Je genereert en beheert contractdocumenten in Mews Operations wanneer gasten een long stay boeken, een bedrijf boeken, een lidmaatschap afsluiten of andere acties ondernemen waarvoor ondertekende overeenkomsten nodig zijn. Je kunt contracten aanmaken met behulp van gekoppelde DocuSign templates of documenten handmatig uploaden. Je doet dit om ervoor te zorgen dat alle contracten voor reserveringen worden bijgehouden, ondertekend en direct worden opgeslagen in Mews. Je voert deze actie uit op het tabblad Contracten in de beheerweergave van een reservering. 

 

In dit artikel leer je meer over: 

• Contracten voor een reservering openen 
• Handmatige documenten uploaden 
• Een contract genereren met DocuSign templates 
• Ontvangers toevoegen en verzenden voor ondertekening 
• Documenten en statussen beheren 
• Het dashboard ‘Contracten’ gebruiken

 

Contracten voor een reservering openen 

1. Navigeer op Mews Operationsnaar de reservering waarvoor je een contract wilt aanmaken. 
2. Go naar de details van de reservering. 
3. Klik op Manage. 
4. Go naar het tabblad Contracten. 

Als je een groepsreservering hebt, selecteer dan individuele reserveringen om de gerelateerde documenten te bekijken. 

 

Je kunt nu bestanden uploaden of een nieuw contract genereren. 

 

Handmatige documenten uploaden 

Je uploadt documenten handmatig als je bestaande bestanden moet bijvoegen, zoals identiteitsdocumenten, toestemmingsformulieren of ondertekende overeenkomsten. 

Om een handmatig document te uploaden: 

1. Klik op Bestand uploaden. 
2. Selecteer een bestand op je apparaat. 
3. Voer een naam in en kies een handtekeningstatus :
   • In behandeling: Het document wacht op ondertekening. 
   • Ondertekend: Het document is ondertekend. 
   • Nul: Een handtekening is niet vereist. 
4. Stel, indien van toepassing, een deadline voor handtekeningen of een vervaldatum in op . 
5. Voeg zo nodig een opmerking toe. 
6. Klik op Opslaan. 

Let op: Mews geeft documenten die verlopen zijn of bijna ondertekend zijn visueel aan met status icoontjes en waarschuwingen. 

 

Je kunt nu handmatige documenten rechtstreeks bijhouden in het gedeelte contracten van de reservering. 

 

Een contract genereren met DocuSign templates 

Je genereert een contract wanneer je een long stay of dienstenovereenkomst moet versturen via DocuSign. 

Een contract genereren: 

1. Ga in Mews Operationsnaar het hoofdmenu > Instellingen accommodatie > Verkoop > Contracten. 
2. Klik op Contract genereren.  in te stellen.
3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst een template uit je gekoppelde Template-bibliotheek.
4. Optioneel,

•  Voeg bijlagen toe uit de Bijlagenbibliotheek ,
• Extra bestanden toevoegen , dit zijn bestanden die je uploadt naar het contract, of
• Stel vervaldata in voor het contract of de bijlagen.

5. Klik op Volgende om ontvangers te bekijken. 

 

Je kunt nu bepalen wie het contract ondertekent. 

 

Ontvangers toevoegen en verzenden voor ondertekening 

Let op: Het systeem bepaalt ontvangers aan de hand van de functies die zijn geconfigureerd in de DocuSign template. Als je meer ontvangers wilt toevoegen, moet je de template in DocuSign bijwerken. 

 

1. Voer de naam en het e-mailadres van elke ontvanger in. 
2. Bekijk en pas het onderwerp en bericht van de e-mail aan. 
3. Stel een deadline in voor het zetten van je handtekening, bijvoorbeeld over een week. 
4. Klik op Contract genereren. 

 

Het systeem maakt een DocuSign-envelop aan met de geselecteerde documenten en opent de DocuSign-interface. 

 

In DocuSign kun je: 

• Bekijk hoe Mews data, bijvoorbeeld het adres van de gast, wordt samengevoegd in de template. 
• Maak aanpassingen op het laatste moment. 
• Klik op Verzenden om de envelop bij de ontvangers af te leveren. 

 

Na het verzenden leidt Mews je terug naar de reservering, waar de documenten verschijnen in het scherm Contracteren, in de documentenlijst. 

Je kunt nu zien dat ze de status Pending hebben totdat alle ontvangers ze hebben ondertekend. 

 

Documenten en statussen beheren 

In Mews Operationskun je: 

• Bekijk een voorbeeld van lopende of ondertekende contracten. 
• Verwijder contracten als je ze niet meer nodig hebt. Let op: Door contracten te verwijderen verwijder je de hele envelop. 
• Handtekening- en vervalstatussen controleren. 

 

Let op: Zodra alle ontvangers hebben ondertekend in DocuSign, wordt de status in Mews automatisch bijgewerkt naar Ondertekend. 

 

Je kunt nu alle contractactiviteiten rechtstreeks vanuit elke reservering volgen. 

 

Het dashboard ‘Contracten’ gebruiken

Het Contracten-dashboard geeft je een centraal overzicht van alle contractdocumenten — zowel die welke door DocuSign zijn gegenereerd als die welke handmatig zijn geüpload — zodat je de status ervan kunt volgen en actie kunt ondernemen bij lopende of aflopende overeenkomsten zonder Mews te verlaten.

 

Om het dashboard te openen:

1. Ga in Mews Operationsnaar het hoofdmenu: > Vastgoed > Instellingen > Verkoop > Contracten.
2.  Kies het tabblad dashboard.

 

Samenvattende statistieken

Bovenaan het dashboard vind je een overzicht van de belangrijkste statistieken over je documentportfolio voor de geselecteerde periode:

• Totaal aantal documenten: Het totale aantal contractdocumenten dat in het systeem is opgeslagen.
• Te ondertekenen: documenten die nog moeten worden ondertekend.
• Voltooid: Volledig ondertekende en ingevulde documenten.
• Achterstallig: Documenten waarvan de ondertekeningstermijn is verstreken zonder dat ze zijn ondertekend.
• Binnenkort verlopen: documenten waarvan de datum van het contract binnen de volgende 7 dagen afloopt.
• Reeds verlopen: documenten waarvan de datum van het contract al is verstreken.

 

Documentenlijst

Onder de samenvatting staat een volledige documentlijst waarin elk contract wordt weergegeven met het reserveringsnummer, de vervaldatum, de ondertekeningsstatus, de ondertekeningsdeadline, de aanmaakdatum en het documenttype.

 

Filters

Gebruik de filterbalk om de lijst te filteren op datumbereik, documentnaam, vervaldatum van het contract, ondertekeningsstatus, ondertekeningsdeadline, aanmaakdatum van het contract of documenttype. Je kunt filters combineren om de contracten te vinden die aandacht nodig hebben.