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NederlandsCe guide présente le fonctionnement des crédits dans Mews Operations.
Les crédits vous permettent d'attribuer un montant prépayé à la réservation d'un client, que celui-ci pourra dépenser pour certains produits ou services pendant son séjour. Sur Mews Operations, vous pouvez vendre des crédits en tant que produits autonomes ou les inclure dans des packages afin de générer des opportunités d'upsell, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'augmenter le revenu de vos espaces de vente. Les utilisateurs disposant d’autorisations de gestion des produits peuvent créer et configurer des crédits dans les paramètres de votre service. Les crédits sont activés automatiquement lors de l'exécution du check-in par un client. Veuillez noter que les crédits ne sont pas compatibles avec tous les systèmes de POS tiers, et que l'annulation d'un check-out effectué par un client n'entraîne pas la réactivation d'un crédit. Cette FAQ répond aux questions courantes sur le fonctionnement des crédits et sur la manière de se lancer.
Au sommaire de ce guide :
- Qu'est-ce qu'un crédit ?
- À quelles fins puis-je utiliser les crédits ?
- Les clients peuvent-ils voir les réductions dont ils bénéficient grâce à leur crédit ?
- Quid des crédits non utilisés ?
- Quels sont les produits que les clients peuvent acheter avec leur crédit ?
- Est-il possible d'inclure un crédit dans un package ?
- Comment le système applique-t-il les crédits pendant un séjour ?
- À quel moment les crédits deviennent-ils actifs ?
- Qui peut créer des crédits ?
- À quoi les crédits s'appliquent-ils ?
- Comment le système comptabilise-t-il les crédits ?
- Les crédits sont-ils compatibles avec des intégrations tierces ?
- Est-il possible d'ajouter plusieurs crédits à une réservation ?
- Est-il possible de modifier ou de supprimer un crédit ?
- Puis-je corriger une erreur sur un élément de facture bénéficiant d'une remise ?
- Que se passe-t-il si je modifie le nombre de clients après le check-in ?
- Le montant du crédit peut-elle varier d'une nuit à l'autre ?
- Puis-je annuler un check-in ou un check-out pour une réservation bénéficiant d'un crédit ?
Qu'est-ce qu'un crédit ?
Un crédit est un montant ou une quantité prédéfinie que votre établissement inclut dans le package de la chambre d'un client. Les clients peuvent utiliser ce crédit pour acheter des produits ou services spécifiques lors de leur séjour. Il est lié à une réservation et expire au moment du check-out. Ce crédit correspond à une partie du tarif total du package que le client a déjà payé. Tout crédit non utilisé n'a aucune valeur monétaire et ne peut être ni transféré ni remboursé.
Vous pouvez configurer la fréquence à laquelle le crédit s'applique à une réservation. Un crédit peut être accordé :
- Une fois
- Par nuit
- Par personne
- Par personne et par nuit
Par exemple, vous configurez un crédit de 20 € par personne et par nuit. Pour deux clients effectuant un séjour de trois nuits, la réservation bénéficie d'un crédit de 40 € par nuit.
Cette configuration prend en charge les séjours d'affaires et les accords de tarifs d'entreprise où le crédit dépend du nombre de clients ou de nuits.
Il est important de différencier les crédits des cartes-cadeaux et des vouchers. Une carte-cadeau est une carte sur laquelle est enregistré un crédit d'achat et que les clients ou des tiers achètent et échangent contre des biens ou services dans un établissement. Elles peuvent être achetées de manière indépendante et ne sont pas nécessairement liées à une réservation ou à un séjour. Les établissements considèrent les cartes-cadeaux comme des passifs jusqu'à ce que le client les utilise ou qu'elles expirent. Elles sont soumises aux réglementations en vigueur dans votre établissement qui régissent les dates d'expiration, la non-utilisation et les exigences en matière de reporting.
À quelles fins puis-je utiliser les crédits ?
Vous pouvez utiliser les crédits pour :
- Créer des packages avec des upsells et booster vos revenus.
