Een gast- of bedrijfsprofiel aan een uitgereikte factuur of gesloten rekening koppelen in Mews Operations

Let op: Mews rolt deze functie geleidelijk uit naar accommodaties.

Hotelpersoneel of administratief personeel dat verantwoordelijk is voor het beheer van financiële transacties van klanten en facturering met de toestemming Items rebaten en rekeningen en facturen opnieuw uitreiken kan een gast- of bedrijfsprofiel aan een uitgereikte factuur of gesloten rekening koppelen in Mews Operations om:

• rekeninggegevens te corrigeren of bij te werken.

• te zorgen voor accurate financiële documentatie en naleving van wettelijke en operationele normen.

Nadat een medewerker de factuur heeft uitgereikt of de rekening heeft gesloten, ga je naar het gast- of bedrijfsprofiel om een gast- of bedrijfsprofiel te koppelen.

Let op: De stappen in deze handleiding wijzigen alleen de gegevens op de rekening. Mews verplaatst de uitgereikte factuur of gesloten rekening niet naar een andere eigenaar en werkt de bijbehorende profielgegevens niet bij.

Om een gast- of bedrijfsprofiel aan een uitgereikte factuur of gesloten rekening te koppelen:

1. Zoek het gast- of bedrijfsprofiel met de uitgereikte factuur of gesloten rekening waar je een profiel aan wilt koppelen. Ga hiervoor naar Mews Operations:

• • Typ de naam van de gast of het bedrijf in de zoekbalk van Mews. 

2. Klik op het Dashboard en klik op de uitgereikte factuur of gesloten rekening die je wilt wijzigen.

3. Klik op Factuurgegevens aanpassen. Let op: Als je accommodatie de optie Wijzigen van gesloten rekeningen toestaan in de accountingconfiguratie deselecteert, geeft Mews de knop Factuurgegevens aanpassen niet weer.

4. Onder Een gast of bedrijf koppelen aan de rekeningkun je een gast of bedrijf zoeken.

5. Typ de gewenste naam in het zoekveld. Mews geeft een lijst met resultaten weer op basis van je invoer. Let op: Als Mews geen overeenkomst voor je zoekopdracht weergeeft, kun je een nieuw profiel toevoegen door Nieuwe gast of Nieuw bedrijf te selecteren.

6. Mews voegt de adresgegevens van de gast of het bedrijf toe aan de volgende velden:

• • Adresregel 1: De eerste adresregel van de gast of het bedrijf.

  • Adresregel 2: De tweede adresregel van de gast of het bedrijf, indien van toepassing.

  • Plaatsnaam: De plaatsnaam van het adres van de gast of het bedrijf.

  • Postcode: De postcode van het adres van de gast of het bedrijf.

• • Land: Het land van het adres van de gast of het bedrijf.

  • Staat/Provincie: De staat of provincie van het adres van de gast of het bedrijf.

Let op:

• • Als het bedrijf meerdere adressen heeft, geeft Mews alleen het hoofdadres weer.

  • Als je een bedrijf selecteert waarvoor geen adres is opgeslagen in het bedrijfsprofiel, geeft Mews een banner weer om je hierover te informeren:

• • • je kunt het adres nog steeds handmatig zoeken of invoeren.

    • Mews voegt het adres niet automatisch toe aan het bedrijfsprofiel.

7. Om een adres te zoeken, voer je bij Zoek adres door hier te typen een willekeurig deel van het adres in. Klik vervolgens op het gewenste adres om de adresvelden automatisch in te vullen.

8. Om het hele adres te verwijderen, klik je op Adres wissen.

9. Om de toevoeging van de gast- of bedrijfsgegevens te bevestigen, klik je op Opnieuw uitreiken met wijzigingen.

Zodra je de wijziging hebt bevestigd, doet het systeem het volgende:

• • de oorspronkelijk uitgereikte factuur of gesloten rekening wordt als een creditnota gecrediteerd.

• • • Mews gebruikt dezelfde accountingcategorieën voor de items op de rekening in zowel de creditnota als de nieuwe gesloten factuur.

    • Op de creditnota:

• • • • geeft Mews het oude, ongewijzigde adres weer.

      • registreert Mews de datums van de items als dezelfde datum waarop je de creditnota uitreikt.

• • het reikt een nieuwe gesloten factuur uit met de bijgewerkte factuurgegevens.

• • • Op de nieuwe gesloten factuur:

• • • • geeft Mews het nieuwe, gecorrigeerde adres weer.

      • registreert Mews de datums van de items als dezelfde datum waarop je de nieuwe factuur uitreikt.

• • het legt de wijzigingen vast in het actielogboek van de gast of het bedrijf.

Let op: Je kunt een uitgereikte factuur of gesloten rekening maar één keer opnieuw uitreiken. Als je het adres moet wijzigen nadat je het al eens hebt gewijzigd, moet je naar de laatst bijgewerkte rekening gaan om de wijziging door te voeren.

10. Je kunt de gekoppelde rekeningen bekijken in de voorvertoning van de rekening of op het tabblad Dashboard van het gast- of bedrijfsbeheerscherm.

11. Als je de gecorrigeerde factuur naar de gast of het bedrijf wilt e-mailen, open je de voorvertoning van de rekening en klik je op het pictogram voor Rekening per e-mail sturen. Let op: Je kunt de creditnota bij de gecorrigeerde factuur voegen. Gebruik het selectievakje om de gewenste documenten te selecteren in het veld Creditnota's bijvoegen.

12. Om de gecorrigeerde factuur af te drukken, open je de voorvertoning van de rekening en klik je op het symbool voor Afdrukken.

Hier vind je meer informatie over hoe je een uitgereikte factuur of gesloten rekening opnieuw kunt uitreiken om wijzigingen aan te brengen.