So erstellst du in Flexkeeping deine eigenen automatisierten Workflows

Flexkeeping

Der Workflow Builder hilft deinem Hotelteam, automatische Workflows zu erstellen, die Zeit sparen und manuellen Aufwand reduzieren. Du kannst Regeln festlegen, sodass bestimmte Aufgaben – wie Housekeeping oder Gästeservices – automatisch ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, zum Beispiel eine Reservierungsänderung oder das Einchecken eines VIP-Gastes. 

In dieser Anleitung wird gezeigt, wie es funktioniert und wie du es benutzt. 

Die Grundlagen 

Früher mussten die Automatisierungsregeln für die Benutzer von unseren internen Teams eingerichtet werden. Das hat Zeit gebraucht und es war nicht einfach, das zu ändern. 

Jetzt kannst du diese Regeln ganz einfach selbst mit einem visuellen Tool erstellen und verwalten – ganz ohne technische Vorkenntnisse.  

So navigierst du durch den Workflow Builder  

Der Builder besteht aus zwei Hauptteilen:

  1. Workflow-Liste

Hier kannst du: 

    • Alle Automatisierungs-Workflows anzeigen, die dein Hotel nutzt
    • Workflows aktivieren oder deaktivieren
    • Einen Workflow ändern, kopieren oder löschen 

  

  1. Workflow Builder 

Hier kannst du Automatisierungs-Workflows erstellen oder bearbeiten. Er ist visuell, wie ein Flussdiagramm. Du fügst Bausteine (sogenannte „Knoten“) für Folgendes hinzu: 

    1. Was den Workflow auslöst (das nennt man einen Auslöser)

    2. Welche Details erfüllt sein müssen (sogenannte Bedingungen)

    3. Was als Folge davon geschehen sollte (sogenannte Folgen) 

 

So erstellst du einen Workflow 

Jeder Workflow besteht aus drei Teilen:

  1. Auslöser (Was löst es aus?)
    • Das ist das Ereignis, die die Automatisierung in Gang setzt.
    • Beispiel: „Eine Reservierung wird aktualisiert“ oder „Ein Gast checkt ein.“
  2. Bedingung (Was muss zutreffen?)
    • Das hilft dabei, den Kreis einzugrenzen, sodass es nur passiert, wenn bestimmte Details übereinstimmen.
    • Beispiel: „Der Gast hat ein Babybett angefordert UND es sind mehr als 3 Gäste im Zimmer.“
  3. Folge (Was passiert als Nächstes?)
    • Das ist die Aufgabe oder Aktion, die das System automatisch erstellen wird.
    • Beispiel: „Erstelle eine Aufgabe für Housekeeping, ein Babybett ins Zimmer zu bringen.“ 
       

Du musst alle drei Teile (Auslöser, Bedingung, Folge) hinzufügen, bevor du den Workflow speichern kannst. 

Pflichtfelder sind deutlich gekennzeichnet. Du kannst einen Workflow erst speichern, wenn alles korrekt ausgefüllt ist. 

Workflow bearbeiten

Wenn du auf einen Teil des Workflows klickst, erscheint ein Seitenbereich, in dem du Details festlegen kannst. 

Du kannst zum Beispiel: 

  • Auswählen, für welche Art von Reservierung oder welchen Gast der Auslöser gilt
  • Bedingungen wie Zimmertyp, Reinigungsstatus oder Anzahl der Gäste festlegen 
  • Entscheiden, welches Team die Aufgabe erhalten soll, wann die Frist abläuft und wie der Auftrag lauten soll 

Workflows verwalten 

In der Hauptliste kannst du: 

  • Einen Workflow bearbeiten, wenn du Änderungen vornehmen möchtest
  • Einen Workflow duplizieren – die neue Version erhält den Namen „Kopie von...“ und wird zunächst als „Inaktiv“beginnen, damit er nicht versehentlich ausgeführt wird
  • Einen Workflow löschen, den du nicht mehr benötigst
  • Workflows  jederzeit ein- oder ausschalten

 

So funktioniert es in der Praxis 

  • Wenn ein Workflow aktiv ist, wird er jedes Mal ausgeführt, wenn sein Auslöser und seine Bedingungen erfüllt sind.
  • Wenn sich etwas ändert (z. B. wenn ein Gast seinen Aufenthalt storniert), wird die zugehörige Aufgabe ebenfalls automatisch entfernt.
  • Mit dem Ausführungs-Dashboard, das anzeigt, wie oft jede Regel ausgeführt wurde und wie viele Aufgaben erstellt wurden, kannst du feststellen, wie gut deine Workflows funktionieren. 
     

Welche Arten von Auslösern kann ich verwenden? 

Du kannst zwischen verschiedenen Arten von Startpunkten (Auslösern) wählen: 

  • Reservierungsbasiert (z. B. Check-in-Datum, Buchungsquelle, VIP-Gast)
  • Aufgabenbasiert (z. B. neue Aufgabe des Housekeepings angelegt)
  • Bald verfügbar: Gästefeedback oder Antworten auf den Fragebogen 
     

Tipps vom Flexkeeping-Team 

  • Stell sicher, dass alle Teile deines Workflows ausgefüllt sind, bevor du speicherst.
  • Duplizierte Workflows sind standardmäßig deaktiviert. Überprüfe sie und aktiviere sie, wenn du bereit bist.
  • Nutze das Dashboard, um zu sehen, wie oft die einzelnen Workflows genutzt werden.
  • Du kannst Workflows testen, bevor du sie aktivierst, um sicherzustellen, dass sie so funktionieren, wie du es möchtest. 

So änderst du die Zugriffs-Einstellungen 

Der Workflow Builder ist nun für alle „Geschäftsleiter“-Benutzergruppen verfügbar. 

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