Een automatisering is een reeks onderling gekoppelde onderdelen die zelfstandig een taak uitvoert op Mews, zoals het controleren van het loyaliteitsniveau van een gast voordat er een upgrade wordt aangeboden. Iedereen die verantwoordelijk is voor de gastervaring of de dagelijkse werkzaamheden in een accommodatie, kan er in het scherm Automatiseringen van Mews Operations één aanmaken wanneer een handmatige taak vaak terugkeert. Je stelt de workflow op het scherm samen door een trigger te kiezen, acties toe te voegen en de regels in te stellen voor wanneer die worden uitgevoerd. Zodra je de automatisering activeert, werkt die vanzelf zonder dat je er nog iets voor hoeft te doen, zodat je team meer tijd heeft voor je gasten.

 

In dit artikel leer je meer over:

• Een automatisering aanmaken in Mews Operations
  • Stap 1: Kies hoe je wilt beginnen met het aanmaken van een automatisering
  • Stap 2: Voeg een trigger toe
  • Stap 3: Voeg acties toe en koppel ze
  • Stap 4: Voeg voorwaardelijke logica toe (optioneel)
  • Stap 5: Voeg beveiligingen toe
  • Stap 6: Voeg een afsluitende actie toe
  • Stap 7: Geef de automatisering een naam en activeer hem
  • Terminologieoverzicht

Een automatisering aanmaken in Mews Operations

Het scherm waar je een automatisering maakt, bestaat uit drie delen.

• Canvas: De belangrijkste werkruimte waar je automatiseringen staan. Componenten worden weergegeven als kaarten die met lijnen aan elkaar zijn verbonden. De workflow loopt van links naar rechts, met triggers aan de linkerkant en acties aan de rechterkant.
• Sjabloonpaneel: De componentbibliotheek aan de linkerkant van het scherm. Hier zijn de componenten in drie niveaus verdeeld:
  • Categorie: het hoogste niveau, zoals triggers voor accommodatie-gebeurtenissen, werkzaamheden of hulpmiddelen.
  • Koppeling: de subgroep, zoals Reserveringen, Kamers en beschikbaarheid, of Loyaliteitsprogramma’s.
  • Component: het afzonderlijke item, zoals ‘In aanmerking komende aankomsten ophalen’, ‘Toewijzing van de kamercategorie upgraden’ of ‘Loyaliteitsniveaus ophalen’.
• Configuratiepaneel: Het paneel aan de rechterkant van het scherm dat verschijnt als je op een component klikt. Hier worden alle instellingen voor dat component weergegeven en zijn de verplichte velden gemarkeerd.

Stap 1: Kies hoe je wilt beginnen met het aanmaken van een automatisering

In deze stap kun je kiezen hoe je wilt beginnen met het aanmaken van je automatisering.

1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu > Automatiseringen.
2. Begin met het aanmaken van je automatisering op een van de volgende manieren:
   • Vanuit een template: Klik op een template, zoals Gepersonaliseerde upsell-aanbiedingen, Welkomstcadeau voor VIP-gasten of Kamerupgrade voor loyaliteitsleden. Het canvas wordt geopend met de template-logica die al is geladen. Klik op Creëren en ga vervolgens door met stap 5 om deze te bekijken en aan te passen.
   • Vanaf het begin: Klik op Aangepaste automatisering > Creëren. Het canvas wordt geopend zonder componenten. Doorgaan met stap 2.
   • Met Copilot: beschrijf de automatisering die je wilt in het chatvenster naast het canvas. Copilot maakt deze op het canvas. Controleer alle componenten voordat je de automatisering activeert.

Stap 2: Voeg een trigger toe

Kies in deze stap het evenement of het schema waarmee je automatisering begint.

1. Klik linksboven op + Stap toevoegen.

2. Sleep in het sjabloonpaneel een trigger naar het canvas. Bijvoorbeeld: sleep Timers om de automatisering volgens een schema uit te voeren of Reservering ingecheckt om hem uit te voeren wanneer een gast incheckt.
3. Klik op de trigger om het configuratiescherm te openen.
4. Vul de verplichte velden in.

Stap 3: Voeg acties toe en koppel ze

Voeg in deze stap de acties toe die je automatisering uitvoert.

1. Sleep in het sjabloonpaneel een actie naar het canvas.
2. Trek een lijn van de outputpoort van de trigger naar de inputpoort van de actie.

