Accepter des paiements fait partie intégrante des tâches des membres du personnel. Que vous souhaitiez régler la facture d'un client via Mews Terminal, capturer un paiement préautorisé ou résoudre des paiements échoués, il est crucial de traiter les paiements avec précision et efficacité.

En fonction des méthodes de paiement acceptées par votre établissement, les clients peuvent effectuer des paiements :

• Par carte, en ligne ou via Mews Terminal
• En espèces, ou
• Via un type de paiement externe, par exemple, un chèque ou un virement bancaire.

Dans Mews Operations, votre personnel peut accepter et résoudre des problèmes de paiements à n'importe quelle étape du séjour des clients à partir des deux onglets suivants d'un profil client :

• L'onglet Paiements
• L'onglet Facturation

• Accepter un paiement et régler une facture 
  • Régler une facture par carte via Mews Terminal
  • Régler une facture par carte via une passerelle de paiement
  • Régler une facture en espèces, par chèque ou virement bancaire
• Accepter un paiement sans régler la facture
• Capturer un paiement préautorisé
• Émettre une facture débiteur
• Résolution des problèmes
  • Un paiement a échoué
  • Une facture erronée qui nécessite un remboursement
• Paiements automatiques

Accepter un paiement et régler une facture 

Si le règlement d'une facture est prêt à être effectué, vous pouvez accepter le paiement relatif à cette facture.
 

Régler une facture par carte via Mews Terminal

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Facturation. Trouvez la facture à régler.
3. Cliquez sur Encaisser un paiement.

 

4. Une fenêtre s'affiche. Cliquez sur Terminal.

 

 

5. Vérifiez les détails du paiement et effectuez des modifications, si nécessaire. Mews préremplit automatiquement les détails du paiement, par exemple, le montant.
6. Cliquez sur Soumettre.

Régler une facture par carte via une passerelle de paiement

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Facturation. Trouvez la facture à régler.
3. Cliquez sur Encaisser un paiement.

 

4. Une fenêtre s'affiche. Cliquez sur Paiement en ligne.

 

5. Vérifiez les détails du paiement et effectuez des modifications, si nécessaire. Mews préremplit automatiquement les détails du paiement, par exemple, le montant.
6. Cliquez sur Soumettre.

Régler une facture en espèces, par chèque ou virement bancaire

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Facturation. Trouvez la facture à régler.
3. Cliquez sur à côté du bouton Encaisser un paiement.

 

4. Cliquez sur Ajouter un paiement externe.
5. Sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Paiement en espèces.
   • Paiement externe.

6. Vérifiez les détails du paiement et effectuez des modifications, si nécessaire. Mews préremplit automatiquement les détails du paiement, par exemple, le montant. Remarques :

• • Si vous sélectionnez l'option Paiement en espèces, vous pouvez :
    • choisir une caisse dans le menu déroulant Caisse.
    • ajouter des informations supplémentaires dans le champ Notes.
  • Si vous sélectionnez l'option Paiement externe, vous pouvez :
    • choisir le mode de paiement souhaité dans le menu déroulant Type.
    • stocker un code d'identification unique pour le mappage avec d'autres systèmes dans le champ Identifiant externe.
    • ajouter des informations supplémentaires dans le champ Notes.

7. Cliquez sur Soumettre.

Accepter un paiement sans régler la facture

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Paiements. Pour accepter le paiement :

• Avec une carte déjà enregistrée dans le système :
  1. Sous Paiements, cliquez sur Encaisser un paiement.
  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
     • Paiement en ligne.
     • Terminal.

1. 1. 3. Vérifiez les détails du paiement et effectuez des modifications, si nécessaire.
      4. Cliquez sur Soumettre.

• En espèces ou via un paiement externe :
  1. Sous Paiements, cliquez sur à côté du bouton Encaisser un paiement.
  2. Cliquez sur Ajouter un paiement externe.
  3. Sélectionnez l'une des options suivantes :
     • Paiement en espèces.
     • Paiement externe.
  4. Vérifiez les détails du paiement et effectuez des modifications, si nécessaire.
  5. Cliquez sur Soumettre.

3. Le système répertorie le paiement dans l'onglet Facturation, sous Éléments impayés.
4. Pour régler la facture, vous devez déplacer le paiement sur une facture ouverte.

