Je kunt een rekening in Mews niet wijzigen nadat je deze hebt gesloten. Er kunnen echter gevallen zijn waarin je correcties wilt aanbrengen, zoals: 

• onjuiste factureringsgegevens op een gesloten rekening wijzigen. Bijvoorbeeld de naam- en/of adresgegevens 
• het corrigeren van gesloten rekeningen met verkeerde rekeningitems.

Om gesloten rekeningen met onjuiste rekeningitems te corrigeren, gebruik je in Mews 'rebates'. Een rebate is in feite een negatieve rekening, ook bekend als het terugdraaien van omzet, en in sommige landen een creditnota, die je kunt gebruiken om een gesloten factuur te compenseren. De items die je op de rebate-rekening plaatst, worden Rebate-items genoemd.

Let op:

• Je kunt geen facturen of rekening maken met een datum in het verleden, of hun datum wijzigen, als je dit moet doen. Hiervoor moet je een extern boekhoudsysteem gebruiken.
• Je kunt het aantal gasten op een reservering niet meer wijzigen als de rekening eenmaal is gesloten, zelfs niet als je deze rebate.
• In de Franse juridische omgevingen kun geen dubbele rebate toevoegen of het bedrijfsadres op de rekening wijzigen vanwege de volgende wettelijke vereiste:
  • De toegewezen persoon op de rebated rekening moet overeenkomen met de toegewezen persoon van de oorspronkelijke rekening.
  Volg de instructies in Stap 1 van deze handleiding en maak de rekening vervolgens handmatig opnieuw aan door alle vereiste items te boeken.

In dit artikel kun je leren over de stappen voor het corrigeren van een gesloten rekening door middel van rebates: 

• Stap 1: De onjuiste rekening rebaten en tenietdoen
• Stap 2: Correcties met nog een rebate toepassen, of een nieuwe gedetailleerde rekening creëren
  • Dubbele rebate creëren
  • Een nieuwe gedetailleerde rekening creëren
    • De oorspronkelijke rekening opnieuw maken
    • Je correcties toepassen

 

Stap 1: De onjuiste rekening rebaten en tenietdoen

1. Zoek de rekening op die je wilt corrigeren en maak het open.

• Zoek het rekeningnummer rechtstreeks in de zoekbalk van Mews of
• Ga naar het hoofdmenu > Financiën > Rekeningen en facturen.

2. Klik op het  Rebate-knopje. 

• Alleen gebruikers met de bevoegdheid 'Rebate items' kunnen de Rebate-knop gebruiken. Beheerders kunnen bepalen welke medewerkers bij hun property de rebate-functie kunnen gebruiken. Je kunt er hier meer over leren. 
• Als een gebruiker op het scherm is wanneer de bevoegdheid verwijderd is, kunnen ze deze actie niet uitvoeren.

3. Je kunt nu individuele items vanuit de lijst selecteren, of Selecteer alle of Deselecteer alle items op de lijst door het selectievakje bovenaan aan of uit te vinken.

4. Bij Reden voor rebate aan de rechterkant,
   • Kies vanuit de meest voorkomende in het keuzemenu, om de reden voor rebate te kiezen, of
   • Je kunt de intypen bij het vakje Reden en op Rebate klikken. 
5. Een venster wordt geopend om te bevestigen dat je de geselecteerde item(s) wilt rebaten. Klik op Rebate om dit te bevestigen. 
6. Hierdoor wordt de Rekening tab in het gastprofiel geopend, waar je de openstaande rekening met de rebate kunt bekijken. 
7. Om een betaling die al is gemaakt te houden, moet je een tegenbetaling verwerken om een nieuwe rekening te kunnen creëren. Klik op Betalingen˅ en selecteer Kaartbetaling.
8. Selecteer het tabblad Terminal .
9. Boek het vooraf ingevulde negatieve bedrag op. Dit creëert een tegenbetaling van de rebate. Zorg ervoor om dezelfde betaalkaart te selecteren die eerder werd gebruikt, om correcte boekhouding te behouden, en klik daarna op Creëren.
10. Als de rekening is uitgebalanceerd, kun je op Sluiten klikken. 
11. Hierdoor gaat het Controleer en sluit pagina open, waar je het kunt nakijken en weer op Sluiten klikken.

• De consumptiedatum van de rebate items, d.w.z. items vermeld op de rekening tijdens een rebate, is altijd de datum waarop ze werden gecreëerd voor de rebate.
• Je kunt de Rebated label naast rebated items zien. 
• De Rebate-knop is grijs ingekleurd en niet bruikbaar bij rebated rekeningen, en je kunt een Volledig rebated label ernaast zien staan.   

