Die Buchhaltungskonfiguration in Mews Operations: Eine Übersicht über die Einstellungen

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Die Buchhaltungskonfiguration in Mews Operations umfasst die Einrichtung und Verwaltung von Finanzkonten, die Konfiguration von Zahlungsmethoden und die Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben. Du kannst die Buchhaltungskonfiguration in Mews benutzen, um alle deine Buchhaltungseinstellungen auf Unternehmensebene anzusehen und zu aktualisieren. Diese Einrichtung ist in der anfänglichen Implementierungsphase oder bei jeder Änderung der Finanzpolitik oder der Zahlungsmethoden von entscheidender Bedeutung. Eine ordnungsgemäße Konfiguration optimiert Finanzvorgänge, verbessert die Genauigkeit und gewährleistet einen nahtlosen Fluss von Finanzinformationen.
 

In diesem Artikel erfährst du Folgendes:

 

Buchhaltungskonfiguration ansehen und aktualisieren

Tue Folgendes, um die Buchhaltungskonfiguration anzusehen und deine Einstellungen zu aktualisieren:

  1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Einstellungen > Unterkunft > Finanzen.
  2. Klicke auf Buchhaltungskonfiguration.
  3. Klicke auf Allgemeine Einstellungen oder Buchhaltungskategorien.
  4. Aktualisiere alle relevanten Felder. Genauere Informationen über die Felder findest du in der Tabelle unten.
  5. Klicke auf Speichern.

 

Übersicht über die Einstellungen der Buchhaltungskonfiguration

 

Allgemeine Einstellungen

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. 

Optionen  
  • Wähle Namen von Mitarbeitern auf der Rechnung anzeigen, wenn du möchtest, dass Rechnungen den Namen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin enthalten, der jene ausstellt.
  • Wähle Details der Kartenzahlung optional, wenn du keine Details über die Belegskennung anfordern möchtest, wenn du manuelle Kartenzahlungen ausstellst. Somit kannst du den Prozess beim Check-in/Check-out beschleunigen. 
  • Wähle Verfolgen von Forderungen aktivieren, um Zahlungsverfolgungen für ausstehende Rechnungen und deren jeweilige Fristen zu aktivieren.
  • Wähle Einrichten der Buchhaltungskategorie erforderlich, um für alle Produkte und Services erforderlich zu machen, dass diese mit einer Buchhaltungskategorie verknüpft werden, wenn sie erstellt werden.
  • Wähle Steuern auf der Rechnung gruppieren, um zusammenpassende Steuern auf der Rechnung zu gruppieren. Hinweis: Diese Option wird nur in gesetzlichen Umgebungen mit mehreren Steuern angezeigt.

Preisgestaltung*

Mews unterstützt sowohl Netto- als auch Brutto-Preise:

  • Bei Netto-Preisen bezieht sich der Preis, den du für das Produkt oder den Service einstellst, auf die Kosten ohne Steuern. Mews zeigt den endgültigen Preis als Nettobetrag plus Steuer an.
  • Bei der Brutto-Preisgestaltung ist der von dir festgelegte Preis für ein Produkt oder einen Service endgültig und enthält bereits die Steuern.

Mehr über die Steuerberechnung in Mews erfährst du hier.

Beachte: Mews Lege deine Preisstrategie beim Bau deines Grundstücks fest, und es ist nicht möglich, sie später zu ändern.

Steuergenauigkeit

Hinweis: Diese Option ist für Unterkünfte nicht verfügbar, die ihren Standort in den USA haben.
  • Gib die Anzahl der bei der Steuerberechnung verwendeten Dezimalstellen ein.
  • Abhängig von deinen Buchhaltungseinstellungen kannst du hier eine höhere Zahl wählen, um die Steuern möglichst präzise zu berechnen.
  • Wenn du dieses Feld freilässt, gilt automatisch die standardmäßige Rundungsgenauigkeit, die von den Münzen und Banknoten deiner Währung bestimmt wird. Hinweis: Wenn du deine Steuergenauigkeit änderst, betrifft dies die Berechnungen von diesem Zeitpunkt an; zuvor erstellte Berechnungen werden nicht aktualisiert. 

Buchhaltungsbearbeitungszeitraum

Der Buchhaltungsbearbeitungszeitraum (AEHW) ist eine Einstellung, die festlegt, wie weit in der Zeit zurück Posten in der Buchhaltung geändert werden können.
  • Dieser Zeitraum ermöglicht nur die Bearbeitung von Posten auf offenen Rechnungen.
  • Auf geschlossenen Rechnungen können die Rechnungsposten nicht bearbeitet werden. 
    • Um diese zu korrigieren, musst du eine Rückbelastung für die Rechnung erstellen.  

