La Balance des acomptes fait partie de la suite Mews Analytics.Il vous donne un aperçu de tous les acomptes et paiements effectués par vos clients, reçus avant le début de leur réservation. Pour en savoir plus sur les acomptes dans Mews, consultez ce guide. Vous pouvez utiliser la Balance des acomptes pour : 

• Suivre les acomptes des clients et gérer leurs informations financières durant leur séjour. 
• Rapprocher les acomptes des clients avec tous frais ou dégâts potentiels.
• Identifier les divergences ou les erreurs liées aux montants ou aux dates des acomptes.
• Générer des rapports à l'aide de données historiques datant de 3 mois pour mieux analyser les tendances relatives aux acomptes et évaluer le flux de trésorerie de votre entreprise. 

Voici les prérequis nécessaires pour accéder à la Balance des acomptes :  

• Avoir souscrit au plan Enterprise de Mews OU   
• avoir acheté Mews Analytics en tant que complément OU
• avoir acheté Mews Multi-Property ET
• soit être administrateur dans Mews, soit disposer de l'autorisation Accéder aux rapports sensibles. 

Remarque : Les clients qui ont opté pour le plan Enterprise doivent activer l'intégration Mews Analytics pour pouvoir utiliser la Balance des acomptes dans chaque établissement de leur chaîne.  

• Pour accéder à la Balance des acomptes dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Analyse > Balance des acomptes. 
• Vous pouvez également saisir les premières lettres du nom du rapport dans la barre de recherche, par exemple, « Balance » et cliquer sur le nom du rapport dans les résultats suggérés. 

Sources et paramètres des données

Les données du tableau de bord représentent tous les acomptes et prépaiements ouverts et les revenus reportés par rapport à la date que vous avez sélectionnée dans votre établissement/entreprise. Remarque : Vous pouvez sélectionner la date du jour ou jusqu'à 7 jours en arrière. Vous pouvez également consulter le solde total de chaque mois, pour les 3 mois précédents. Les données du rapport sont basées sur : 

• L'acompte initial que les clients effectuent pour leurs réservations à venir. 
• Les paiements qui ne sont associés à aucune réservation, c.-à-d. les prépaiements ouverts pour les clients qui ne séjournent pas dans l'établissement. 
• Les factures clôturées pour les réservations à venir, c.-à-d. les revenus reportés.  

• Version : la dernière version du rapport. 
• Dernière actualisation : l'horodatage (UTC) de la dernière actualisation du rapport. 
• Derniers enregistrements : l'horodatage (UTC) des données les plus récentes affichées dans le tableau de bord. Le tableau de bord ne reflète aucun changement dans Mews après cette date et heure. 
• Devise : la devise locale, en fonction de l'option sélectionnée pour le tableau de bord. Remarque : Vous pouvez sélectionner différentes devises. Le système recalcule les données pour la devise sélectionnée, en fonction des taux de change actuels. 
• Taux de change : la date du dernier taux de change valide que le système utilise pour le calcul des indicateurs et la conversion des devises.
• ID utilisateur : le code d'identification de l'utilisateur. 

Remarque : Le tableau de bord recalcule tous les chiffres dans la devise sélectionnée en fonction des taux de change actuels.  

Section de données principale 

Dans cette section, vous pouvez voir les champs suivants : 

• Total : la somme des montants des acomptes de réservation, des prépaiements ouverts et des revenus reportés. 
• Acomptes de réservation : le montant (HT) de tous les acomptes pour les futures à venir. 
• Prépaiements ouverts : le montant (HT) de tous les paiements ouverts créés avant le début de la réservation. 
• Revenus reportés : le montant (HT) des revenus des factures clôturées liées à des réservations à venir.  

Dans les sections suivantes, vous pouvez rechercher et sélectionner des entreprises, dates ou périodes graphiques spécifiques pour filtrer vos données en cliquant sur les menus déroulants individuels :   

• Entreprise : sélectionnez le ou les établissements souhaités. 
• Date sélectionnée : sélectionnez la date du jour ou jusqu'à 7 jours en arrière pour filtrer vs données. 
• Période graphique sélectionnée : sélectionnez le nombre de jours à afficher dans la vue Montant par entreprise et par jour. Par exemple, vous pouvez choisir entre 30, 60, 90, 120 ou 180 jours comme nombre total de jours.  

Pour en savoir plus sur les autres filtres disponibles, consultez ce guide.

Balance des acomptes 

La Balance des acomptes affiche des indicateurs relatifs aux acomptes de réservation, aux prépaiements ouverts et aux revenus reportés, que Mews Analytics calcule à partir des données de votre ou de vos établissements. 

• Montant par entreprise : cette section affiche le montant de vos acomptes de réservation, prépaiements ouverts et revenus reportés par entreprise. Vous bénéficiez ainsi d'une vue d'ensemble de la répartition de vos différents montants relatifs aux acomptes et du montant ouvert par entreprise. 
• Montant par entreprise et par jour : cette section affiche les acomptes de réservation, les prépaiements ouverts et les revenus reportés par type, calculés par jour. Vous bénéficiez ainsi d'un aperçu des tendances relatives aux montants des acomptes de vos clients (individus ou entreprises). Le rapport représente les tendances sous une forme linéaire, avec les montants de l'année précédente affichés par jour, ce qui vous permet de les comparer avec ceux de l'année en cours. Vous pouvez sélectionner l'intervalle de dates à visualiser à l'aide du filtre Période du graphique sélectionnée.
• Montant par type de compte  : cette section affiche les montants de vos acomptes, classés par type de montant, par exemple, les acomptes de réservation, les prépaiements ouverts ou les revenus reportés, et par type de compte.
• Montant par compte : cette section affiche tous vos comptes avec des montants ouverts, classés par nom et type de compte. Chaque compte contient une URL qui vous permet d'accéder à l'onglet Facturation du compte correspondant.

Utiliser la Balance des acomptes 

Vous pouvez utiliser la Balance des acomptes pour obtenir des informations sur tous les acomptes, prépaiements ouverts et revenus reportés dans votre ou vos établissements. Pour découvrir comment affiner vos données à l'aide de Mews Analytics et les différentes façons de les filtrer, consultez ce guide.

Vous pouvez appliquer des filtres pour affiner les données de la Balance des acomptes. Cela est très utile, notamment pour personnaliser vos rapports et afficher des données spécifiques, analyser les tendances, identifier les anomalies rapidement et bien plus encore.

Filtres

• Statut du compte (aujourd'hui) : pour filtrer les données en fonction du statut du compte du client. Voici les options disponibles :
  • Réservation future : le client a une réservation prévue à une date future.
  • Non-présentation : le client n'a pas effectué son check-in pour une réservation passée ou qui a déjà commencé.
  • À résoudre : le client a une réservation dans le passé ou aucune réservation, mais a toujours un montant ouvert.
• Devise : la devise de votre choix. Modifier la devise recalcule tous les indicateurs, en fonction des taux de change actuels.
• Chaîne : pour choisir une ou plusieurs chaînes.
• Type d’entreprise : pour filtrer les données en fonction d'une ou plusieurs entreprises.
• Pays : pour filtrer les données en fonction d'un ou plusieurs pays. 

Exporter les données 

Vous pouvez exporter certains ensembles de données depuis les différentes sections de la Balance des acomptes vers Excel, en fonction des filtres sélectionnés. Pour en savoir plus, consultez ce guide. Vous pouvez également imprimer les données affichées sur le tableau de bord, par onglet, au format PDF en cliquant sur l'icône Imprimer dans le coin supérieur droit.