Les crédits vous permettent d'attribuer un montant fixe prépayé à la réservation d'un client qui peut être utilisé pour acheter des produits ou services spécifiques lors du séjour. Vous pouvez vendre des crédits en tant que produits autonomes ou les inclure dans des packages pour stimuler vos upsells, renforcer votre excellence opérationnelle et augmenter les revenus de vos espaces de vente. Cette FAQ répond aux questions fréquemment posées sur le fonctionnement des crédits, explique qui peut les utiliser et comment bien démarrer dans Mews Operations.

Ce guide répond aux questions les plus fréquemment posées suivantes :

• Qu'est-ce qu'un crédit ?
• À quelles fins puis-je utiliser les crédits ?
• Les clients peuvent-ils voir les réductions dont ils bénéficient grâce à leur crédit ?
• Quid des crédits non utilisés ?
• Quels sont les produits que les clients peuvent acheter avec leur crédit ?
• Est-il possible d'inclure un crédit dans un package ?
• Comment le système applique-t-il les crédits pendant un séjour ?
• À quel moment les crédits deviennent-ils actifs ?
• Qui peut créer des crédits ?
• À quoi les crédits s'appliquent-ils ?
• Comment le système comptabilise-t-il les crédits ?
• Les crédits sont-ils compatibles avec des intégrations tierces ?
• Est-il possible d'ajouter plusieurs crédits à une réservation ?
• Est-il possible de modifier ou de supprimer un crédit ?

Qu'est-ce qu'un crédit ?

Un crédit est un montant prédéfini que votre établissement peut inclure dans le package de la chambre d'un client. Les clients peuvent utiliser ce crédit pour acheter des produits ou services spécifiques lors de leur séjour. Les crédits sont liés aux réservations et expirent lors du check-out. Ils représentent une partie du prix total du package déjà réglé par le client. Tout crédit non utilisé n'a aucune valeur financière et ne peut ni être transféré ni remboursé.

 

Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle le crédit s'applique à une réservation. Un crédit peut être accordé :

• Une fois par séjour

• Une fois par nuit

• Une fois par client

• Une fois par client et par nuit

Par exemple, vous configurez un crédit de 20 unités monétaires par client et par nuit. Si deux clients séjournent pendant trois nuits, chaque client reçoit 20 unités monétaires pour chaque nuit du séjour.

Cette configuration prend en charge les séjours d'affaires et les accords de tarifs d'entreprise où le crédit dépend du nombre de clients ou de nuits.

 

Il est important de différencier les crédits des cartes-cadeaux et des vouchers. Une carte-cadeau est une carte sur laquelle est enregistré un crédit d'achat et que les clients ou des tiers achètent et échangent contre des biens ou services dans un établissement. Elles peuvent être achetées de manière indépendante et ne sont pas nécessairement liées à une réservation ou à un séjour. Les cartes-cadeaux sont considérées comme un passif jusqu'à leur expiration ou jusqu'à ce qu'elles soient échangées. Elles sont soumises aux réglementations en vigueur dans votre établissement qui régissent les dates d'expiration, la non-utilisation et les exigences en matière de reporting.

À quelles fins puis-je utiliser les crédits ?

Vous pouvez utiliser les crédits pour :

• Créer des packages avec des upsells et booster vos revenus.
• Proposer des initiatives aux entreprises dans le cadre des accords tarifaires en vigueur sans diminuer les recettes globales.
• Renforcer la satisfaction client grâce à des options axées sur la flexibilité et la personnalisation.
• Automatiser la facturation et réduire la charge de travail de l'équipe de réception.
• Améliorer les prévisions et les rapports relatifs aux espaces de vente qui génèrent des revenus.

Les clients peuvent-ils voir les réductions dont ils bénéficient grâce à leur crédit ?

Non. Les crédits individuels, et les réductions correspondantes, ne figurent pas sur la facture des clients. Le système les affiche uniquement dans les documents et rapports internes.

Quid des crédits non utilisés ?

Si les clients effectuent leur check-out sans avoir utilisé la totalité de leur crédit, le système crée un élément « Profit sur crédit non consommé » et ajoute automatiquement la somme correspondante en tant que revenus à la catégorie comptable que vous avez créée à cet effet. Le système y applique la TVA conformément à l'environnement juridique de votre établissement.

Par exemple, si un client dispose d'un crédit de 25 € et qu'il n'en consomme que 10 €, le système ajoute les 15 € restants en tant que revenus à la catégorie comptable pertinente.

Remarque : Le système procède ainsi uniquement une fois la facture clôturée et le check-out du client effectué.

