Mews FAQ zu Automatisierungen

Mews Operations

Mews Automations ist die native No-Code-Automatisierungs-Engine, die in das Mews PMS integriert ist. Damit kannst du Workflows erstellen, die automatisch im Hintergrund ablaufen: Sie werden durch tatsächliche Ereignisse oder einen Zeitplan ausgelöst und nutzen Live-Daten von Mews – ganz ohne Programmierung oder Tools von Drittanbietern. 

 

ⓘ
Hinweis: Dieses Feature befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist noch nicht für alle Unterkünfte verfügbar.

In diesem Artikel erfährst du mehr über:

 

Mews FAQ zu Automatisierungen

Allgemeine Fragen

Was ist Mews Automations?

Mews Automations ist eine No-Code-Automatisierungs-Engine, die nativ in Mews PMS integriert ist. Damit kannst du Workflows erstellen, die automatisch im Hintergrund ablaufen: Sie werden durch tatsächliche Ereignisse oder einen Zeitplan ausgelöst und nutzen Live-Daten von Mews – ganz ohne Programmierung oder Tools von Drittanbietern.

Muss ich Code schreiben, um Mews Automations zu nutzen?

Nein. Mews Automations funktioniert komplett ohne Programmierung. Du erstellst Abläufe, indem du Komponenten in einem visuellen Designer per Drag & Drop verschiebst und miteinander verbindest. Wenn du mit einer Vorlage beginnst, ist ein Großteil der Logik bereits enthalten, und du musst nur noch ein paar Werte konfigurieren.

Inwiefern unterscheidet sich Mews Automations von den Integrationen im Mews Marketplace?

Mews Marketplace-Integrationen verbinden Mews mit externen Tools. Mews Automations ist eine integrierte Funktion und läuft direkt in deinem PMS. Es bietet direkten Echtzeit-Zugriff auf deine Gastprofile, Reservierungen, Inventar und Treuedaten – ganz ohne externe Schnittstelle oder API-Einrichtung.

Kann Mews Automations Daten von außerhalb von Mews verwenden?

Ja, aber nicht über die Schritte in Mews. Die Mews-Komponenten lesen und ändern ausschließlich Mews-Daten: Gastprofile, Reservierungen, Treuestufen, Zimmerinventar und Unterkunftskonfiguration.

Daneben kann eine Automatisierung Schritte für andere Systeme nutzen: E-Mail- und Messaging-Anbieter, Slack und Microsoft Teams, Google Sheets und Excel, Kundenbeziehungsmanagement- und Marketing-Tools, KI-Modelle sowie einen generischen HTTP-Schritt für alles andere. Für jede dieser Optionen muss der Kunde das Konto erst einmal verknüpfen, und jede unterliegt den eigenen Beschränkungen des jeweiligen Anbieters.

Wenn ein Schritt, der zu einem anderen System gehört, fehlschlägt, handelt es sich dabei eher um ein Problem der Konfiguration in dieser Verbindung als um ein Problem mit den Daten von Mews. Im Aktionsprotokoll wird der fehlerhafte Schritt genannt, wodurch man die beiden unterscheiden kann.

Vorlagen und Erstellen von Automatisierungen

Was ist eine Vorlage?

Mews erstellt jede Vorlage als vorgefertigten, gesperrten Workflow, der einen typischen Anwendungsfall im Gastgewerbe abdeckt, wie zum Beispiel das automatische Upgrade für treue Gäste oder das Überreichen von Geschenken an anreisende Mitglieder. Du kannst eine Vorlage nicht direkt bearbeiten. Stattdessen erstellst du eine Kopie davon, die dann zu deiner eigenen aktiven Automatisierung wird. Deine Kopie ist eigenständig und hat keinen Einfluss auf die ursprüngliche Vorlage.

Was kann eine Automatisierung auslösen?

Die Auslösung einer Automatisierung erfolgt auf zwei Arten:

  • Geplante Auslösung: Die Automatisierung läuft nach einem zeitbasierten Zeitplan, zum Beispiel jeden Tag zu einer festgelegten Uhrzeit. Mews empfiehlt diesen Typ der Auslösung für die meisten auf Anreise basierenden Workflows.
  • Ereignisbasierte Auslösung: Die Automatisierung wird als Reaktion auf ein Ereignis in Mews ausgelöst. Es sind vier Ereignisse verfügbar:
    • Reservierung erstellt: ein Channel erstellt eine Reservierung
    • Reservierung eingecheckt
    • Produkte für die Reservierung hinzugefügt: Jemand fügt Produkte zu einer Reservierung hinzu
    • Gastprofil erstellt

Ein Ereignis muss genau dem Trigger entsprechen. „Reservierung erstellt“ wird bei der Erstellung ausgelöst, nicht bei einer späteren Änderung der Reservierung.

