Als medewerker financiën of operaties vergelijk je tijdens de overgang naar nieuwe rapportage je accounting-rapporten met de ledger-rapporten in Mews Operations. Je boekhoudrapporten bestaan uit het Orderitems-rapport, het accountingoverzicht en het overzicht van opboekingen. Als je begrijpt waarom er verschillen ontstaan, kun je met een gerust hart vertrouwen op de nieuwe rapportage en de overgang.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Waarom zouden er afwijkingen tussen de rapporten kunnen zijn?
• Wat gebeurt er als een gast incheckt nadat de werkdag voorbij is?
• Welke invloed hebben wijzigingen in bestelitems op de rapporten?
• Welke invloed hebben annuleringen of rebates op de rapporten?
• Wat gebeurt er als een product gekoppeld is aan een reservering met een toekomstige datum?
• Wat is het venster bewerkbare geschiedenis?
• Welke invloed heeft de definitie van een werkdag op de rapportage?

Waarom zouden er afwijkingen tussen de rapporten kunnen zijn?

Je accounting-rapporten en ledger-rapporten leggen financiële data vast op basis van verschillende criteria.

• In je accounting-rapporten worden data weergegeven op basis van de verbruiksdatum
• Ledger-rapporten tonen data op basis van de datum van de opboeking

Het systeem boekt de inkomsten pas in accounting nadat de dienst is geleverd en de gerelateerde reservering is ingecheckt. Deze aanpak zorgt voor compliance met de accounting-regels, waarbij je inkomsten pas opneemt op het moment dat je die daadwerkelijk verdient. In de meeste gevallen kloppen de gegevens in je boekhoudrapporten en grootboekrapporten met elkaar. Er zijn alleen verschillen in de onderstaande situaties.

Je kunt de data in je boekhoudrapporten nog steeds aanpassen binnen het venster bewerkbare geschiedenis. De data in het grootboekrapport zijn onveranderlijk: het systeem registreert elke wijziging in een grootboekpost als een tegenboeking, een nieuwe post op de huidige datum die de oorspronkelijke waarde ongedaan maakt. Voor meer informatie over hoe het venster bewerkbare geschiedenis je data beïnvloedt, zie Wat is het venster bewerkbare geschiedenis? hieronder.

Wat gebeurt er als een gast incheckt nadat de werkdag voorbij is?

Als een gast incheckt nadat de werkdag is afgelopen, stelt het systeem de opboeking van de inkomsten in accounting uit.

• Het verbruik wordt op de oorspronkelijke datum in je accounting-rapporten weergegeven
• De inkomsten worden in ledger-rapporten op de daadwerkelijke datum van de check-in in accounting geboekt

Een gast boekt bijvoorbeeld een verblijf voor een bepaalde datum, maar incheckt de volgende dag. Het rapport ‘Orderitems-rapport’ toont de inkomsten op de geplande verblijfsdatum, terwijl het Activiteitenrapport accountingoverzichten de inkomsten op de daadwerkelijke datum van inchecken weergeeft.

Welke invloed hebben wijzigingen in bestelitems op de rapporten?

Als je een bestelitem na afloop van de werkdag bijwerkt binnen het editable history window, wordt de wijziging in elk rapport anders verwerkt.

• In je accounting-rapporten wordt de bijgewerkte waarde op de oorspronkelijke verbruiksdatum weergegeven
• In de grootboekrapporten blijft de oorspronkelijke waarde behouden en wordt er op de datum van de wijziging een correctieboeking toegevoegd

Als je de data over de hele periode bekijkt, vanaf de oorspronkelijke invoer tot de datum van de wijziging, geven beide rapporttypes dezelfde totale waarde weer. Er zijn alleen verschillen te zien als je één enkele datum vergelijkt. Op de datum wordt de bijgewerkte waarde weergegeven in je boekhoudrapporten, terwijl in de grootboekrapporten nog steeds de oorspronkelijke waarde staat, omdat de correctieboeking pas op een latere datum wordt geboekt.

Welke invloed hebben annuleringen of rebates op de rapporten?

Als je een reservering annuleert na de werkdag binnen de editable history window, wordt dit in de rapporten anders weergegeven.

• In je accounting-rapporten worden de inkomsten vanaf de oorspronkelijke datum verwijderd
• In ledger-rapporten blijft de oorspronkelijke opboeking behouden en worden er op latere datums tegenboekingen toegevoegd

In je accounting-rapporten komt de oorspronkelijke inkomstboeking niet voor. In de grootboekrapporten is de som van de boekingen over meerdere datums gelijk aan nul, waardoor er een volledig controlespoor wordt aangemaakt.

Wat gebeurt er als een product gekoppeld is aan een reservering met een toekomstige datum?

Als een product gekoppeld is aan een reservering met een toekomstige datum, stelt het systeem de opboeking in accounting uit.

• De consumptie wordt weergegeven op basis van het moment waarop de gast het product consumeert
• De accounting-opboeking wordt gedaan zodra de gast incheckt voor de gekoppelde reservering

Een gast bestelt bijvoorbeeld een dienst voor één verblijf, maar koppelt die aan een latere reservering. De inkomsten worden pas in accounting opgenomen als het latere verblijf begint.

Wat is het venster bewerkbare geschiedenis?

Het venster bewerkbare geschiedenis is een voortschrijdend venster dat bepaalt hoe lang je een transactie kunt aanpassen vanaf de datum en tijd van consumptie.

De wijzigingen die je in dit venster aanbrengt, hebben verschillende gevolgen voor de rapporten:

• Je accounting-rapporten werken historische data bij
• Ledger-rapporten registreren aanpassingen als nieuwe boekingen

Je kunt meer leren over het venster bewerkbare geschiedenis in ons hulpartikel Je vensters bewerkbare geschiedenis instellen.

Welke invloed heeft de definitie van een werkdag op de rapportage?

De definitie van een werkdag bepaalt wanneer de ene werkdag eindigt en de andere begint.

Als je werkdag niet overeenkomt met je bedrijfsactiviteiten, kun je verschillen tussen rapporten zien.

Zo kunnen activiteiten na middernacht bijvoorbeeld bij de vorige werkdag horen, maar in accounting pas de volgende dag worden weergegeven.

Je kunt meer informatie vinden over het afstemmen van je accounting-rapporten met ledger-rapportage in ons hulpartikel Hoe boekhoudrapporten afstemmen met ledger-rapportage in Mews Operations.