So erstellst du deine eigenen automatisierten Workflows in Flexkeeping

Flexkeeping

Der Workflow Builder hilft deinem Hotelteam, automatische Workflows zu erstellen, die Zeit sparen und manuellen Aufwand reduzieren. Du kannst Regeln festlegen, sodass bestimmte Aufgaben – wie Housekeeping oder Gästeservices – automatisch ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, zum Beispiel eine Reservierungsänderung oder das Einchecken eines VIP-Gastes. 

In dieser Anleitung wird gezeigt, wie es funktioniert und wie du es benutzt. 

Die Grundlagen 

Früher mussten die Automatisierungsregeln für die Benutzer von unseren internen Teams eingerichtet werden. Das hat Zeit gebraucht und war nich't einfach, das zu ändern. 

Jetzt kannst du diese Regeln ganz einfach selbst mit einem visuellen Tool erstellen und verwalten – ganz ohne technische Vorkenntnisse.  

So navigierst du durch den Workflow Builder  

Der Builder besteht aus zwei Hauptteilen:

  1. Workflow-Liste

Hier kannst du: 

    • Alle Automatisierungsabläufe anzeigen, die dein Hotel nutzt
    • Workflows aktivieren oder deaktivieren
    • Einen Workflow ändern, kopieren oder löschen 

  1. Workflow-Generator 

Hier kannst du Automatisierungs-Workflows erstellen oder bearbeiten. Es ist visuell, wie ein Flussdiagramm. Du fügst Bausteine (sogenannte „Knoten“) für folgende Bereiche hinzu: 

    1. Was den Workflow auslöst (das nennt man einen Auslöser)

    2. Was erfüllt sein muss (sogenannte Bedingungen)

    3. Was sollte als Folge davon (sogenannte Folgen) 

 

So erstellst du einen Workflow 

Jeder Workflow besteht aus drei Teilen:

  1. Auslösung (Was löst es aus?)
    • Das ist die Veranstaltung, die die Automatisierung in Gang setzt.
    • Beispiel: „Eine Reservierung wird aktualisiert“ oder „Ein Gast checkt ein.“
  2. Bedingung (Was muss zutreffen?)
    • Das hilft dabei, den Kreis einzugrenzen, sodass es nur passiert, wenn bestimmte Details übereinstimmen.
    • Beispiel: „Der Gast hat ein Babybett angefordert UND es sind mehr als 3 Gäste im Zimmer.“
  3. Folge (Was passiert als Nächstes?)
    • Das ist die Aufgabe oder Aktion, die das System automatisch erstellen wird.
    • Beispiel: „Erstelle eine Aufgabe für Housekeeping, ein Babybett ins Zimmer zu bringen.“ 
       

Du musst alle drei Teile (Auslöser, Bedingung, Folge) hinzufügen, bevor du den Workflow speichern kannst. 

Pflichtfelder sind deutlich gekennzeichnet. Du kannst einen Workflow erst speichern, wenn alles korrekt ausgefüllt ist. 

Workflow bearbeiten

Wenn du auf einen Teil des Workflows klickst, erscheint ein Seitenbereich , in dem du Einstellungen festlegen kannst. 

Du kannst zum Beispiel: 

  • Wähle aus, für welche Art von Reservierung oder welchen Gast die Auslösung gilt
  • Lege Bedingungen wie Zimmertyp, Reinigungsstatus oder Anzahl der Gäste fest 
  • Entscheide, welches Team die Aufgabe erhalten soll, wann die Frist abläuft und wie der Auftrag lauten soll 

Workflows verwalten 

In der Hauptliste kannst du: 

  • Workflow bearbeiten, wenn du Änderungen vornehmen möchtest
  • Duplizieren einen Workflow – die neue Version erhält den Namen „Kopie von...“ und wird zunächst als „Inaktiv“ , damit er nicht versehentlich ausgeführt wird
  • Löschen einen Workflow, den du nicht mehr brauchst
  • Workflows jederzeit ein- oder ausschalten

 

So funktioniert es in der Praxis 

  • Wenn ein Workflow aktiv ist, wird er jedes Mal ausgeführt, wenn sein Auslöser und seine Bedingungen erfüllt sind.
  • Wenn sich etwas ändert (z. B. wenn ein Gast seinen Aufenthalt storniert), wird die zugehörige Aufgabe ebenfalls automatisch entfernt.
  • Du kannst mit dem Ausführungs-Dashboard sehen, wie oft jede Regel ausgeführt wurde und wie viele Aufgaben erstellt wurden. Klicke auf OK.

Welche Arten von Auslösern kann ich verwenden? 

Du kannst zwischen verschiedenen Arten von Startpunkten (Auslösern) wählen: 

  • Reservierungsabhängig (z. B. Anreisedatum, Buchungsquelle, VIP-Gast)
  • Aufgabenbasiert (z. B. neue Aufgabe des Housekeepings angelegt)
  • Bald erhältlich: Gästefeedback oder Antworten auf den Fragebogen 
     

Tipps vom Flexkeeping-Team 

  • Stell sicher, dass alle Teile deines Arbeitsablaufs ausgefüllt sind, bevor du speicherst.
  • Duplizierte Workflows sind standardmäßig deaktiviert. Überprüfe sie und aktiviere sie, wenn du bereit bist.
  • Nutze das Dashboard, um zu sehen, wie oft die einzelnen Workflows genutzt werden.
  • Du kannst Workflows testen, bevor du sie aktivierst, um sicherzustellen, dass sie so funktionieren, wie du es möchtest. 

So änderst du die Zugriffs-Einstellungen 

Der Workflow Builder ist nun für alle „Geschäftsleiter“-Benutzergruppen verfügbar. 

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