Die Reaktion auf Ereignisse erfolgt schnell, aber nicht sofort. Eine kurze Verzögerung zwischen dem Ereignis und dem Start der Automatisierung ist normal. Eine Automatisierung erkennt auch nur Ereignisse, die nach dem Einschalten stattfinden: Durch das Einschalten werden bereits vorhandene Reservierungen nicht nachbearbeitet.

Kann ich dieselbe Automatisierung für mehrere Unterkünfte ausführen?

Jede Automatisierung gilt nur für eine Unterkunft. Wenn du mehrere Unterkünfte verwaltest, braucht jede eine eigene, individuell konfigurierte Version der Automatisierung.

Kann ich eine vorhandene Automatisierung duplizieren, um eine Variante zu erstellen?

Ja. Sobald du eine Automatisierung konfiguriert hast, kannst du sie in der Hauptansicht „Automatisierungen“ klonen und den Klon an einen anderen Anwendungsfall, eine andere Unterkunft oder ein anderes Gästesegment anpassen.

Kann ich eine Automatisierung testen, bevor sie live geschaltet wird?

Ja. Du kannst eine Automatisierung testen, indem du sie in einer Demoumgebung einrichtest oder sie anhand einer Testreservierung ausführst.

Beispiele

Welche Automatisierungsvorlagen sind verfügbar?

Mews Automations enthält drei gebrauchsfertige Vorlagen.

  • Zimmer-Upgrade: findet täglich um 12:00 Uhr statt. Es überprüft die Belegung der Unterkunft, ermittelt berechtigte Anreisende, stuft die zugewiesene Zimmerkategorie höher ein, fügt der Reservierung einen Hinweis hinzu und schickt anschließend jedem Gast eine SMS. Es wird keine Aufgabe angelegt, daher werden die Änderungen nur im Hinweis zur Reservierung und im Nachrichtenverlauf des Gastes festgehalten; sonst erfährt niemand davon.
  • Annehmlichkeit als Geschenk: läuft täglich um 09:00 Uhr. Es ermittelt die entsprechenden Anreisen, ermittelt, welche Produkte zu den einzelnen Reservierungen passen, erstellt eine Aufgabe für die zuständige Abteilung und schickt dem Gast eine SMS. Das Produkt wird nicht zur Reservierung hinzugefügt; stattdessen wird eine Abteilung gebeten, es zu liefern. Wenn du die Buchung des Produkts automatisch durchführen möchtest, füge den Schritt „Produkt zur Reservierung hinzufügen“ zu deiner Kopie hinzu.
  • Individuelle Angebote für den Zusatzverkauf: laufen alle zwei Stunden. Es liest das lokale Datum und die Uhrzeit der Unterkunft aus, wählt eines von drei Zeitfenstern für die Bearbeitung aus, ruft die Reservierungen in diesem Zeitfenster ab, generiert für jede Reservierung ein KI-basiertes Angebot für den Zusatzverkauf und versendet es über „Nachricht senden“, wobei der Channel automatisch ausgewählt wird. Es ist die einzige Vorlage, bei der der Cooldown bereits voreingestellt ist.

Du konfigurierst die Zulassungskriterien, Schwellenwerte, Produkte und den Zeitplan in deiner eigenen Kopie einer beliebigen Vorlage.

Welche anderen Arten von Automatisierungen kann ich noch erstellen?

Über die Vorlagen hinaus kannst du Auslösungen, Filter und Aktionen kombinieren, um eigene Workflows zu erstellen. Gängige Beispiele sind:

  • Erstellung von Vorbereitungsaufgaben für die Anreise für das Housekeeping oder die Rezeption, basierend auf Gästeeigenschaften wie Treuestufe oder Reservierungs-Kennzeichen
  • Hinzufügen eines Hinweises zu einem Gastprofil oder einer Reservierung, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind
  • Senden einer Nachricht an einen Gast, wenn ein Channel dessen Reservierung erstellt, mithilfe der Funktion „Nachricht senden“, die automatisch den Channel auswählt
  • Überprüfung der Mitgliedschaft im Treueprogramm bei der Anreise und Zuweisung eines kostenlosen Produkts oder eines Aufgabenbereichs für das Personal entsprechend der Stufe des Gastes

Hinweis: Wann immer Messaging in einer Automatisierung erscheint, verbinde die fehlerhafte Ausgabe dieses Schritts. Wenn du sie nicht verbindest, kann ein Übermittlungsfehler nirgendwohin geleitet werden und hat keine sichtbaren Folgen.

