Cómo reconciliar los informes de contabilidad con los informes de contabilidad en el libro mayor en Mews Operations

Durante la transición al nuevo sistema de informes de contabilidad, debes reconciliar tus informes de contabilidad con los informes de contabilidad del libro mayor en Mews Operations. Tus informes de contabilidad incluyen el informe de pedidos, el informe del libro de contabilidad y el diario de cargos y abonos. Si trabajas en finanzas o en operaciones, utilizas este proceso para generar confianza en los nuevos informes antes de completar la transición a la contabilidad basada en el libro mayor. Una vez que hayas completado la transición, ya no tendrás que comparar los dos tipos de informes.

En este artículo te explicaremos cómo:

• Requisitos previos
• Si tu propiedad no cobra depósito
• Si en tu establecimiento se cobran depósitos

Requisitos previos

Antes de reconciliar los informes, revisa los ajustes de tu propiedad en Mews Operations. Estos ajustes influyen en cómo aparecen las transacciones en los informes y pueden crear diferencias si no se ajustan a tus operaciones.

Tienes que comprobar lo siguiente:

• Tus ventanas de historial editables, tanto de operaciones como de contabilidad, que definen durante cuánto tiempo puedes actualizar las partidas de los pedidos y los datos de las reservas. Ambas ventanas solo afectan a los datos de tus informes de contabilidad. Los datos del informe del libro mayor son inmutables.
• Tu definición de «día laboral», que determina la fecha que el sistema asigna a cada transacción en contabilidad

Para comprobar estos ajustes:

1. En Mews Operations, ve a menú principal > Ajustes > Propiedad
2. Echa un vistazo al margen de edición de históricos de operaciones
3. En Mews Operations, ve al menú principal > Ajustes > Contabilidad
4. Echa un vistazo al margen de edición de históricos de contabilidad
5. Revisa tu definición de «día laboral»

Si tu propiedad no cobra depósito

Paso 1: Comparar los saldos al final del día

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Libro de contabilidad
2. Selecciona el cierre del día laboral que quieras reconciliar

   Por ejemplo, si tu día laboral va desde la medianoche hasta la medianoche y reconcilias el 31 de enero, selecciona el 1 de febrero a las 00:00.

3. Haz clic en el menú desplegable «Tipo de informe » para seleccionar «General»
4. Anota el total en la columna «Libro de contabilidad general »
5. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Balance de comprobación
6. Elige la fecha que quieras reconciliar

   Por ejemplo, si reconcilias el 31 de enero, selecciona el 31 de enero.

7. Toma nota del saldo final
8. Calcula la diferencia entre los dos saldos

Paso 2: Entender la diferencia

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Informe de actividad del libro mayor
2. En el campo «Fecha de inicio », introduce el día siguiente a la fecha en la que reconcilias

   Por ejemplo, si reconcilias el 31 de enero, introduce el 1 de febrero en el campo «Fecha de inicio».

3. En el campo «Duración del periodo », introduce la duración de tu margen de edición de históricos de contabilidad
4. Añade la columna «Fecha de consumo »

   Puedes obtener más información sobre cómo añadir columnas en nuestro artículo de ayuda «El informe de actividad del libro mayor» en Mews Operations.

5. Aplicar filtros:
   • La fecha de consumo es igual o anterior a la fecha en la que reconcilias
   • La fecha de contabilización es el día siguiente a la fecha en la que reconcilias, o cualquier fecha posterior a esa.

   Por ejemplo, para reconciliar el 31 de enero en un día laboral que va de medianoche a medianoche, introduce el 1 de febrero a las 00:00 en el campo «Fecha de inicio», introduce la duración de tu margen de edición de históricos de contabilidad en el campo «Duración del periodo» y haz clic en el menú desplegable «Fecha de consumo» para seleccionar «el 31 de enero o antes».

6. Revisa todas las transacciones resultantes

   Todas las transacciones que cumplan estos filtros representan diferencias entre tus informes de contabilidad y los informes del libro, como llegadas tardías o cambios que hagas dentro del margen de edición de históricos.

Si en tu establecimiento se cobran depósitos

Paso 1: Calcula el saldo total a partir de tus informes de contabilidad

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Libro de contabilidad
2. Selecciona el cierre del día laboral que quieras reconciliar

   Por ejemplo, si tu día laboral va desde la medianoche hasta la medianoche y reconcilias el 31 de enero, selecciona el 1 de febrero a las 00:00.

3. Haz clic en el menú desplegable «Tipo de informe» para seleccionar «General»
4. Anota el total en la columna «Libro de contabilidad general»
5. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Informe de pedidos
6. En el campo «Fecha de inicio», introduce la hora de cierre del día laboral

   Por ejemplo, si reconcilias el 31 de enero, introduce «1 de febrero a las 00:00» en el campo «Fecha de inicio».

7. En el campo «Fecha de finalización», introduce una fecha muy lejana en el futuro para incluir todas las reservas futuras
8. Busca la tabla «Transacciones»
9. Anota el importe neto total

   Este valor representa el saldo de tu depósito.

10. Suma ambos valores para calcular el saldo total

Paso 2: Comparar con el saldo del libro

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Balance de comprobación
2. Elige la fecha que quieras reconciliar

   Por ejemplo, si reconcilias el 31 de enero, selecciona el 31 de enero.

3. Toma nota del saldo final
4. Calcula la diferencia entre los totales

Paso 3: Entender la diferencia

1. En Mews Operations, ve al menú principal > Finanzas > Informe de actividad del libro mayor
2. En el campo «Fecha de inicio», introduce el día siguiente a la fecha en la que reconcilias

   Por ejemplo, si reconcilias el 31 de enero, introduce el 1 de febrero en el campo «Fecha de inicio».

3. En el campo «Duración del periodo», introduce la duración de tu margen de edición de históricos de contabilidad
4. Añade la columna «Fecha de consumo»

   Puedes obtener más información sobre cómo añadir columnas en nuestro artículo de ayuda «El informe de actividad del libro mayor» en Mews Operations.

5. Aplicar filtros:
   • La fecha de consumo es igual o anterior a la fecha en la que reconcilias
   • La fecha de contabilización es el día siguiente a la fecha en la que reconcilias o cualquier fecha posterior a esa

   Por ejemplo, para reconciliar el 31 de enero en un día laboral que va de medianoche a medianoche, introduce el 1 de febrero a las 00:00 en el campo «Fecha de inicio», introduce la duración de tu margen de edición de históricos de contabilidad en el campo «Duración del periodo» y haz clic en el menú desplegable «Fecha de consumo» para seleccionar «el 31 de enero o antes».

6. Revisa todas las transacciones resultantes

   Todas las transacciones que cumplan estos filtros representan diferencias entre tus informes de contabilidad y los informes del libro, como llegadas tardías o cambios que hagas dentro del margen de edición de históricos.

Puedes obtener más información sobre por qué aparecen diferencias entre tus informes contables y los informes del libro en nuestro artículo de ayuda Preguntas frecuentes sobre los informes contables y los informes del libro.