Veelgestelde vragen over het overschakelen van je accountingintegratie naar het grootboekoverzicht van Mews

Mews is bezig met de upgrade van de manier waarop de accounting-integratie van je vastgoed'data ontvangt. In plaats van de oude verbinding gebruikt je integratie de ledger-rapporten van Mews als gegevensbron. Zo krijg je onveranderlijke, boekhoudkundig conforme boekingen die zorgen voor een duidelijk controlespoor. Deze wijziging heeft gevolgen voor alle accommodaties die via Omniboost een accounting-integratie gebruiken voor accounting-stromen op basis van het toerekeningsbeginsel (verbruik). De overstap gebeurt automatisch op een datum die je rechtstreeks via e-mail wordt meegedeeld, dus je financiële team moet weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich hierop kunnen voorbereiden. Nu je boekhoudintegratie is omgeschakeld naar grootboekgegevens, ontvangt je boekhoudsysteem onveranderlijke, gevalideerde boekingen rechtstreeks van Mews. Hierdoor beschikt je financiële team over een betrouwbaardere gegevensbron, een overzichtelijker audittraject en een opzet die voortaan aansluit bij de rapportage van Mews.

‌

In dit artikel kun je antwoord vinden op de volgende vragen:

• Waarom vindt deze verandering plaats?

• Is deze omschakeling verplicht?

• Welke accommodaties zijn hierdoor getroffen?

• Wanneer gaat die overstap plaatsvinden?

• Wat moet ik doen voordat de overstap plaatsvindt?

• Welke instellingen moeten er eventueel worden aangepast in Omniboost?

• Is er sprake van uitval of verlies van data tijdens de overstap?

• Wat gebeurt er als ik de deadline mis?

• Met wie kan ik contact opnemen voor hulp?

‌

Waarom vindt deze verandering plaats?

Mews heeft zijn financiële rapportage opnieuw opgezet op basis van grootboekgegevens, met onveranderlijke, boekhoudkundig conforme boekingen die de financiële activiteiten van je vastgoed'nauwkeurig weergeven. Om dit te realiseren, zet Omniboost je accounting-integratie over van de oude verbinding naar een nieuwe, gevalideerde integratiestroom, waarbij de accounting-data rechtstreeks naar je boekhoudsysteem worden gestuurd.

Is deze omschakeling verplicht?

Ja. De oude verbinding wordt buiten gebruik gesteld, dus alle betrokken accommodaties moeten vóór de datum die in je migratie-e-mail staat vermeld, worden gemigreerd. Je kunt je grootboekmappingcodes rechtstreeks in Omniboost bijwerken voor nauwkeurigere opboekingen.

Welke accommodaties worden hierdoor beïnvloed?

Dit heeft gevolgen voor alle accommodaties die via Omniboost een accounting-integratie gebruiken voor boekhoudstromen op basis van het toerekeningsbeginsel (verbruikt). De integraties worden in fasen gemigreerd, waarbij we beginnen met de meest gebruikte. Je krijgt een e-mail met je exacte overstapdatum en de volgende stappen.

Wanneer gaat die overstap plaatsvinden?

De migratie verloopt in fasen in de komende maanden. Je krijgt een bericht waarin staat wanneer de omschakeling voor jouw accommodatie gepland staat.

Wat moet ik doen voordat de overstap plaatsvindt?

Zodra je de e-mail over de migratie hebt ontvangen, bekijk dan de voorbereidingsstappen in het hulpartikel Hoe bereid je je voor op de overstap van je boekhoudintegratie naar grootboekdata in Mews Operations. Deze stappen zijn optioneel, maar helpen om mogelijke afwijkingen tussen de oude en de nieuwe bron te minimaliseren en op elkaar af te stemmen:

1. Pas je instellingen voor Mews aan, zoals je werkdag en het editable history window.

2. Werk samen met Omniboost om je grootboekmapping-codes bij te werken als je meer gedetailleerde opboekingen wilt.

3. Controleer na de overstap of er eventuele afwijkingen zijn tussen de oude en de nieuwe bron van data en stem die af met elkaar af. Lees meer informatie in ons hulpartikel ‘Hoe je accountingrapporten afstemt met de ledger-rapportage’ op Mews Operations voor meer informatie.

Zorg ervoor dat je financiële of accounting team beschikbaar is om het proces te ondersteunen en indien nodig snel kan reageren.

Opmerking: Op de dag van de overstap zelf hoef je geen actie te ondernemen. De migratie gebeurt automatisch.

Welke instellingen moeten er misschien worden aangepast in Omniboost?

Standaard wordt je bestaande gastenoverzicht-rekeningcode gebruikt voor opboekingen in de kas-, gasten- en debiteurenoverzichten. Als je liever meer gedetailleerde opboekingen in je accounting-systeem wilt, kun je de betreffende mapping-codes aanpassen via Omniboost.

Via je Base-platformprofiel kun je je grootboektoewijzingscodes bekijken en bijwerken, je logboeken van de integratie inzien en data zelfstandig opnieuw verwerken.

• Als je al een Base-platformprofiel hebt: log dan in op app.omniboost.io/login, ga naar ‘Integratie-instellingen’ en werk de Grootboekrekening-codes voor de nieuwe grootboeken bij vóór je migratiedatum.
• Als je nog geen profiel op het Base-platform hebt: je krijgt van Omniboost een uitnodiging om je account aan te maken voordat de migratie plaatsvindt. Volg de instructies in de e-mail om je profiel in te stellen en je grootboekmapping te configureren. Als je geen uitnodiging ontvangt, neem dan contact op met [email protected] volgens het volgende formaat:

  • Onderwerp: Toegang tot de database nodig voor de migratie van het overzicht van Mews

  • Naam van accommodatie

  • Gebruikersnaam

  • E-mailadres van de gebruiker

Zijn er tijdens de overstap storingen of gaat er data verloren?

Nee. Tijdens de omschakeling lopen beide data-bronnen tijdelijk over elkaar heen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. Je boekhoudsysteem gaat door met het ontvangen van bestelgegevens tot en met de overstapdatum, met een vertraging in het editable history window. Tijdens de periode waarin het editable history window bewerkbaar is, worden de grootboekboekingen op de achtergrond verzameld en als een backfill verzonden zodra het venster wordt gesloten. Op dat moment krijg je ook de laatste batch met data over de bestelitems. Zodra de overgang is voltooid, ontvangt je boekhoudsysteem voortaan alleen nog maar grootboekboekingen. Er is geen dataverlies en geen uitval.

Wat gebeurt er als ik de deadline mis?

De migratie verloopt automatisch, dus de accounting-integratie gaat gewoon door zonder dat je daar enige actie voor hoeft te ondernemen. Maar als je even de tijd neemt om je instellingen op Mews of in Omniboost aan te passen vóór de deadline, kun je profiteren van de nieuwe, gedetailleerdere overzichtsstructuur en zo helpen om mogelijke afwijkingen na de overstap tot een minimum te beperken. Als je je instellingen niet bijwerkt, doorgaat de integratie met je huidige configuratie, en kunnen transacties gegroepeerd blijven in bredere grootboekrekeningen in plaats van te worden verdeeld over de nieuwe grootboeken.

Bij wie kan ik terecht voor hulp?

Als je vragen hebt, neem dan contact op met het support team van Mews door een support ticket in te dienen via de digitale assistent opMews . Het team adviseert je rechtstreeks of onderhoudt indien nodig namens jou contact met Omniboost.