3. Klik op de actie om het configuratiescherm te openen.
4. Vul de verplichte velden in.
5. Herhaal dit voor elke actie die je wilt toevoegen. De output van het ene component is gekoppeld aan de input van de volgende. De gastenlijst van In aanmerking komende aankomsten ophalen wordt bijvoorbeeld in de ‘Elke’-lus ingevoerd, die elke gast afzonderlijk doorgeeft aan het volgende onderdeel.

Let op: De stappen voor berichten hebben zowel een fout-output als een normale output. Als je fout niet koppelt, kan een mislukte bezorging nergens naartoe en wordt er geen zichtbaar resultaat gegenereerd. Koppel een tweede kanaal aan fout om een fallback te bouwen.

Stap 4: Voeg voorwaardelijke logica toe (optioneel)

In deze stap kun je je workflow opsplitsen, zodat verschillende uitkomsten verschillende paden volgen. Deze stap is optioneel.

1. Ga in het sjabloonpaneel naar de categorie Hulpprogramma’s en sleep Voorwaarde naar het canvas.
2. Sluit het component dat ervoor zit op de inputpoort van Voorwaarde aan.
3. Klik op Voorwaarde en configureer de regel in het configuratiescherm. Als de bezetting bijvoorbeeld onder de 80% ligt, gaat het proces door om de gast een upgrade te geven. Anders stopt het.
4. Koppel elke uitkomst aan de componenten die erop volgen.

Stap 5: Voeg beveiligingen toe

In deze stap kun je gasten die niet in aanmerking komen uitsluiten voordat de automatisering acties uitvoert waarbij data, zoals upgrades, cadeaus of taken, worden gewijzigd.

1. Zet componenten zoals Bezetting controleren en Loyaliteitsniveaus ophalen vroeg in je workflow, voordat acties de data kunnen wijzigen.
2. Klik op elk component en vul de vereiste velden in.
3. Bij elke stap die een gast kan zien, zoals een bericht, een cadeau of een upgrade, open je de ingeklapte afkoelgroep in het configuratiescherm en stel je de afkoelperiode in. De afkoelperiode zorgt ervoor dat de automatisering niet twee keer dezelfde actie uitvoert met dezelfde gast. De eenheid staat standaard op Dagen, maar je kunt de periode zelf instellen.

Let op: Onder Loyaliteitsniveaus ophalen staan alleen de niveaus van de accommodatie vermeld. Deze functie controleert niet of een gast aan de voorwaarden van een niveau voldoet. Als je loyaliteit als voorwaarde wilt gebruiken, voeg je een Voorwaarde-stap toe of gebruik je de filters voor loyaliteitsprogramma en -niveau in In aanmerking komende aankomsten ophalen.

Stap 6: Voeg een afsluitende actie toe

In deze stap kun je vastleggen wat de automatisering heeft gedaan; je medewerkers kunnen dit bekijken in Mews Operations.

1. Sluit elke tak van de workflow af met Opmerking toevoegen aan reservering of Opmerking toevoegen aan gastprofiel.
2. Klik op het component en vul de vereiste velden in.

Let op: Opmerkingen hebben geen invloed op het Uitvoeringslogboek. Het Uitvoeringslogboek registreert elke uitvoering, of de automatisering nu wel of geen opmerking schrijft.

Stap 7: Geef de automatisering een naam en activeer hem

In deze stap kun je je automatisering een naam geven en deze inschakelen.

1. Klik op de naam rechtsboven en klik op Hernoemen.

2. Typ een duidelijke naam waarin de use case, de doelgroep en de accommodatie zijn opgenomen. Bijvoorbeeld: kamerupgrade, Gold en Platinum, hoofdaccommodatie.
3. Klik op Activeren.

Zo maak je een automatisering die wordt uitgevoerd zodra de trigger plaatsvindt.

Let op: Als je een automatisering later wilt aanpassen, moet je deze eerst stoppen, je wijzigingen doorvoeren en hem vervolgens weer activeren. Als je een automatisering aanpast die op basis van een template is aangemaakt, heeft dat geen invloed op de oorspronkelijke template.

Terminologieoverzicht

Het Sjabloonpaneel gebruikt de terminologie van de accommodatie om componenten makkelijker te vinden. In de onderstaande tabel zie je hoe de termen van het Sjabloonpaneel mappen met de systeemtermen van Mews.

Sjabloonpaneel-term	Mews-systeemterm
Kamer	Ruimte of middel
Kamertype	Middelcategorie
Gast	Gast
Check-in	Start van reservering
Betaling	Orderitem
Extra gast	Medereiziger