Um Anzahlungen oder offene Salden aus deinem alten Property Management System (PMS) zu übertragen, erfasst du sie in Mews einfach manuell – entweder als externe Zahlungen oder über die Mews-Anzahlungsfunktion.

• Wenn du die MwSt. für zukünftige Aufenthalte bereits gemeldet hast, musst du die Anzahlungsfunktion nutzen.
• Solange die MwSt. nicht gemeldet ist, erfasst du den Betrag als externe Zahlung.

Verbuchung von externen Zahlungen, wenn keine MwSt. ausgewiesen ist

Schritt 1: Buchhaltungskategorie für Vorauszahlungen anlegen 

1. Gehe zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft.  
2. Klicke auf das ausklappbare Finanzen-Menü und wähle Buchhaltungskategorien aus. 
3. Mit der Plus-Schaltfläche legst du eine neue, für diese Vorauszahlungen vorgesehene Buchhaltungskategorie an. 

Schritt 2: Übertrag aktivieren

1. Gehe zu Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft. 
2. Klicke auf das ausklappbare Finanzen-Menü und wähle Buchhaltungskategorien aus. 
3. Stelle nun im Feld Externe Zahlungsarten sicher, dass du im ausklappbaren Menü die Option Übertrag aktivierst.

Schritt 3: Passende Buchhaltungskategorie festlegen  

1. Bleibe in der Buchhaltungskonfiguration, scrolle zu Externe Zahlungen und klicke auf das ausklappbare Menü bei Übertrag. 
2. Ordne nun die zuvor angelegte Buchhaltungskategorie zu. 

Schritt 4: Gäste- oder Firmenprofile erstellen 

Richte die passenden Gäste- bzw. Firmenprofile ein, damit du die Salden buchen kannst. 

• Wenn du eine Importdatei verwendest, importiere sie bei zukünftigen Aufenthalten zusammen mit der Reservierung. 
• Legst du Buchungen manuell an, erstelle die Gästeprofile zusammen mit der Reservierung. 
• Für die Firmenrechnungen müssen Paymaster im System manuell erstellt werden. 
• Für offene Salden aus vergangenen Reservierungen außerhalb deines Bearbeitungszeitraums musst du das Gästeprofil manuell im System erstellen. Wie du Gästeprofile erstellst, erfährst du hier und Firmenprofile hier.  

Schritt 5: Salden buchen 

1. Finde deinen Gast.
2. Öffne den Tab Abrechnung. 
3. Gehe zu Zahlungen und wähle Externe Zahlungen aus. 
4. Erfasse den gezahlten Betrag, wähle als Typ Übertrag aus und klicke auf Erstellen. 

Schritt 6: Alle übertragenen Salden überprüfen 

Nachdem du alle Zahlungen verbucht hast, erstelle einen Buchhaltungsbericht, der nach Buchhaltungskategorie gruppiert ist, um die Endbeträge mit dem Bericht aus deinem bisherigen Property Management System (Pms) zu abzugleichen und sicherzustellen, dass der Saldo korrekt ist. 
 

Schritt 7: Rechnung in deinem alten PMS schließen 

1. Kürze die Gastreservierung im alten Property Management System (PMS) und schließe die zugehörige Rechnung nach Rücksprache mit der Buchhaltungsabteilung. 
2. Erstelle einen Bericht, der diese Zahlungen enthält. 
3. Lege die restlichen Nächte in Mews mit der Reservierungsrate pro Nacht an und informiere den Gast, dass er zwei Rechnungen erhält. 

Und auf diese Weise hast du Zahlungen aus dem alten PMS übertragen – selbst wenn die MwSt. nicht gemeldet ist.