Quels sont les produits que les clients peuvent acheter avec leur crédit ?

Les crédits s'appliquent aux produits dont les catégories comptables correspondent au champ d'application du crédit. Lorsque vous configurez le crédit, vous pouvez sélectionner les catégories applicables.

Par exemple, vous pouvez restreindre un crédit pour votre spa à la catégorie comptable « Bien-être » ou appliquer un crédit F&B aux boissons alcoolisées.

Est-il possible d'inclure un crédit dans un package ?

Oui. Pour des raisons de conformité, il est obligatoire de vendre des crédits comme un package. Vous pouvez utiliser des règles produit pour ajouter automatiquement des crédits aux réservations qui remplissent des conditions spécifiques, par exemple, une durée de séjour, une catégorie de chambre, un tarif d'entreprise spécifique, etc.

Comment le système applique-t-il les crédits pendant un séjour ?

Les crédits deviennent actifs une fois check-in effectué et s'appliquent uniquement pendant le séjour du client. Les achats effectués avec le crédit sont automatiquement réduits par le système s'ils appartiennent aux catégories comptables configurées.

Si vous configurez le crédit une fois par nuit, le système applique un montant de crédit distinct pour chaque nuit du séjour.

Si vous configurez le crédit une fois par client, le système applique le crédit séparément à chaque client de la réservation.

Si vous configurez le crédit une fois par client et par nuit, le système applique un montant de crédit distinct pour chaque client et pour chaque nuit du séjour.

Remarque : Le système n'applique le crédit qu'aux produits dont la date de consommation se situe dans la plage de dates de séjour et selon le type de crédit configuré.

À quel moment les crédits deviennent-ils actifs ?

Les crédits deviennent actifs dès que les clients ont effectué leur check-in. Le système applique ensuite automatiquement les réductions lorsque les clients achètent un produit éligible. Remarque : Un crédit qui n'est pas actif n'applique aucune réduction, et ce même si le produit est facturé. 

Qui peut créer des crédits ?

Tout utilisateur qui dispose de l'autorisation « Créer et gérer les produits » dans Mews Operations peut créer et configurer des crédits en tant que produit. Ces utilisateurs sont généralement des revenue managers, des directeurs généraux ou des membres de l'équipe Finances.

À quoi les crédits s'appliquent-ils ?

Vous pouvez appliquer des crédits à n'importe quel produit lié à une catégorie comptable, y compris aux :

• Éléments F&B
• Soins spa et aux services bien-être
• Locations de vélos ou excursions
• Initiatives pour stimuler les voyages d'affaires, par exemple, un crédit pour le petit-déjeuner ou le bar

Les crédits peuvent être configurés en fonction du séjour, de la nuit, du client ou du client. Cela vous permet d'aligner la valeur du crédit sur la durée du séjour ou le nombre de clients dans la réservation.

Comment le système présente-t-il les crédits dans la comptabilité ?

Les crédits sont entièrement pris en charge par les rapports et registres comptables de Mews. Le système horodate toutes les utilisations, non-utilisations et remises et ajoute les catégories comptables pertinentes. Les clients qui utilisent les registres et les outils de business intelligence peuvent se servir des données relatives aux crédits via des API pour leurs besoins en matière de rapport et d'analyse.

Les revenus liés à la non-utilisation sont affichés comme un élément distinct, avec ses propres paramètres fiscaux.

Les crédits sont-ils compatibles avec des intégrations tierces ?

Oui, mais il existe certaines restrictions. Mews prend en charge les crédits pour les frais provenant de Mews POS et d'intégrations qui utilisent Omniboost. D'autres systèmes de point de vente tiers sont susceptibles de ne pas prendre en charge les crédits s'ils n'ont pas mis à jour les points de terminaison de l'intégration. Vous pouvez accéder aux crédits via Mews API et consulter les données relatives aux crédits dans les éléments de commande et les entrées des registres comptables pour des rapports précis.

Nous vous recommandons de toujours vérifier la compatibilité de l'intégration avant de recommander cette fonctionnalité.

Est-il possible d'ajouter plusieurs crédits à une réservation ?

Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs crédits à une réservation et attribuer un montant et une catégorie comptable spécifiques à chacun d'entre eux. Le système utilise l'intégralité du crédit que vous avez ajouté en premier et applique ensuite le suivant. Si besoin, vous pouvez répartir le montant d'un achat entre plusieurs crédits.

Est-il possible de modifier ou de supprimer un crédit ?

Non, pas pour le moment. Une fois le crédit créé, vous ne pouvez ni le modifier ni le supprimer. Si vous avez besoin de modifier les détails d'un crédit, vous devez en créer un autre.