Stap 2: Correcties met nog een rebate toepassen, of een nieuwe gedetailleerde rekening creëren

Afhankelijk van je doel en juridische omgeving, kun je de oorspronkelijke rekening opnieuw creëren om het aan te passen door de terugbetaalde rekening te rebaten (een dubbele rebate) of door een nieuwe gedetailleerde rekening te creëren.  

Let op:

• Let op: In sommige juridische omgevingen zoals Frankrijk, kun geen dubbele rebate doen omdat de gegevens van de toegewezen persoon hetzelfde moeten zijn als op de oorspronkelijke rekening.
• Je kunt ook de dubbele rebate functie gebruiken om gesloten rekeningen samen te voegen. Door dit te doen, opent het systeem de rekeningen opnieuw in het gastprofiel. Vervolgens kun je alle items op één rekening zetten.
  • Als er een rebate op de ene rekening staat en een terugbetaling op een andere rekening, voeg de twee rekeningen dan samen voordat je ze sluit. Zorg ervoor dat je het vakje Alles selecteren voor beide rekeningen aanklikt als je de stappen hier volgt. Zorg ervoor dat het eindsaldo van de rekening nul is en sluit de rekening..

Dubbele rebate creëren 

1. Maak de rekening open die je rebated hebt.  
2. Klik op de knop  Rebate. Dit brengt de originele items terug met een positieve waarde. Door op deze manier de oorspronkelijke rekening opnieuw te creëren blijft de datum van verbruik hetzelfde als op de oorspronkelijke rekening. 
3. Op deze nieuwe open rekening kun je de eventueel benodigde wijzigingen maken. 
   • Je kunt bedrijfsgegevens toevoegen door Wijs rekening toe aan bedrijf te selecteren
   • Je kunt sommige items annuleren, bijvoorbeeld producten uit de tab Items op het reserveringsscherm

 

1. • Je kunt ook items verwijderen door ze op een apart venster te plaatsen en de negatieve tegenhangers ervan te boeken 
2. Zodra je de correcties op de rekening hebt aangebracht, voeg je een tegenbetaling toe om de rekening te sluiten. Klik op Kaartbetaling en selecteer vervolgens het tabblad Terminal om het betaalscherm vooraf in te vullen.

5. Voer hetzelfde bedrag in als voor de oorspronkelijke betaling, met een positieve waarde om de positieve items in evenwicht te brengen. 
6. Klik op Aanmaken. 
7. Je kunt de gecorrigeerde rekening nu sluiten. 

 

Een gedetailleerde rekening creëren

Voordat je begint: 

1. Creëer een dienst die dezelfde naam, valuta, belastingtarief en accountingcategorie heeft als je verblijfsdienst.
2.  Zorg ervoor om Heeft aanpasbare prijs te selecteren in de dienstopties. Je gebruikt deze dienst om de oorspronkelijke verblijfsitems op de nieuwe rekening te repliceren. Leer meer over het instellen van je verblijfsdienst en het creëren van nieuwe diensten.

 

De oorspronkelijke rekening opnieuw maken

3. Ga naar het rekeningenscherm van de gast van wie je de rekening hebt gerebated. 

Let op: Om een gast te vinden kun je hun naam of e-mailadres in de Mews-zoekbalk opzoeken.

4. Ga naar het gastprofiel, en dan de Rekeningen tab.
5. Klap de rekening uit waaraan je producten wilt toevoegen, of klik + Rekening om een nieuwe te maken.
6. Klik + Product toevoegen en selecteer de dienst die je gebruikt om accommodatiekosten te recreëren, d.w.z. die met dezelfde naam als je verblijfsdienst.
7. Onder Bedrag, voer de prijs in van de accommodatie van de gast vanuit de rekening die je hebt rebated. 

8. Klik + Product toevoegen en voeg alle andere items die op de oorspronkelijke rekening stonden toe.
9. Klik Betalingen ˅ om het betalingsscherm in de rekening vooraf in te vullen. 
10. Kies hetzelfde betalingsmiddel als bij de oorspronkelijke betaling. 

11. Klik op Aanmaken.

 

Je correcties toepassen

Nadat je de oorspronkelijke rekening hebt gerecreëerd, kun je beginnen met corrigeren. Om items van de oorspronkelijke rekening te annuleren, moet je een negatief rekeningitem aanmaken die dit ongedaan maakt.

12. Voeg het negatieve rekeningitem toe aan het profiel van de gast om het onjuiste rekeningitem te annuleren.
13. Om de gast voor het negatieve itembedrag terug te betalen, klik op Betalingen ˅ en kies het betalingstype waarmee je de terugbetaling voor de gast doet.
14. Klik op Aanmaken.
15. Als de rekeningsaldo nul is, kun je op Sluiten klikken.
16. Nadat je de rekening sluit, kijk het na op de Controleer en sluit pagina en klik weer op Sluiten.