Externe Zahlungsarten

Entscheide, welche externen Zahlungsarten du in deiner Unterkunft akzeptieren möchtest. 

Hinweis:
  • Die angezeigten externen Zahlungsarten können unter Umständen in Abhängigkeit von deinem rechtlichen Umfeld variieren.
  • In Frankreich steht die externe Zahlungsart Unspezifiziert nicht zur Auswahl.   

Konfiguration der Zahlungsanforderung für Rechnungen

Deaktiviere das Kontrollkästchen Zahlungsanforderungslink hinzufügen, um den sicheren Zahlungslink zu entfernen, den Mews direkt in die ausgestellten Rechnungen einbettet.

Zahlungsarten für Rechnungen

Klicke hier, um die bevorzugten Zahlungsmethoden auszuwählen, die du Gästen zur Verfügung stellst, die über den sicheren Zahlungslink von Mews direkt in den ausgestellten Rechnungen bezahlen.

Fälligkeitsintervall von Rechnungen

Gib die Anzahl von Tagen ein, während denen eine Rechnung nach ihrer Ausstellung beglichen werden soll.

Korrektur der Steuerrundung

Hinweis: Die Anwendung der Steuerrundungskorrektur auf Rechnungen ist für Unterkünfte mit Bruttopreisen möglich, die nicht in der DACH-Region liegen.

  • Steuerrundung anwenden auf: Wählen Sie, ob Sie die Steuerrundungskorrektur für alle oder keine Rechnungen anwenden möchten.
  • Bezeichnung für die Steuerrundungsanpassung: Gib den Text ein, den du auf Rechnungen anzeigen möchtest. Wenn leer, erscheint eine Rundungskorrektur ungleich Null neben der Standardbeschriftung „Abrunden“.

 

Nach der Aktivierung wendet das System die Steuerrundungskorrektur automatisch auf alle neu ausgestellten Rechnungen an.

Steuersatzcodes

Gib einen Code für jeden Steuersatz ein, um diesen deiner externen Buchhaltungssoftware zuzuordnen.

Standardrechnungszähler

Wähle den Zähler, den du automatisch für jede Rechnung anwenden möchtest. Die Zähler erscheinen nicht automatisch auf den Rechnungen, es sei denn, du wählst diese Option. 

Hinweis: Du kannst bei Bedarf einen anderen Zähler auswählen, wenn du die Rechnung vor der Ausstellung überprüfst.

Kopfzeile der Rechnung

Gib die von dir konfigurierte Kopfzeile der Rechnung in HTML ein, wie sie im oberen Teil aller Rechnungen erscheinen soll. 

Fußzeile der Rechnung

Gib die von dir konfigurierte Fußzeile der Rechnung in HTML ein, wie sie im oberen Teil deiner Rechnungen erscheinen soll. 

Feste Fußzeile

Der Fußzeilentext wird am unteren Rand jeder Seite der Rechnung angezeigt. Achte darauf, dass der untere Rand so eingestellt ist, dass er der Höhe deiner Fußzeile entspricht.

Adressposition

Um die Position der Rechnungsadresse festzulegen, wähle eine der folgenden Optionen aus dem Dropdown-Menü:

  • Oben links
  • Oben rechts

Oberer Druckrand bei Rechnungen

Gib die gewünschte Breite des oberen Druckrands in Millimetern ein.

Seitlicher Druckrand bei Rechnungen

Gib die gewünschte Breite der linken und rechten Druckränder in Millimetern ein.

Unterer Druckrand bei Rechnungen

Gib die gewünschte Breite des unteren Druckrands in Millimetern ein.

Du kannst die folgenden Buchhaltungsdaten in jeder Rechnungskopfzeile hinzufügen.

Hinweis: In Frankreich erscheinen diese Daten in Rechnungen, Rechnungsvorschauen und Pro-forma-Rechnungen.  

Zusätzliche Steuerkennung

Gib die zusätzliche Steuerkennung der Firma für deine externe Buchhaltungssoftware ein.

Firmenname

Gib deinen Firmennamen ein.

Hinweis: In Frankreich ist der Firmenname ein Pflichtfeld.

Kontonummer

Gib deine Kontonummer ein.

Name der Bank

Gib den Namen deiner Bank ein.

IBAN

Gib die IBAN deines Bankkontos ein.

BIC

Gib deine BIC ein.

 

Buchhaltungskategorien

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Barzahlung

Wähle die Buchhaltungskategorie für Barzahlungen. 

Rechnungszahlung

Wähle die Buchhaltungskategorie für Rechnungszahlungen.

Nicht spezifizierte Kartenzahlung

Wähle die Buchhaltungskategorie für über Terminal erstellte Kartenzahlungen.

