So erstellst und versendest du eine Übersicht zur Rechnung in Mews Operations

Eine Rechnungsübersicht ist ein zusammengefasstes PDF-Dokument, das deinen Schuldnern an einem Ort einen klaren Überblick über alle ihre offenen Rechnungen verschafft. Finanz- und Debitorenteams in Objekten, in denen die Rechnungsverfolgung aktiviert ist, können Rechnungsaufstellungen direkt aus dem City Ledger unter Mews Operations erstellen und versenden. Wenn du Rechnungserinnerungen in großen Mengen versendest, kannst du wählen, ob du einzelne Rechnungs-PDFs, eine PDF-Übersicht oder beides beifügen möchtest. Das spart deinem Team Zeit bei der manuellen Zusammenstellung dieser Übersicht und hilft den Schuldnern, Zahlungen schneller zu bearbeiten.

 

Mews erstellt automatisch die PDF-Abrechnung auf Basis der von dir ausgewählten Rechnungen. Es umfasst:

• Informationen zur Unterkunft: Name, Logo, Adresse und Kontaktdaten.

• Angaben zum Schuldner: Name und Adresse.

• Bankverbindung: Die Bankverbindung deiner Unterkunft.

• Abrechnungsdatum: Das Datum, an dem du die Abrechnung verschickst.

• Gesamtbetrag der offenen Forderungen: Der Gesamtbetrag aller offenen Rechnungen aus den ausgewählten Rechnungen.

• Rechnungstabelle: Eine Liste aller ausgewählten Rechnungen, in der jeweils die Rechnungsnummer, das Profil, der Status, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum, die Fälligkeitsklasse, der ursprüngliche Betrag und der ausstehende Betrag gezeigt werden.

 

 

So erstellst und versendest du eine Übersicht zur Rechnung

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finance > Ledgers > City Ledger.

2. Suche nach dem Profil der Firma oder des Rechnungsinhabers mit mehreren unbezahlten Rechnungen.

3. Wähle die Rechnungen aus, die du in den Kontoauszug aufnehmen möchtest:

   • Markiere die einzelnen Kästchen neben den Rechnungen, die du einbeziehen möchtest, oder

   • Wenn du alle unbezahlten Rechnungen eines Profils einbeziehen möchtest, markiere das Kästchen neben dem Namen der Firma oder des Rechnungsinhabers, um alle auszuwählen.

4. Klicke auf Erinnerung senden.

5. Prüfe im Seitenfenster Erinnerung senden unter Verknüpfte Rechnungen die Rechnungsnummern. Fülle dann die folgenden Felder aus:

   • Klicke unter „E-Mail-Anhang“ auf eine der folgenden Optionen:

     • Abrechnungs-PDF: Als Anhang eine Rechnungsübersicht mit Rechnungsdatum, ausstehendem Gesamtsaldo und einer Übersicht über jede ausgewählte Rechnung.

   • Rechnungsformat: Klicke hier, um das Format auszuwählen, in dem du die Rechnung versenden möchtest.

   • Sprache auswählen: Klicke hier, um die Sprache auszuwählen, in der die E-Mail und die Rechnung versendet werden sollen.

   • Empfänger: Gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein, an den du die Übersicht zur Rechnung senden möchtest. Du kannst auch deine E-Mail-Adresse angeben, um die gesendete Übersicht der Rechnung einzusehen. Hinweis: Wenn die E-Mail-Adresse des Kunden bereits im Gästeprofil vorhanden ist, zeigt Mews sie automatisch an. Klicke auf das X, um es bei Bedarf zu entfernen.

6. Klicke auf Senden, um den Vorgang abzuschließen und die E-Mail zu senden. 

Hinweis: Die E-Mail verwendet deine vorhandene Vorlage für Rechnungserinnerungen in großen Mengen. Du kannst diese Vorlage jederzeit in deinen E-Mail-Einstellungen bearbeiten.

 

Dadurch wird unter Mews Operations eine Übersicht zur Rechnung erstellt und versendet. Du kannst gesendete Erinnerungen im City Ledger in der Spalte „Erinnerungen“ oder im Benutzerprofil unter „Gesendete Erinnerungen“ einsehen. Um gesendete Übersichten zu den Rechnungen einzusehen, füge dich im Dialogfeld „Erinnerung senden“ zur Liste der Empfänger hinzu oder gehe zur E-Mail-Warteschleife. Du kannst gesendete Übersichten zu Rechnungen in der E-Mail-Warteschleife nur einsehen, wenn du die Berechtigung „E-Mail-Anhang anzeigen“ hast.