieuw opgezet op basis van grootboekgegevens — onveranderlijke, boekhoudkundig correcte boekingen die de financiële activiteiten van je accommodatie'nauwkeurig weergeven. Om hiermee rekening te houden, zet Omniboost je QuickBooks-integratie om van de oude verbinding naar een nieuwe, gevalideerde integratiestroom, waarbij de grootboekdata rechtstreeks naar je boekhoudsysteem worden gestuurd.

Is deze omschakeling verplicht?

Ja. De oude verbinding wordt buiten gebruik gesteld, dus alle betrokken accommodaties moeten vóór de datum die in je migratie-e-mail staat vermeld, worden gemigreerd. Het Omniboost-team neemt apart contact met je op om de codes voor het mapping van de boekingen bij te werken, zodat de opboekingen nauwkeuriger worden.

Welke accommodaties zijn hierdoor getroffen?

Dit heeft gevolgen voor alle bedrijven die via Omniboost een QuickBooks-accountingintegratie gebruiken voor boekhoudstromen op basis van het toerekeningsbeginsel (verbruiksboekhouding). De integraties worden in fasen gemigreerd, waarbij we beginnen met de meest gebruikte. Je krijgt een e-mail met je exacte overstapdatum en de volgende stappen.

Wanneer gaat die overstap plaatsvinden?

De migratie verloopt in fasen in de komende maanden. Je krijgt een bericht waarin staat wanneer de omschakeling voor jouw accommodatie gepland staat.

Wat moet ik doen voordat de overstap plaatsvindt?

Zodra je de e-mail over de migratie hebt ontvangen, bekijk dan de voorbereidingsstappen in het hulpartikel ‘Hoe bereid je je voor op de overstap van je boekhoudintegratie naar grootboekdata’ op Mews Operations. Deze stappen zijn optioneel, maar helpen om mogelijke afwijkingen tussen de oude en de nieuwe bron te minimaliseren en op elkaar af te stemmen:

1. Pas je instellingen voor Mews aan, zoals je werkdag en het editable history window.

2. Werk samen met Omniboost om je grootboekmapping-codes bij te werken als je meer gedetailleerde opboekingen wilt.

3. Controleer na de overstap of er eventuele afwijkingen zijn tussen de oude en de nieuwe bron van data en stem deze af — zie ‘Hoe afwijkingen tussen oude rapportages en overzichten afstemmen’ voor meer informatie.

Zorg ervoor dat je financiële of accounting team beschikbaar is om het proces te ondersteunen en indien nodig snel kan reageren.

Opmerking: Op de dag van de overstap zelf zijn geen acties vereist — de migratie gebeurt automatisch.

Welke instellingen moeten er eventueel worden aangepast in Omniboost?

Standaard wordt je bestaande gastenoverzicht-rekeningcode gebruikt voor opboekingen in de kas-, gasten- en debiteurenoverzichten. Als je liever meer gedetailleerde opboekingen in je accounting-systeem wilt, kun je de betreffende mapping-codes aanpassen via Omniboost.

Omniboost neemt vlak voor je migratiedatum rechtstreeks contact met je op met instructies om je profiel op het Base-platform te openen of aan te maken. Via je Base-platformprofiel kun je je grootboektoewijzingscodes bekijken en bijwerken, je logboeken van de integratie inzien en data zelfstandig opnieuw verwerken.

• Als je al een Base-platformprofiel hebt, log dan in op app.omniboost.io/login, ga naar ‘Integratie-instellingen’ en werk de Grootboekrekening-codes voor de nieuwe grootboeken bij vóór je migratiedatum.
• Als je nog geen profiel op het Base-platform hebt — dan krijg je van Omniboost een uitnodiging om je account aan te maken voordat de migratie plaatsvindt. Volg de instructies in de e-mail om je profiel in te stellen en je grootboekmapping te configureren. Als je geen uitnodiging ontvangt, neem dan contact op met [email protected] volgens het volgende formaat:

  • Onderwerp: Toegang tot de database nodig voor de migratie van het overzicht van Mews

  • Naam van accommodatie

  • Gebruikersnaam

  • E-mailadres van de gebruiker

Is er sprake van uitval of verlies van data tijdens de overstap?

Nee. Tijdens de omschakeling lopen beide data-bronnen tijdelijk over elkaar heen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Je boekhoudsysteem gaat door met het ontvangen van bestelgegevens tot en met de overstapdatum, met een vertraging in het editable history window. Tijdens de periode waarin het editable history window bewerkbaar is, worden de grootboekboekingen op de achtergrond verzameld en als een backfill verzonden zodra het venster wordt gesloten. Op dat moment krijg je ook de laatste batch met data over de bestelitems. Zodra de overgang is voltooid, ontvangt je boekhoudsysteem voortaan alleen nog maar grootboekboekingen. Er is geen dataverlies en geen uitval.

Wat gebeurt er als ik de deadline mis?

De migratie verloopt automatisch, dus je QuickBooks-integratie gaat gewoon door zonder dat je daar enige actie voor hoeft te ondernemen. Maar als je even de tijd neemt om je instellingen op Mews of in Omniboost aan te passen vóór de deadline, kun je profiteren van de nieuwe, gedetailleerdere overzichtsstructuur en zo helpen om mogelijke afwijkingen na de overstap tot een minimum te beperken. Als je je instellingen niet bijwerkt, doorgaat de integratie met je huidige configuratie, en kunnen transacties gegroepeerd blijven in bredere grootboekrekeningen in plaats van te worden verdeeld over de nieuwe grootboeken.

Met wie kan ik contact opnemen voor hulp?

Als je vragen hebt, neem dan contact op met het support team van Mews door een support ticket in te dienen via de digitale assistent opMews . Het team adviseert je rechtstreeks of onderhoudt indien nodig namens jou contact met Omniboost.