Hinweis: Diese Option ist für Unterkünfte in Frankreich nicht verfügbar.

Zusätzliche Kosten

Wähle die Buchhaltungskategorie für zusätzliche Kosten, einschließlich Stornogebühren und Bettensteuer. Hier werden diese im Detail erklärt.  

Gateway-Zahlungen

Wähle die Buchhaltungskategorien für über Mews Payment erstellte Online-Zahlungen mit spezifischen Kartentypen. 

Zahlungen über Mews Terminal

Wähle die Buchhaltungskategorien für über ein Mews Terminal erstellte Zahlungen mit spezifischen Kartentypen.

Externe Zahlungen

Wähle die Buchhaltungskategorie für alle in deiner Unterkunft akzeptierten externen Zahlungsarten. 

Alternative Zahlungen

Wähle die Buchhaltungskategorie für den alternativen Zahlungstyp iDEAL, wenn du diesen in deiner Unterkunft aktiviert hast.

 

Rechnungszahlung

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Rechnungsabschluss*

Klicke im Dropdown-Menü auf Folgendes:

  • Wähle Immer erlauben aus, wenn es möglich sein soll, dass Rechnungen jederzeit geschlossen werden können, auch wenn Posten auf der Rechnung noch nicht konsumiert wurden, zum Beispiel bei einem Aufenthalt in der Zukunft.  
  • Wähle Nur mit konsumierten Posten, wenn das Schließen von Rechnungen nur möglich sein soll, wenn alle Rechnungsposten konsumiert sind. Hinweis: Wenn du diese Option wählst, kannst du Rechnungen mit Aufenthaltsposten erst am Tag der Abreise des Gastes schließen. Nach dem Schließen der Rechnung kannst du bei der damit verknüpften Reservierung keine Änderungen mehr vornehmen.
  • Wähle Nur mit konsumierten Posten – Zeitfenster von 12 Stunden , wenn das Schließen von Rechnungen bis zu 12 Stunden vor Konsumierung der Posten möglich sein soll. Hinweis: Wenn du diese Option wählst, kannst du eine Rechnung mit Aufenthaltsposten erst am Tag der Abreise abschließen. Nach dem Schließen der Rechnung kannst du bei der damit verknüpften Reservierung keine Änderungen mehr vornehmen.

Ändern geschlossener Rechnungen zulassen
  • Klicke den Schieberegler an, um Rechnungen auch nach dem Schließen neu zuzuordnen und zu ändern.

Rechnungen, die vom System geschlossen wurden, nach Check-Out automatisch versenden
  • Klicke auf den Schieberegler, um systembedingte Check-out-Rechnungen automatisch per E-Mail an den Reservierungsinhaber zu senden, wenn dessen E-Mail-Adresse gespeichert ist.
Hinweis:
  • Wenn das Feature aktiviert ist, wird beim Check-out standardmäßig das Kästchen E-Mail an ausgeglichene Rechnungen markiert. Bei Bedarf kannst du die Option manuell deaktivieren, wenn du den manuellen Check-out-Prozess durchläufst.
  • Wie viele Rechnungen Mews per E-Mail versendet, hängt von deiner Systemkonfiguration ab und davon, ob du die automatische Schließung von Rechnungen beim Bezahlvorgang konfiguriert hast. Mehr erfahren kannst du unter So versendest du Rechnungen automatisch beim Check-out in Mews Operations.

Geteilte Übersicht der MwSt nach Klassifizierung
  • Klicke auf den Schieberegler, um die Summe der MwSt nach Klassifizierung in der Übersicht über die MwSt auf Rechnungen anzuzeigen. Dies gilt für alle Rechnungen von Gästen und Firmen. 

Steuererklärung für Anzahlungen
  • Klicke auf den Schieberegler, um Anzahlungen zu aktivieren, damit Vorauszahlungen korrekt erfasst und Steuern gemäß den Buchhaltungsregeln behandelt werden.
  • Klicke auf den Schieberegler, um die Optionen für die Anzahlung und die Steuerbehandlung zu deaktivieren.

Hinweis: Du kannst den Schieberegler nur aus klicken, wenn du nicht automatische Anzahlungen für eine Ratengruppe aktiviert hast. Wenn du für mindestens eine Ratengruppe die automatische Anzahlung von Steuern aktiviert hast, zeigt Mews eine Fehlermeldung an. Um das Problem zu beheben, entferne zunächst die automatischen Steueranzahlungen aus der Ratengruppe.

Anzahlungen auf Rechnungen trennen
  • Klicke auf den Schieberegler, um einen eigenen Bereich für Anzahlungen auf all deinen Rechnungen zu erstellen.

 

 
Hier kannst du mehr über die Erstellung einer Buchhaltungskategorie erfahren.
 
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