Het adres van de eigenaar van een rekening op een uitgereikte factuur of gesloten rekening in Mews Operations wijzigen

AccountingMews Operations

Let op: Mews rolt deze functie geleidelijk uit naar de accommodaties.

Hotelpersoneel of administratief personeel dat verantwoordelijk is voor het beheer van financiële transacties van gasten en facturering met de toestemming Items rebaten en rekeningen en facturen opnieuw uitreiken kunnen het adres van de eigenaar van een rekening op een uitgereikte factuur of gesloten rekening binnen Mews Operations bijwerken om:

  • factureringsgegevens te corrigeren of bij te werken.

  • te zorgen voor nauwkeurige financiële documentatie en compliance met wettelijke en operationele normen.

Nadat een medewerker de factuur heeft uitgegeven of de rekening heeft gesloten, ga je naar het profiel van de gast of het bedrijf om het factuuradres te wijzigen.

 

In dit artikel lees je het volgende over het wijzigen van het adres van de eigenaar van een rekening op uitgereikte facturen of gesloten rekeningen:

 

Werk de teller van je creditnota's bij

Voordat je een uitgegeven factuur of afgesloten rekening opnieuw uitreikt, raadt Mews aan om de teller van je creditnota's bij te werken zodat het systeem automatisch nummers kan toewijzen aan rekeningen of facturen.

Let op: Voor accommodaties in Italië en Spanje kun je hier meer informatie vinden over het aanmaken van tellers voor creditnota's.

 

Een teller aanmaken of bewerken:

  1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu Screenshot 2024-01-15 at 12.16.40.png  > Instellingen > Accommodatie > Financiën. 

  1. Klik op Tellers.

 


 

  1. In het tabblad Rekeningtellers,  

    • Om een nieuwe teller voor creditnota's toe te voegen, klik je op + Toevoegen.  

      1. In het zijvenster Creëer rekeningteller vul je de velden in. Let op: je kunt de standaardteller alleen gebruiken voor creditnota's.

      2. De teller voor creditnota's instellen:

        • Maak standaard en gebruik voor creditnota's: Zet de schuifknop op aan.  

        • Titel rekeningteller: Type om de titel van de teller van creditnota's te specificeren.

      1. Vul de resterende velden in. Je kunt hier meer lezen over het creëren en beheren van tellers.
      2. Klik Opslaan.

 

 

    • Om een bestaande teller aan te passen, klik je op voor de naam van de teller die je wilt aanpassen.

      1. Klik op Teller aanpassen.

      2. Bewerk de velden zoals vereist in het zijvenster Teller aanpassen. Let op: je kunt de standaardteller alleen gebruiken voor creditnota's.

      3. De teller voor creditnota's instellen:

        • Maak standaard en gebruik voor creditnota's: Zet de schuifknop op aan.

        • Titel rekeningteller: Typ om de titel van de teller voor creditnota's in te voeren.

      1. Vul de resterende velden in. Je kunt hier meer lezen over het creëren en beheren van tellers.
      2. Klik op Opslaan.

 

Permissions


Voordat je een uitgegeven factuur of afgesloten rekening opnieuw uitreikt, controleer je of je de bevoegdheid hebt om rekeningen te rebaten of opnieuw uit te geven.

Of je facturen opnieuw kunt uitreiken hangt af van je gebruikersbevoegdheden:

  • Als je bevoegdheden hebt om rekeningen te rebaten of opnieuw uit te reiken, maar niet de bevoegdheid hebt om facturen uit te reiken, kun je wel rekeningen maar geen facturen opnieuw uitreiken.
  • Als je de bevoegdheid hebt om rekeningen te rebaten of opnieuw uit te geven en de bevoegdheid hebt om facturen uit te reiken, kun je zowel rekeningen als facturen opnieuw uitreiken.

 

Om het gast- of bedrijfsprofiel te vinden met de uitgereikte factuur of gesloten rekening waarvan je het factuuradres wilt wijzigen:

- 

  1. Typ in Mews Operations de naam van de gast of het bedrijf in de zoekbalk van Mews en klik erop in de zoekresultaten.

  1. Klik op het Dashboard en klik op de uitgereikte factuur of gesloten rekening waarvan je het factureringsadres wilt wijzigen.