Capturer un paiement préautorisé

Si un paiement a été préautorisé, vous pouvez capturer les fonds en attente sur le compte bancaire du client. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Facturation. Trouvez la facture avec le paiement préautorisé.
3. Cliquez sur Encaisser un paiement.
4. La fenêtre Encaisser un paiement s'affiche. Sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Pour capturer la préautorisation par carte via Mews Terminal ou une passerelle de paiement, cliquez sur Débiter le client. Cliquez ensuite sur Paiement en ligne ou Terminal.
5. Si des préautorisations sont disponibles, le système affiche le champ Préautorisation. Remarque : Le système préremplit le champ Préautorisation avec la préautorisation avec la date d'expiration la plus proche.
6. Sélectionnez la préautorisation souhaitée dans le menu déroulant. Remarque : Le menu déroulant affiche :
   • Toutes les préautorisations, même si plusieurs d'entre elles sont liées à la même carte.
   • Uniquement les préautorisations avec le statut Débitable.
7. Vérifiez les valeurs dans les champs Montant et Devise et ajoutez toute information supplémentaire pertinente dans les champs. Remarque :
   • Le montant que vous pouvez saisir ne peut pas être supérieur à celui de la préautorisation.
   • Le système affiche le champ Devise en lecture seule.
8. Cliquez sur Soumettre.
9. Le paiement apparaît ensuite avec le statut Débité.

Émettre une facture débiteur

Si vous ne souhaitez pas accepter le paiement immédiatement, vous pouvez émettre une facture débiteur qui devra être payée à une date ultérieure.

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Facturation.
3. Cliquez sur le bouton Émettre une facture débiteur.
4. Vérifiez les détails de la facture débiteur.
5. Cliquez sur Émettre une facture débiteur.

Résolution des problèmes

Un paiement a échoué

Dans le système, les paiements qui ont échoué sont qualifiés de tentatives de paiement. Pour voir les détails du paiement qui a échoué :

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Paiements.
3. Sous Tentatives de paiement, trouvez le paiement qui a échoué. Si le paiement a échoué en raison d'un problème lié à la carte avec laquelle il a été effectué, la carte est désactivée.
4. Cliquez sur le sous-onglet Méthodes pour accéder à la section Méthodes de paiement et voir si le système a modifié le statut de la carte du client en Désactivé.

Une facture erronée qui nécessite un remboursement

Si vous devez rembourser un client, vous devez d'abord corriger les erreurs sur sa facture.

Pour rembourser le client :

1. Ouvrez le profil client correspondant.
2. Accédez à l'onglet Paiements.
3. Sous Paiements, trouvez le paiement qui a été débité.
4. Pour effectuer le remboursement, cliquez sur le bouton à côté du montant.
5. Cliquez sur Rembourser.
6. Saisissez une valeur dans le champ Montant remboursable et des précisions dans le champ Motif.
7. Cliquez sur Rembourser.

Le remboursement apparaît sous Paiements.

 

Pour consulter les détails du remboursement, y compris le numéro de référence de l'acquéreur (ARN) :

1. Sous Paiements, cliquez sur le remboursement concerné dans la colonne Type.

L'écran Remboursement de la carte s'ouvre et affiche les champs suivants :

• Client : le nom du client.
• Créé : l'heure et la date auxquelles le remboursement a été effectué.
• Statut : le statut de paiement du remboursement.
• Montant : le montant remboursé.
• ARN : le numéro de référence de l'acquéreur. Transmettez-le au client afin de l'aider à suivre le remboursement auprès de sa banque.

 

Paiements automatiques

Les paiements automatiques déclenchent un message qui s'affiche tout en haut de l'onglet Paiements et indique les paiements automatiques et préautorisations programmés à l'avenir.



Ce message signale que les paiements peuvent être vérifiés dans le tableau 'Paiements et préautorisations programmés. Ce tableau fournit des informations supplémentaires, par exemple, le numéro de la réservation, la règle relative au paiement, le type de paiement ainsi que l'heure et la date programmées.



Pour découvrir comment accepter les paiements des clients qui ne séjournent pas dans votre établissement, consultez ce guide.