Automatisierungen verwalten

Was ist der Unterschied zwischen einer Aktivierung und einer Ausführung?

Wenn du eine Automatisierung aktivierst, wird sie eingeschaltet und läuft entsprechend ihrer Auslösung – entweder eines Ereignisses oder eines Zeitplans. Eine Ausführung ist die Ausführung der Automatisierung. Eine geplante Automatisierung, die jeden Morgen um 09:00 Uhr ausgelöst wird, führt einmal pro Tag eine Ausführung durch.

Kann derselbe Gast mehrmals ein Upgrade oder ein Geschenk erhalten?

Nur, wenn du keinen Cooldown festgelegt hast. Der Cooldown ist eine Einstellung für jeden einzelnen Schritt, kein automatischer Schutz. Hier wird festgelegt, wie lange du warten musst, bevor du dasselbe Ziel erneut bearbeiten kannst, und was als dasselbe Ziel gilt, zum Beispiel der Gast oder die Reservierung.

Der Designer blendet die Cooldown-Felder standardmäßig aus. Er füllt die Einheit automatisch mit „Tage“ vor, lässt das Feld für den Zeitraum aber leer – und genau dieser Zeitraum ist entscheidend für die Aktivierung des Cooldowns. Die Vorlagen für Zimmer-Upgrades und Geschenkpakete werden so ausgeliefert, sodass eine Kopie erst dann geschützt ist, wenn du eine Nummer festlegst. Die Vorlage für personalisierte Angebote im Zusatzverkauf enthält bereits eine voreingestellte Wartezeit: ein bis zwei Tage, die pro Reservierung nachverfolgt werden.

Lege für jeden Schritt, den ein Gast sehen kann – sei es eine Nachricht, ein Geschenk oder ein Upgrade – einen Cooldown fest.

Hinweis: Wenn der Cooldown einen Schritt überspringt, verlassen die Daten den Schritt über die Cooldown-Ausgabe statt über „ausgegeben“. Das ist ein normales Ergebnis, kein Fehler.

Können zwei Automatisierungen gleichzeitig auf denselben Gast angewendet werden?

Ja. Automatisierungen laufen unabhängig voneinander ab und behindern sich nicht gegenseitig. Ein Gast kann am selben Tag sowohl ein Zimmer-Upgrade als auch ein Willkommensgeschenk erhalten, wobei jedes durch einen eigenen automatisierten Prozess abgewickelt wird und jeweils eigene Schritte durchläuft.

Das ist so vorgesehen, aber es ist auch das Erste, was man überprüfen sollte, wenn eine Unterkunft angibt, dass ein Gast zu viel erhalten hat. Der Cooldown gilt innerhalb eines einzelnen Schritts einer einzelnen Automatisierung. Es findet keine Koordination zwischen zwei getrennten Automatisierungen statt.

Wie viele aktive Automatisierungen kann ich maximal haben?

Die Anzahl der aktiven Automatisierungen ist unbegrenzt.

Es gibt auch keine tägliche Obergrenze dafür, wie viele Gäste eine Automatisierung bearbeiten kann. Wenn du wiederholte Aktionen für denselben Gast oder dieselbe Reservierung einschränken musst, verwende die Cooldown-Funktion für den betreffenden Schritt. Mews limitiert separat, wie schnell eine Automatisierung Mews aufrufen kann: Bei einer Automatisierung mit hohem Datenaufkommen stellt Mews die Anfragen vorübergehend in eine Warteschleife, anstatt sie abzulehnen. Dies ist ein Durchsatzschutz, den du nicht konfigurieren kannst, und keine Begrenzung der Anzahl der Gäste, die bearbeitet werden können.

Überwachung und Fehlerbehebung

Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?

Das Aktionsprotokoll zeichnet die Ausführung auf und zeigt an, wann sie stattgefunden hat, was bei jedem Schritt versucht wurde und wo sie abgebrochen ist.

Bevor du eine Ausführung als fehlgeschlagen wertest, überprüfe, ob sie vielleicht einfach einen anderen Weg genommen hat. Das sind normale Ergebnisse, keine Fehler:

  • Eine Zustands- oder Belegungsprüfung hat die Ausführung auf den anderen Zweig umgeleitet, da der von dir festgelegte Schwellenwert nicht erreicht wurde

  • Cooldown hat einen Schritt übersprungen und über den Cooldown-Ausgang dieses Schritts geleitet.

