Le passage de votre intégration de comptabilité aux données du registre comptable implique que vous remplacez la source de données, qui passe des éléments de commande opérationnels aux écritures du registre comptable dans Mews Operations. En tant que directeur général/directrice générale ou membre de l'Équipe Finances, vous procédez ainsi afin de garantir l'exactitude des rapports financiers et de faciliter le rapprochement des comptes. Vous vous préparez à ce changement avant la date de basculement prévue et vous le mettez en œuvre au cours de la période de transition dans vos processus de comptabilité.

 

Pourquoi ce changement a-t-il lieu ?

Mews il a refondu son registre comptable en se conformant aux principes comptables GAAP/IFRS, notamment la comptabilité en partie double, le rapprochement automatique des soldes et l'immuabilité des données. Cela signifie que ce que vous voyez désormais dans vos registres comptables sur Mews reflète fidèlement la réalité de la comptabilité.

 

Dans ce cadre, Mews supprime progressivement les anciens rapports basés sur les lignes de commande (données opérationnelles). En basculant votre intégration vers la nouvelle source de données des registres comptables, vous vous assurez que les informations transmises par le système à votre système de comptabilité correspondent exactement à ce que vous voyez dans les registres comptables de Mews. Cela vous offre une source unique et fiable d'informations et un rapprochement plus clair.

 

Si vous utilisez Omniboost, nous vous communiquons la date à laquelle votre intégration basculera automatiquement.

 

Cet article vous aide à vous préparer, à comprendre les principales différences et à harmoniser vos données après la migration.

 

Dans cet article, vous trouverez des informations sur :

• Prérequis

• Comprendre les 4 clés essentielles

• Comment fonctionne la commutation lorsque vous utilisez Omniboost

• Checklist pour le rapprochement après le changement de système

 

Prérequis

Préparez les paramètres de vos établissements et le reporting afin de réduire les incohérences. Ce commutateur d'intégration s'applique aux établissements utilisant des flux comptables selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

1. Modifiez vos paramètres

2. Exécutez les deux ensembles de reporting en parallèle

3. Mettez à jour votre intégration si vous utilisez Omniboost

Modifiez vos paramètres

La modification de vos paramètres réduit les corrections apportées aux données opérationnelles antérieures, ce qui peut entraîner des incohérences entre les anciens et les nouveaux rapports.

• Définissez votre jour ouvrable en fonction des opérations de votre établissement

• Réduisez au minimum la fenêtre de modification de l’historique comptable et la fenêtre de modification de l’historique opérationnel, afin de faciliter les activités quotidiennes

Pour en savoir plus, consultez notre guide d'aide « Comment configurer votre jour ouvrable » à l'adresse Mews Operations afin d'inclure les frais de retard dans les rapports et les registres comptables. Ces instructions s'appliquent à la fois aux paramètres relatifs aux jours ouvrables et à la fenêtre de modification de l'historique mentionnés ci-dessus.

Exécutez les deux ensembles de reporting en parallèle

L'exécution parallèle des deux jeux de rapports vous permet de vous familiariser avec les différences entre l'ancien et le nouveau système de reporting, ce qui facilite le rapprochement des éventuelles incohérences après la transition.

• Exécutez le rapport d’activité des balances « Balance de vérification et registre comptable ».

• Exécutez le rapport « Balance des tiers »

• Comparez les totaux sur plusieurs jours afin de repérer les différences

Pour en savoir plus, consultez notre guide d'aide intitulé « Comment faire correspondre les rapports de comptabilité avec les rapports de registre comptable » à l'adresse Mews Operations.

Note : Cette étape vous aide à identifier et à résoudre les incohérences avant la migration.

Si vous utilisez Omniboost

Omniboost vous contactera directement avant la date de votre migration pour vous fournir les instructions nécessaires à l'accès ou à la création de votre profil sur la plateforme Base. Votre profil Base vous permet de consulter et de mettre à jour vos codes de mappage pour les registres comptables, de consulter vos journaux d'intégration et de relancer le traitement des données de manière autonome.

Si vous disposez déjà d'un profil sur la plateforme Base

Connectez-vous à l'adresse app.omniboost.io/login, accédez aux « Paramètres d'intégration » et mettez à jour les codes des comptes comptables des nouveaux registres comptables avant la date de migration.

Si vous ne disposez pas encore d'un profil Base

Vous recevez une invitation d'Omniboost vous invitant à créer votre compte avant la migration. Veuillez suivre les instructions figurant dans cet e-mail pour créer votre profil et configurer le mappage de votre registre comptable.

Si vous ne recevez pas d'invitation, veuillez contacter [email protected] en respectant le format suivant :

• Objet: Accès à la base de données requis pour la migration du registre comptable de Mews
• Veuillez inclure:
  • Nom du bien
  • Nom d’utilisateur
  • Adresse e-mail de l'utilisateur

 

Comprendre les 4 clés essentielles

Les enregistrements comptables respectent les principes de la comptabilité ; ils se comportent donc différemment des éléments de commande. La plupart de ces différences proviennent de modifications apportées aux données dans la fenêtre de modification de l'historique, mais après la fin du jour ouvrable. Vous pouvez réduire ces écarts en ajustant vos paramètres comme indiqué ci-dessus et en limitant les modifications de dernière minute dans vos opérations quotidiennes.

