Créer une automatisation de facturation pour une OTA dans Mews Operations

Les automatisations de facturation pour les agences de voyages en ligne (OTA) déplacement automatiquement les éléments liés aux réservations vers la facture appropriée de l'entité responsable du paiement. Dans Mews Operations, vous créez une automatisation de facturation pour une OTA lorsque vous gérez des réservations effectuées via des OTA et que vous devez déplacer les frais associés vers la facture de société ou la facture du client.

Créer une automatisation de facturation pour une OTA

1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal > Opérations > Automatisations de facturation.
2. Cliquez sur le bouton + Créer une automatisation.
3. Complétez les champs suivants :
   • Nom : saisissez le nom de l'automatisation. Par exemple, Agence Travel Experts. Remarque : Utilisez des noms précis pour vous aider à facilement identifier la facture ou le motif de facturation. Évitez les noms génériques tels que « Règle 1 ».
   • Description : décrivez l'automatisation pour aider les autres utilisateurs à comprendre sa finalité. Par exemple, « Pour les réservations qui doivent être payées par carte de crédit virtuelle ».
4. Dans la section Timing, cochez l'option Continu. Remarque : Avec cette option, le système déplace systématiquement les éléments vers la facture, en fonction des conditions de l'automatisation.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez les services réservables que vous souhaitez router vers la facture de la société.
   • Nuits
   • Acomptes
   • Dépenses supplémentaires
   • Taxes de séjour
   • Produits
   ⒾRemarques :
   

   • Si votre tarif OTA inclut des produits tels que le petit-déjeuner, sélectionnez-les afin que l'automatisation les déplace vers la facture de société.
   • Les produits figurent généralement sur la facture des clients, car ces derniers achètent souvent des produits supplémentaires sur site.
   • Si l'OTA couvre la taxe de séjour, sélectionnez-la.
   • Si le client paie la taxe de séjour, ne la sélectionnez pas.
7. Facultatif : ignorez la section Services supplémentaires, sauf si vous avez besoin d'une configuration spécifique, par exemple, pour des contrats ou des événements.
8. Dans la section Conditions, sélectionnez :
   • Réservations prépayées dans une agence de voyages en ligne (OTA) : cette option permet au système d'identifier les réservations avec le statut Prépayé lorsqu'elles sont effectuées via une OTA.
   • Sociétés ou agences de voyages : sélectionnez les agences de voyages en ligne auxquelles l'automatisation doit s'appliquer. Par exemple, Booking.com, Expedia ou toute autre OTA pertinente.
9. Facultatif : sous Tarifs, sélectionnez des tarifs spécifiques si vous souhaitez que l'automatisation s'applique uniquement à des tarifs OTA donnés.
10. Cliquez sur Suivant.
11. Sous Facture cible, sélectionnez l'option Facture de société. Remarque : sélectionnez cette option si l'agence de voyages en ligne est responsable du paiement. Cela inclut les réservations payées par carte de crédit virtuelle ou virement bancaire, où le client n'effectue aucun paiement sur site.
12. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que le système regroupe les factures.
    • Créer une facture distincte pour chaque groupe de réservation : nous vous recommandons de sélectionner cette option si l'OTA envoie un seul paiement ou une seule carte de crédit virtuelle pour plusieurs réservations dans le même groupe de réservations. Ce faisant, tous les frais associés figurent sur une seule facture, ce qui simplifie le processus de rapprochement des paiements. Remarque : Cette configuration permet de traiter automatiquement les paiements et d'équilibrer et de clôturer automatiquement les factures lors du check-out.
    • Regrouper tous les éléments déplacés sur une facture : cette option est recommandée si l'OTA effectue un seul virement bancaire regroupant plusieurs paiements.
13. Cliquez sur Suivant.
14. Passez en revue les options sélectionnées et cliquez sur Sauvegarder.

Vous savez désormais comment créer une automatisation de facturation dans Mews Operations pour déplacer les frais liés aux réservations vers la facture appropriée en fonction de la méthode de paiement standard de l'OTA.