Cómo crear tus propios flujos de trabajo automatizados en Flexkeeping

Elgenerador de flujos de trabajo ayuda al equipo de tu hotel a crear flujos de trabajo automáticos que guardan tiempo y reducen el trabajo manual. Puedes configurar reglas para que ciertas tareas —como el departamento de limpieza o los servicios para los huéspedes— se realicen automáticamente cuando suceda algo concreto, como una actualización de la reserva o el check-in de un huésped VIP.

Esta guía mostrará cómo funciona y cómo usarla.

Lo básico 

Antes, nuestros equipos internos tenían que configurar las reglas de automatización para los usuarios. 'Eso llevó tiempo y no fue fácil cambiar.

Ahora puedes crear y gestionar estas reglas tú mismo con una herramienta visual muy sencilla, sin necesidad de tener conocimientos técnicos. 

Cómo navegar por el generador de flujos de trabajo  

El generador consta de dos partes principales:

1. Lista de flujos de trabajo

Aquí es donde puedes: 

• • Echa un vistazo a todos los flujos de trabajo de automatización que utiliza tu hotel
  • Activar o desactivar los flujos de trabajo
  • Modificar, copiar o eliminar un flujo de trabajo 

2. Generador de flujos de trabajo 

Aquí es donde puedescrear o editar los flujos de trabajo de automatización de. Es visual, como un diagrama de flujo. Vas a añadir bloques de construcción (que se llaman «nodos») para: 

1. 1. ¿Qué inicia el flujo de trabajo (lo que se conoce como activador)

   2. ¿Qué detalles deben cumplirse (lo que se conoce como condiciones)

   3. ¿Qué debería pasar como resultado (lo que se conoce como consecuencias) 

Cómo crear un flujo de trabajo 

Cada flujo de trabajo consta de tres partes:

1. Activador (lo que lo pone en marcha)
   • Este es el evento que pone en marcha la automatización.
   • Ejemplo: «Se actualiza una reserva» o «Un huésped realiza el check-in».
2. Condición (lo que tiene que cumplirse)
   • Esto ayuda a limitarlo para que solo ocurra cuando coincidan ciertos detalles.
   • Ejemplo: «El huésped ha pedido una cuna Y hay más de tres huéspedes en la habitación».
3. Consecuencia (Qué pasa en la siguiente etapa)
   • Esta es la tarea o acción que el sistema creará automáticamente.
   • Ejemplo: «Crear una tarea para el departamento de limpieza para que lleven una cuna a la habitación». 
      

Tienes que añadir las tres partes (Activador, Condición, Consecuencia) antes de poder guardar el flujo de trabajo.

Los campos obligatorios aparecerán claramente marcados. No puedes guardar un flujo de trabajo a menos que todo esté rellenado correctamente.

Flujo de trabajo de edición 

Cuando haces clic en una parte del flujo de trabajo, aparece un se abrirá un panel lateral en el que podrás configurar los ajustes.

Por ejemplo, puedes: 

• Elige a qué tipo de reserva o huésped se aplica el activador
• Establece condiciones como el tipo de habitación, el estado de limpieza o el número de huéspedes 
• Elige a qué equipo le toca la tarea, cuándo hay que entregarla y qué debe incluir 
  

Gestión de flujos de trabajo 

En la lista principal, puedes: 

• Editar un flujo de trabajo si quieres hacer cambios
• Duplicar un flujo de trabajo: la nueva versión se llamará «Copia de...» y comenzará como inactivo para que no se ejecute por error
• Eliminar un flujo de trabajo que ya no necesitas
• Activar o desactivar los flujos de trabajo activar o desactivar en cualquier momento 

Cómo funciona en la acción 

• Cuando un flujo de trabajo está activo, se ejecutará cada vez que se se cumplan los activadores y la condición se cumplan.
• Si hay algún cambio (como que un huésped cancele su estancia), la tarea relacionada también se eliminada automáticamente.
• Puedes comprobar cómo van tus flujos de trabajo con el dashboard de ejecución, que muestra cuántas veces se ha ejecutado cada regla y cuántas tareas se han creado. Haz clic en la pestaña Privacidad y seguridad.

¿Qué tipos de activadores puedo usar? 

Puedes elegir entre diferentes tipos de puntos de partida (activadores): 

• Basado en la reserva (p. ej., fecha de check-in, fuente de la reserva, huésped VIP)
• Basado en tareas (p. ej., se ha creado una nueva tarea del departamento de limpieza)
• Próximamente: Comentarios de los huéspedes o respuestas a los cuestionarios 
   

Consejos del equipo de Flexkeeping 

• Asegúrate de que todos los campos de tu flujo de trabajo estén rellenados antes de guardar.
• Los flujos de trabajo duplicados vienen desactivadosde por sí . Revísalas y actívalas cuando estés listo.
• Usa el dashboard para ver con qué frecuencia se utiliza cada flujo de trabajo.
• Puedes probar los flujos de trabajo antes de activarlos para asegurarte de que funcionan como quieres.

Cómo cambiar los ajustes de acceso 

El flujo de trabajo Builder ya está disponible para todos los grupos de usuarios de director general.