- Proposer des initiatives aux entreprises dans le cadre des accords tarifaires en vigueur sans diminuer les recettes globales.
- Renforcer la satisfaction client grâce à des options axées sur la flexibilité et la personnalisation.
- Automatiser la facturation et réduire la charge de travail de l'équipe de réception.
- Améliorer les prévisions et les rapports relatifs aux espaces de vente qui génèrent des revenus.
Les clients peuvent-ils voir les réductions dont ils bénéficient grâce à leur crédit ?
Non. Les crédits individuels, et les réductions correspondantes, ne figurent pas sur la facture des clients. Le système les affiche uniquement dans les documents et rapports internes.
Quid des crédits non utilisés ?
Si les clients effectuent leur check-out sans avoir utilisé la totalité de leur crédit, le système crée un élément « Profit sur crédit non consommé » et ajoute automatiquement la somme correspondante en tant que revenus à la catégorie comptable que vous avez créée à cet effet. Mews y applique la TVA conformément à l'environnement juridique de votre établissement.
Par exemple, si un client dispose d'un crédit de 25 € et qu'il n'en consomme que 10 €, le système ajoute les 15 € restants en tant que revenus à la catégorie comptable pertinente.
Quels sont les produits que les clients peuvent acheter avec leur crédit ?
Les crédits s'appliquent aux produits dont les catégories comptables correspondent au champ d'application du crédit. Lorsque vous configurez le crédit, vous pouvez sélectionner les catégories applicables.
Par exemple, vous pouvez limiter un crédit spa à la catégorie « Bien-être » ou autoriser qu’un crédit repas s’applique également aux boissons alcoolisées.
Est-il possible d'inclure un crédit dans un package ?
Oui, la vente packagée des crédits est nécessaire pour assurer la conformité fiscale et de la comptabilité. Vous pouvez utiliser les règles relatives aux produits pour ajouter automatiquement des crédits aux réservations qui répondent à certaines conditions, telles que les tarifs d'entreprise, la durée du séjour ou la catégorie de chambre.
Comment le système applique-t-il les crédits pendant un séjour ?
Les avantages prennent effet lors du check-in et ne s'appliquent que pendant la durée du séjour du client. Les achats effectués avec le crédit sont automatiquement réduits par le système s'ils appartiennent aux catégories comptables configurées.
Si vous configurez le crédit par nuit, le système ajoute un crédit distinct pour chaque nuit du séjour.
Si vous configurez le crédit par personne, le système multiplie le montant du crédit par le nombre de clients figurant dans la réservation. Le système regroupe le crédit correspondant à la réservation et ne le distribue pas séparément entre chaque client.
Si vous configurez le crédit par personne et par nuit, le système multiplie le montant du crédit par le nombre de clients et effectue l'ajout d'un élément pour chaque nuit du séjour.
À quel moment les crédits deviennent-ils actifs ?
Les crédits sont activés une fois que le client a effectué son check-in et que l'heure de consommation est atteinte. Si un crédit est prévu à une date ultérieure au cours du séjour, celui-ci ne s'applique pas avant l'arrivée de cette date.
Qui peut créer des crédits ?
Toute personne disposant des autorisations nécessaires pour gérer les produits dans Mews Operations peut créer et configurer des crédits en tant que produits. Ces utilisateurs sont généralement des revenue managers, des directeurs généraux ou des membres de l'équipe Finances.
À quoi les crédits s'appliquent-ils ?
Vous pouvez appliquer des crédits à n'importe quel produit lié à une catégorie comptable, y compris aux :
- Éléments F&B
- Soins spa et aux services bien-être
- Locations de vélos ou excursions
- Initiatives pour stimuler les voyages d'affaires, par exemple, un crédit pour le petit-déjeuner ou le bar
Les crédits prennent en charge les configurations suivantes : Une fois, Par nuit, Par personne et Par personne et par nuit. Utilisez ces paramètres pour adapter le crédit à la durée du séjour ou au nombre de clients figurant dans la réservation.
