Cómo crear tus propios flujos de trabajo automatizados en Flexkeeping

El Workflow Builder ayuda al equipo de tu hotel a crear flujos de trabajo automáticos que ahorran tiempo y reducen el trabajo manual. Puedes configurar reglas para que determinadas tareas, como las de limpieza o atención al huésped, se ejecuten automáticamente cuando se produzca un evento concreto, como una actualización de una reserva o el check-in de un huésped VIP.

En esta guía se explica cómo funciona y cómo utilizarlo.

Conceptos básicos 

Antes, nuestro equipo interno tenía que configurar las reglas de automatización para los usuarios. Esto llevaba tiempo y no era fácil modificarlas.

Ahora puedes crear y gestionar estas reglas tú mismo con una sencilla herramienta visual, sin necesidad de conocimientos técnicos. 

Cómo navegar por el Workflow Builder  

El Workflow Builder se divide en dos partes principales:

1. Lista de flujos de trabajo

Desde aquí puedes: 

• • Ver todos los flujos de trabajo automatizados que utiliza tu hotel.
  • Activar o desactivar flujos de trabajo.
  • Modificar, duplicar o eliminar un flujo de trabajo. 

2. Workflow Builder 

Aquí puedes crear o editar flujos de trabajo automatizados. Es una herramienta visual, similar a un diagrama de flujo. Añadirás bloques de creación (llamados "nodos") para: 

1. 1. Qué inicia el flujo de trabajo (lo que se conoce como activador)

   2. Qué especificaciones deben cumplirse (lo que se conoce como condiciones)

   3. Qué debe ocurrir como resultado (lo que se conoce como consecuencias) 

Cómo crear un flujo de trabajo 

Cada flujo de trabajo consta de tres partes:

1. Activador (lo que lo inicia)
   • Es el evento que pone en marcha la automatización.
   • Ejemplo: "Se actualiza una reserva" o "Un huésped hace el check-in".
2. Condición (lo que debe cumplirse)
   • Permite restringir la automatización para que solo se ejecute cuando se cumplan determinadas condiciones.
   • Ejemplo: "El huésped ha solicitado una cuna Y hay más de tres huéspedes en la habitación".
3. Consecuencia (lo que ocurre después)
   • Es la tarea o acción que el sistema creará automáticamente.
   • Ejemplo: "Crear una tarea para que el equipo de limpieza lleve una cuna a la habitación". 
      

Tienes que añadir las tres partes (Activador, Condición y Consecuencia) antes de poder guardar el flujo de trabajo.

Los campos obligatorios estarán claramente identificados. No podrás guardar un flujo de trabajo hasta que todos los campos obligatorios estén correctamente cumplimentados.

Editar un flujo de trabajo 

Al hacer clic en una parte del flujo de trabajo, se abrirá un panel lateral en el que podrás configurar los detalles.

Por ejemplo, puedes: 

• Elegir a qué tipo de reserva o huésped se aplica el activador.
• Configurar condiciones como el tipo de habitación, el estado de limpieza o el número de huéspedes. 
• Elegir qué equipo debe recibir la tarea, cuándo debe completarse y cuál será su descripción. 
  

Gestionar flujos de trabajo 

En la lista principal, puedes: 

• Editar un flujo de trabajo para realizar cambios.
• Duplicar un flujo de trabajo. La nueva versión se llamará "Copia de..." y comenzará como inactivo para que no se ejecute por error
• Eliminar un flujo de trabajo que ya no necesites.
• Activar o desactivar flujos de trabajo en cualquier momento 

Cómo funciona 

• Cuando un flujo de trabajo está activo, se ejecuta cada vez que se cumplen su activador y sus condiciones.
• Si algo cambia (por ejemplo, si un huésped cancela su estancia), la tarea relacionada también se eliminará automáticamente.
• Puedes comprobar el funcionamiento de tus flujos de trabajo desde el Panel de ejecución, que muestra cuántas veces se ha ejecutado cada regla y cuántas tareas se han creado. 
   

¿Qué tipos de activadores puedo usar? 

Puedes elegir entre distintos tipos de eventos que actúan como activadores: 

• Basados en reservas (por ejemplo, la fecha de check-in, el origen de la reserva o un huésped VIP)
• Basados en tareas (por ejemplo, cuando se crea una nueva tarea de limpieza)
• Próximamente: comentarios de los huéspedes o respuestas a cuestionarios 
   

Consejos del equipo de Flexkeeping 

• Asegúrate de completar todas las partes del flujo de trabajo antes de guardarlo.
• Los flujos de trabajo duplicados se crean desactivados. Revísalos y actívalos cuando quieras.
• Utiliza el panel para comprobar con qué frecuencia se utiliza cada flujo de trabajo.
• Puedes probar los flujos de trabajo antes de activarlos para asegurarte de que funcionan como esperas.

Cómo cambiar los ajustes de acceso 

Workflow Builder ya está disponible para todos los grupos de usuarios de Dirección general.