  1. Klik op Factuurgegevens aanpassen. Let op: Als je accommodatie de optie Wijzigen van gesloten rekeningen toestaan in de accountingconfiguratie selecteert, geeft Mews de knop Factuurgegevens aanpassen niet weer.

 

 

  1. Onder Eigenaarsgegevens kun je het adres wijzigen of een nieuw adres zoeken.

 


 

  1. Om een adres te zoeken, begin je in het veld Zoek een adres een willekeurig deel van het adres te typen. Klik vervolgens op het gewenste adres om de adresvelden automatisch in te vullen.

  2. Je kunt het adres wijzigen door de volgende velden bij te werken:

    • Adresregel 1: Voer de eerste adresregel van de gast of het bedrijf in.

    • Adresregel 2: Voer de tweede adresregel van de gast of het bedrijf in, indien van toepassing.

    • Plaatsnaam: Voer de plaatsnaam in van het adres van de gast of het bedrijf.

    • Postcode: Voer de postcode in van het adres van de gast of het bedrijf.

    • Land: Selecteer het land van het adres van de gast of het bedrijf in het keuzemenu.

    • Staat/Provincie: Selecteer de staat of provincie van het adres van de gast of het bedrijf in het keuzemenu.

  1. Om het hele adres te verwijderen, klik je op Adres wissen. Let op: Je kunt het adres alleen verwijderen als je juridische omgeving dit toestaat. Als dit niet het geval is, geeft Mews een foutmelding weer.

 

 

 

  1. Om de wijziging te bevestigen, klik je op Opnieuw uitreiken met wijzigingen.

 

Zodra je de wijziging hebt bevestigd, doet het systeem het volgende:

    • de oorspronkelijk uitgereikte factuur of gesloten rekening wordt als een creditnota gecrediteerd.

      • Mews gebruikt dezelfde accountingcategorieën voor de items op de rekening in zowel de creditnota als de nieuwe gesloten factuur.

      • Op de creditnota:

        • geeft Mews het oude, ongewijzigde adres weer.

        • registreert Mews de datums van de items als dezelfde datum waarop je de creditnota uitreikt.

    • het reikt een nieuwe gesloten factuur uit met de bijgewerkte factuurgegevens.

      • Op de nieuwe gesloten factuur:

      • geeft Mews het nieuwe, gecorrigeerde adres weer.

      • registreert Mews de datums van de items als dezelfde datum waarop je de nieuwe factuur uitreikt.

    • het legt de wijzigingen vast in het actielogboek van de gast of het bedrijf.

 

Let op:

  • Let op: je kunt een uitgereikte factuur of gesloten rekening maar één keer opnieuw uitreiken. Als je het adres moet wijzigen nadat je het al eens hebt gewijzigd, moet je naar de laatst bijgewerkte rekening gaan om de wijziging door te voeren. 

  • Als de verantwoordelijke persoon van de rekening verandert, moet de rekening opnieuw worden uitgereikt als openstaande rekening en opnieuw worden toegewezen.

 

  1. Je kunt de gekoppelde rekeningen bekijken in de voorvertoning van de rekening of op het Dashboard van het beheerscherm van de gast of het bedrijf.

  1. Als je de gecorrigeerde factuur naar de gast of het bedrijf wilt sturen per e-mail, open je de voorvertoning van de rekening en klik je op het icoontje Rekening per e-mail sturen. Let op: Je kunt de creditnota bij de gecorrigeerde factuur voegen. Gebruik het selectievakje om de gewenste documenten te selecteren in het veld Creditnota's bijvoegen. 

  1. Om de gecorrigeerde factuur af te drukken, open je de voorvertoning van de rekening en klik je op het icoontje Afdrukken.

Hier vind je meer informatie over het koppelen van een gast- of bedrijfsprofiel aan een uitgereikte factuur of gesloten rekening.

Was this article helpful?
00



Feedback