Envoyer automatiquement des factures lors du check-out dans Mews Operations

Dans Mews, vous pouvez envoyer automatiquement des factures au propriétaire correspondant une fois qu'elles ont été clôturées lors du check-out. Cette fonctionnalité est très utile pour réduire les tâches de facturation manuelles à effectuer, vous assurer que vos factures ont bien été envoyées aux clients ou aux sociétés pertinentes et améliorer l'efficacité du processus de facturation. Dans Mews Operations, vous l'utilisez lors du check-out.

Au sommaire de ce guide :

• Activer l'envoi automatique des factures
• Foire aux questions

Si cette option est activée, le système coche par défaut la case Envoyer les factures soldées par e-mail lors du check-out. Mews :

• clôture ensuite automatiquement les factures lors du check-out en fonction des paramètres de votre service, ou clôture celles que vous avez choisies de clôturer lors du processus de check-out.
• Envoie ces factures clôturées au propriétaire correspondant (si son adresse e-mail figure dans le système).

Le nombre de factures envoyées automatiquement par le système dépend de la façon dont vous avez configuré les paramètres liés à la facturation et au check-out.

Par exemple :

• Si une société a une facture et que Mews la clôture lors du check-out, le système l'envoie à l'adresse e-mail de facturation de la société.
• Si plusieurs factures sont clôturées lors du check-out, chaque facture est envoyée dans un e-mail séparé.

Activer l'envoi automatique des factures

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Paramètres > Établissement > Finances.
2. Cliquez sur Configuration comptable.
3. Accédez à l'onglet Gestion de la facturation.
4. Cliquez sur le bouton bascule Envoi automatique des factures clôturées après le check-out.

Foire aux questions

Comment savoir si une facture a bien été envoyée automatiquement par le système ?

• Vérifiez que l'étiquette Envoyé apparaît dans l'écran Factures clôturées.
• Consultez le journal d'actions ou la file d'attente des e-mails pour obtenir des informations détaillées.

Une facture n'a pas été envoyée automatiquement. Pourquoi ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer cela :

• Le système n'a pas automatiquement clôturé la facture lors du check-out. Par exemple, vous l'avez clôturée manuellement avant ou lors du check-out.
• Aucune adresse e-mail n'était associée au propriétaire de la facture lorsque la facture a été clôturée.
• Vous n'avez pas activé cette fonctionnalité dans votre établissement.
• Vous avez décoché l'option Envoyer les factures soldées par e-mail lors du check-out.
• Vous utilisez le bouton Procéder au check-out lorsque vous clôturez une facture. Mews n'envoie pas automatiquement par e-mail la facture que vous avez clôturée avant d'effectuer le check-out.

Que se passe-t-il si je n'active pas cette fonctionnalité ?

Le système conserve le comportement par défaut et n'active pas l'option Envoyer les factures soldées par e-mail lors du check-out. Si nécessaire, vous pouvez désactiver l'envoi automatique des factures pour une réservation spécifique lorsque vous effectuez manuellement le processus de check-out.

Que se passe-t-il si le client possède plusieurs factures ?

Mews envoie chaque facture clôturée dans un e-mail séparé. Le même destinataire peut donc recevoir plusieurs e-mails s'il possède plusieurs factures liées au même check-out.

Quel modèle d'e-mail le système utilise-t-il ?

Le système utilise le modèle d'e-mail Facture envoyée.

Dans quelle langue l'e-mail est-il envoyé ?

Le système envoie l'e-mail et le document PDF dans la langue préférée du client (celle indiquée sur son profil client). Si aucune langue n'est spécifiée, le système utilise la langue par défaut de votre établissement.

Combien de temps après le check-out le système envoie-t-il l'e-mail avec la facture ?

La première tentative d'envoi est effectuée 10 secondes après le check-out. En cas d'échec de l'envoi, le système effectue trois nouvelles tentatives à une minute d'intervalle.