Een niet-ondertekende offerte goedkeuren in Mews Events

Als je in Mews Events een nieuwe offerte aanmaakt, kun je deze goedkeuren zonder dat je een handtekening nodig hebt. Dit is handig als je al een handtekening op papier hebt, reeds bevestigde evenementen importeert of het offerteproces wilt versnellen. Wanneer je de offerte goedkeurt, blokkeert het systeem de geselecteerde ruimte, genereert het automatisch de eerste factuur (indien van toepassing), en maakt het het draaiboek aan voor het personeel. Als de offerte accommodatiediensten betreft, werkt het systeem de status van het beschikbaarheidsblok bij naar Bevestigd.   Alleen managers en general managers kunnen offertes openen, aanmaken, wijzigen of goedkeuren.

 

Zo keur je een niet-ondertekende offerte goed in Mews Events:

1. Ga in Mews Events naar het hoofdmenu > Offertes.
2. Klik op + Offerte aanmaken.
3. Vul de gegevens in om een nieuwe offerte aan te maken. Let op: Je moet de nieuw aangemaakte offerte opslaan voordat je deze zonder handtekening kunt goedkeuren.
4. Klik in het nieuwe scherm op > Goedkeuren zonder handtekening.
5. Vul in het nieuwe scherm de volgende gegevens in:
   • Reden voor goedkeuring zonder handtekening: Klik om een reden te selecteren voor het goedkeuren van deze offerte, bijvoorbeeld bestaand contract, ondertekend op papier of anders.
   • Details: Voer alle relevante gegevens in. Dit verschijnt bij je interne opmerkingen.
   • Contract naar gast sturen: Vink dit vakje aan om een e-mailkopie van het contract naar de gast te sturen.
   • Factuur naar gast sturen: Vink dit vakje aan om een e-mailkopie van de factuur naar de gast te sturen. Let op: Het systeem genereert en verstuurt alleen een nieuwe factuur als de offerte vooruitbetalingen bevat.
6. Klik op Goedkeuren.

Hiermee wordt de offerte goedgekeurd. Mews wijzigt de status van de offerte automatisch in Goedgekeurd.

Let op: Als je een offerte terug verplaatst van Goedgekeurd naar In afwachting van ondertekening, moet de gast deze opnieuw ondertekenen en moet jij de offerte opnieuw goedkeuren. Hiermee wordt de e-mail opnieuw verzonden.