Vous générez et gérez les documents contractuels sur Mews Operations lorsque les clients réservent des longs séjours, effectuent des réservations pour des sociétés, établissent des adhésions ou d'autres actions qui requièrent des accords signés. Vous pouvez créer des contrats à l'aide de modèles DocuSign liés ou télécharger manuellement des documents. Vous vous assurez ainsi que tous les contrats de réservation sont suivis, signés et réservés directement sur Mews. Vous effectuez cette opération à partir de l'onglet Documents contractuels de la vue Gérer d' une réservation. 

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur : 

• Accès aux documents contractuels pour une réservation 
• Téléchargement de documents manuels 
• Générer un contrat à l'aide de modèles DocuSign 
• Ajout de destinataires et envoi pour signature 
• Gestion des documents et des statuts 
• Utilisation du Tableau de bord « Contrats »

 

Accès aux documents contractuels pour une réservation 

1. Sur Mews Operations, accédez à la réservation pour laquelle vous souhaitez créer un contrat. 
2. Allez dans le détail de la réservation. 
3. Cliquez sur Directrice/directrice. 
4. Allez dans l'onglet Contrats. 

Si vous avez une réservation de groupe, sélectionnez les réservations individuelles pour afficher les documents qui leur sont associés. 

 

Vous pouvez maintenant télécharger des fichiers ou générer un nouveau contrat. 

 

Téléchargement de documents manuels 

Vous téléchargez les documents manuellement lorsque vous devez joindre des fichiers existants tels que des pièces d'identité scannées, des formulaires de consentement ou des accords signés. 

Pour télécharger un document manuel : 

1. Cliquez sur Télécharger le fichier. 
2. Sélectionnez un fichier sur votre appareil. 
3. Saisissez un nom et choisissez un statut de signature :
   • En attente: Le document est en attente de signature. 
   • Signé: Le document est signé. 
   • Nulle: Aucune signature n'est exigée. 
4. Le cas échéant, fixez une date limite de signature ou une date d'expiration de .  
5. Ajoutez une note si nécessaire. 
6. Cliquez sur Sauvegarder. 

Note: Mews indique visuellement les documents expirés ou proches de la date limite de signature au moyen d'icônes d'état et d'avertissements. 

 

Vous pouvez désormais assurer le suivi des documents manuels directement dans la section des contrats de la réservation. 

 

Générer un contrat à l'aide de modèles DocuSign 

Vous générez un contrat lorsque vous devez envoyer un accord de long séjour ou de service via DocuSign. 

Pour générer un contrat : 

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Paramètres de l'établissement > Ventes > Contrats.  
2. Cliquez sur Générer un contrat.  
3. Dans la liste déroulante, sélectionnez un modèle dans votre bibliothèque de modèles liés.
4. Optionnel,

•  Ajoutez les pièces jointes de la bibliothèque des pièces jointes ,
• Ajouter des fichiers supplémentaires, c 'est-à-dire des fichiers que vous téléchargez dans le contrat, ou
• Fixez des dates d'expiration pour le contrat ou les paramètres.

5. Cliquez sur Suivant pour consulter les destinataires. 

 

Vous pouvez maintenant définir qui signe le contrat. 

 

Ajout de destinataires et envoi pour signature 

Note: Le système détermine les destinataires en fonction des fonctions configurées dans le modèle DocuSign. Si vous souhaitez ajouter d'autres destinataires, mettez à jour le modèle dans DocuSign. 

 

1. Saisissez le nom et l'adresse e-mail de chaque destinataire. 
2. Révisez et modifiez l'objet et le message du courrier électronique. 
3. Fixez une date limite pour la signature, par exemple une semaine à partir d'aujourd'hui. 
4. Cliquez sur Générer un contrat.  

 

Le système crée une enveloppe DocuSign contenant les documents sélectionnés et ouvre l'interface DocuSign. 

 

Dans DocuSign, vous pouvez : 

• Examinez la manière dont les données de Mews , par exemple l'adresse du client, sont fusionnées dans le modèle. 
• Effectuez des ajustements de dernière minute. 
• Cliquez sur Envoyer pour remettre l'enveloppe aux destinataires. 

 

Après l'envoi, Mews vous renvoie à la réservation, où les documents apparaissent dans l'écran Contrat, dans la liste des documents. 

Vous pouvez maintenant voir leur statut comme étant en attente jusqu'à ce que tous les destinataires les signent. 

 

Gestion des documents et des statuts 

Sur Mews Operations, vous pouvez : 

• Prévisualisez les contrats en cours ou signés. 
• Supprimez les contrats qui ne sont plus nécessaires. Note: La suppression des contrats supprime l'ensemble de l'enveloppe.  
• Contrôler l' état des signatures et des expirations. 

 

Note: Une fois que tous les destinataires ont signé dans DocuSign, le statut dans Mews est automatiquement mis à jour et devient Signé. 

 

Vous pouvez désormais suivre toutes les activités contractuelles directement à partir de chaque réservation. 

 

Utilisation du Tableau de bord « Contrats »

Le tableau de bord « Contrats » vous offre une vue centralisée de tous les documents contractuels — qu’ils aient été générés par DocuSign ou téléchargés manuellement — afin que vous puissiez suivre leur statut et prendre les mesures nécessaires concernant les contrats en attente ou arrivant à échéance sans quitter Mews.

 

Pour accéder au Tableau de bord :

1. Sur Mews Operations, accédez au menu principal > , puis à « Propriété » > , « Paramètres » > , « Ventes » > et enfin « Contrats ».
2.  Sélectionnez l'onglet « Tableau de bord ».

 

Statistiques récapitulatives

En haut du Tableau de bord, vous trouverez un ensemble d'indicateurs synthétiques portant sur votre portefeuille de documents pour la période sélectionnée :

• Nombre total de documents: le nombre total de documents contractuels enregistrés.
• À signer: documents en attente de signature.
• Remplis: documents entièrement signés et dûment remplis.
• En retard: documents dont la date limite de signature est dépassée et qui n'ont pas encore été signés.
• Expiration prochaine: documents dont la date d'expiration du contrat se situe dans les 7 jours suivants.
• Déjà arrivés à échéance: documents dont la date d'expiration du contrat est déjà dépassée.

 

Liste des documents

Sous le récapitulatif, une liste complète des documents montre chaque contrat avec son numéro de la réservation, sa date d'expiration, son statut de signature, sa date limite de signature, sa date de création et son type de document.

 

Filtres

Utilisez la barre de filtrage pour affiner la liste en fonction de la période, du nom du document, de la date d'expiration du contrat, du statut de signature, de la date limite de signature, de la date de création du contrat ou du type de document. Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour identifier les contrats qui nécessitent une attention particulière.