Comment le système présente-t-il les crédits dans la comptabilité ?
Les crédits sont entièrement pris en charge par les rapports et registres comptables de Mews. Le système horodate toutes les utilisations, non-utilisations et remises et ajoute les catégories comptables pertinentes. Vous pouvez également accéder aux données relatives aux crédits via Mews API à des fins de reporting et d'analyse.
Les revenus liés à la non-utilisation sont affichés comme un élément distinct, avec ses propres paramètres fiscaux.
Les crédits sont-ils compatibles avec des intégrations tierces ?
Oui, mais il existe certaines restrictions. Mews prend en charge les crédits pour les frais provenant de Mews POS et d'intégrations qui utilisent Omniboost. D'autres systèmes de point de vente tiers sont susceptibles de ne pas prendre en charge les crédits s'ils n'ont pas mis à jour les points de terminaison de l'intégration. Vous pouvez accéder aux crédits via Mews API, et consulter les données relatives aux crédits dans les éléments de commande et les écritures des registres comptables afin d'établir des rapports précis.
Vérifiez toujours la compatibilité de l'intégration avant d'activer cette fonctionnalité.
Est-il possible d'ajouter plusieurs crédits à une réservation ?
Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs crédits à une réservation et attribuer un montant et une catégorie comptable spécifiques à chacun d'entre eux. Le système utilise l'intégralité du crédit que vous avez ajouté en premier et applique ensuite le suivant.
Est-il possible de modifier ou de supprimer un crédit ?
Oui, vous pouvez consulter le guide Comment modifier ou supprimer un crédit dans Mews Operations ?.
Puis-je corriger une erreur sur un élément de facture bénéficiant d'une remise ?
Non. Dès lors que Mews applique un crédit sur un débit, cet élément est définitif. Si vous commettez une erreur, par exemple si vous effectuez l'ajout d'un élément et débitez un montant erroné, vous devez effectuer le rapprochement manuellement. Il n'existe aucun moyen automatisé d'annuler ou d'ajouter à nouveau un élément en promotion.
Que se passe-t-il si je modifie le nombre de clients après le check-in ?
Mews ne recommande pas de modifier le nombre de clients sur une réservation bénéficiant d'un crédit actif. Si vous augmentez le nombre de clients, le système débite le produit lié au crédit correspondant aux clients supplémentaires, mais n'ajoute pas de crédit supplémentaire. Cela signifie que les clients se voient débiter un montant plus élevé sans bénéficier d'un crédit supplémentaire, et que vous devez corriger le solde manuellement. Si vous devez modifier le nombre de clients, supprimez d'abord le crédit, effectuez la modification, puis ajoutez à nouveau le crédit.
Le montant du crédit peut-elle varier d'une nuit à l'autre ?
Non. Le montant du crédit est fixe et ne peut pas varier d'un jour à l'autre. La grille tarifaire n'est pas disponible pour les produits liés au crédit.
Puis-je annuler un check-in ou un check-out pour une réservation bénéficiant d'un crédit ?
Mews ne recommande pas d'effectuer le check-out d'un client, puis d'effectuer son check-in à nouveau lorsque sa réservation dispose encore d'un crédit disponible.
Lorsqu'un client effectue son check-out, le crédit est désactivé et le système ajoute tout crédit non utilisé en tant que profit sur crédit non consommé. Si vous annulez ensuite le check-out, le crédit ne redevient pas actif et le système recrée le profit sur crédit non consommé au lieu de l'annuler. Le crédit cesse de s'appliquer et ne donne plus lieu à aucune remise sur les débits restants.
Mews déconseille d'annuler un check-out pour les réservations bénéficiant de crédits actifs. Si vous devez annuler un check-out, gérez manuellement le crédit et les éventuels éléments de profit sur crédit non consommé.
Pour en savoir plus sur la création et la gestion des crédits, veuillez consulter nos guides Créer un crédit dans Mews Operations et Comment modifier ou supprimer un crédit dans Mews Operations ?.