1. Check-in tardif après la fin du jour ouvrable

• Les éléments commandés sont ajoutés au revenu à la date de check-in prévue

• Les écritures comptables ajoutent le revenu au moment où le client effectue le check-in à l'hôtel

Par exemple, une réservation dont la date de check-in prévue est un certain jour génère un revenu ce jour-là dans les lignes de commande, mais elle est ajoutée plus tard dans le registre comptable si le client effectue le check-in plus tard.

 

2. Modifications apportées dans la fenêtre de modification de l'historique

• Les éléments de la commande n'affichent que la dernière valeur

• Les registres comptables conservent la valeur d'origine et y ajoutent une correction

Par exemple, si vous modifiez un prix, le registre comptable montre à la fois l'écriture d'origine et l'écriture corrigée.

3. Annulations dans la fenêtre de modification de l'historique

• Les éléments commandés sont déduits du revenu

• Les registres comptables conservent l'écriture d'origine et y ajoutent une contre-écriture

Par exemple, un séjour annulé n'apparaît pas dans les éléments de commande en tant que revenu, mais montre une écriture comptable et une contre-passation dans le registre comptable.

4. Produits associés à une réservation future

• Les éléments commandés sont ajoutés au revenu à la date de consommation

• Les registres comptables enregistrent le revenu au moment de l'effectuer le check-in de la réservation

Par exemple, un produit consommé aujourd’hui mais lié à un séjour futur est ajouté ultérieurement au registre comptable.

 

Comment fonctionne la commutation lorsque vous utilisez Omniboost

Pendant la transition, les deux sources de données se chevauchent temporairement en raison de la fenêtre de modification de l'historique.

1. Avant la date de changement

2. Au cours de la période couverte par la fenêtre de modification de l'historique

3. À la fin de la fenêtre de modification de l'historique

4. Une fois la transition terminée

Avant la date de changement

• Votre système comptable reçoit les données relatives aux lignes de commande comme d'habitude, avec une fenêtre de modification de l'historique comptable

Pendant la période couverte par la fenêtre de modification de l'historique, allant du jour du changement jusqu'à la fin de cette fenêtre

Note : Ne modifiez pas votre fenêtre de modification de l'historique ni la configuration des jours ouvrables pendant cette période. La modification de ces paramètres a une incidence sur le flux des données et peut entraîner des incohérences lors du rapprochement.

 

Votre système enregistre les registres comptables relatifs à cette période, mais ne les transmet pas encore à la comptabilité. Le système cumule ces entrées et les envoie une fois que la fenêtre de modification de l'historique est fermée, sous forme de mise à jour rétrospective.

 

Les données relatives aux éléments de commande antérieurs à la date de basculement continuent d'être transmises en raison du délai lié à la fenêtre de modification de l'historique.

 

Note: Ce fonctionnement garantit que toutes les données antérieures et postérieures à la fenêtre de modification de l'historique sont prises en compte et correctement rapportées une fois la période terminée.

À la fin de la fenêtre de modification de l'historique

• Vous recevez le dernier lot de données relatives aux éléments de la commande

• Vous recevez un rattrapage des écritures comptables pour la période comprise entre le jour du basculement et la période couverte par la fenêtre de modification de l'historique.

Note : C'est le moment crucial pour valider et rapprocher vos données.

Une fois la transition terminée

• Votre système de comptabilité ne reçoit que des écritures comptables pour les registres comptables

 

Checklist pour le rapprochement après le changement de système

Une fois la migration effectuée, vérifiez vos données afin de repérer les entrées de revenu en double. Un revenu en double peut se produire car le système enregistre le revenu avant le changement via les éléments de commande, puis à nouveau après le changement via les registres comptables. Cela se produit dans deux cas principaux :

• Enregistrement tardif après la fin de la journée

• Produit associé à une réservation future

Une fois la fenêtre de modification de l'historique fermée

Une fois la fenêtre de modification de l'historique fermée, lancez immédiatement une vérification ponctuelle :

1. Ouvrez le rapport d'activité des balances et filtrez par date de comptabilisation à partir de la date de changement.

2. Ajoutez la colonne « Date de consommation » au rapport, puis filtrez les dates de consommation antérieures à la date de changement.

3. Examinez les résultats. Ces écritures sont des écritures de registre comptable générées à la suite de modifications apportées à des transactions antérieures dans la fenêtre de modification de l'historique ; elles apparaissent comme des revenus en double.

4. Supprimez ces doublons de votre système de comptabilité. Il s'agit d'une action ponctuelle.

Vue par défaut du rapport d'activité des balances :

Note: par défaut, le rapport s'ouvre sur une date de comptabilité correspondant à la dernière date d'activité clôturée.

 

Ajout d'une colonne « Date de consommation » :

 

Sélection de la période de consommation antérieure à la date de changement :

Contrôles en cours après la migration

Pour les produits liés à des réservations futures, des entrées en double peuvent apparaître ultérieurement, lors de l'exécution du check-in de la réservation. Répétez le check-in pour effectuer la vérification au cours des périodes suivantes, par exemple le mois prochain, en utilisant le même filtre de date de consommation.

Note: Ce contrôle continu vous aide à identifier les revenus enregistrés à la fois avant et après le changement, afin que vous puissiez garantir l'exactitude de vos données de comptabilité.