  • Ein Gast hat eine von dir konfigurierte Teilnahmebedingung nicht erfüllt

Ein echter Fehler ist ein Schritt, der nicht abgeschlossen werden konnte: ein Schritt, bei dem es zu einem Fehler mit den Daten oder einer Zeitüberschreitung bei Mews kommt, oder ein Schritt, bei dem ein anderes verbundenes System ausfällt. Im Aktionsprotokoll wird dieser Schritt benannt.

Wo bekomme ich Hilfe, wenn eine Automatisierung nicht wie erwartet funktioniert?

Öffne das Aktionsprotokoll für die Automatisierung. Es zeigt an, wann jede Ausführung gestartet wurde, was bei jedem Schritt versucht wurde, bei welchem Schritt eine Ausführung abgebrochen wurde und über welche Ausgabe die Daten ausgegeben wurden.

Hinweis: Eine Einschränkung, die du beachten solltest. In der Vorauswahl kommen nur die Gäste weiter, die sich qualifiziert haben. Es wird nicht aufgeführt, welche Gäste ausgeschlossen sind oder warum. Falls die Automatisierung einen Gast, den du erwartet hast, nicht berücksichtigt hat, vergleiche diesen Gast mit deinen Berechtigungseinstellungen, dem Datum der Anreise, dem Treueprogramm und der Stufe, der Anzahl der Aufenthalte, dem Umsatz, der Aktualität und der Rate, anstatt im Protokoll nach einem Ablehnungseintrag zu suchen.

Falls das Protokoll keine Erklärung liefert, wende dich bitte an den Support von Mews und gib dabei die Unterkunft, die Automatisierung, den Zeitpunkt, zu dem die Ausführung hätte stattfinden sollen, die betreffende Reservierung oder den betroffenen Gast sowie den Schritt an, bei dem der Vorgang abgebrochen ist.

Was Mews Automations nicht kann

Kann Mews Automations die menschliche Interaktion im System nachahmen?

Nein. Mews Automations führt Logik auf deine Daten an. Es navigiert nicht durch Bildschirme, klickt nicht auf Schaltflächen und führt keine Aktionen im Namen eines Benutzers aus. Es kann die Handlungen einer Person, die Mews Operations nutzt, nicht nachahmen.

Kann Mews Automations Entscheidungen treffen, die auf eigenem Urteilsvermögen beruhen?

Nein. Jede Entscheidung, die eine Automatisierung trifft, musst du als logische Regel formulieren. Automatisierte Systeme können den Kontext nicht interpretieren, Erlebnisse nicht nutzen und mit mehrdeutigen Situationen nicht so umgehen wie ein geschulter Mitarbeiter.

Kann Mews Automations auf vergangene Reservierungen oder abgeschlossene Aufenthalte angewendet werden?

Nein. Automatisierungen verarbeiten nur aktuelle und zukünftige Ereignisse. Sie können Maßnahmen nicht rückwirkend auf bereits abgeschlossene Aufenthalte oder alte Daten der Reservierungen anwenden.

Kann Mews Automations Freitextanfragen von Gästen lesen?

Nein. Automatisierungen wirken sich ausschließlich auf strukturierte Datenfelder und konfigurierte Regeln aus. Wenn ein Gast in einem Freitextfeld eine Anfrage eingibt, zum Beispiel einen Sonderwunsch oder einen Hinweis, wird das von der Automatisierung nicht erkannt.

Werden geplante Automatisierungen sofort ausgelöst, sobald eine Bedingung erfüllt ist?

Nein. Geplante Automatisierungen werden zu dem Zeitpunkt ausgeführt, der in der Konfiguration festgelegt wurde, nicht in dem Moment, in dem eine Bedingung erfüllt wird. Wenn sich beispielsweise der Treuestatus eines Gastes im Laufe des Tages ändert, reagiert eine geplante Automatisierung erst bei ihrer nächsten geplanten Ausführung darauf.

Wer kann Mews Automations nutzen und verwalten?

Wer kann Automatisierungen erstellen und verwalten?

Benutzer mit Administratorrechten verwalten Automatisierungen in Mews Operations. Der rollenbasierte Zugriff entspricht deinen bestehenden Benutzerberechtigungen in Mews.

Eine Automatisierung agiert mit der Automatisierungsidentität der Unterkunft und nicht mit der Identität der Person, die sie erstellt hat. Das bedeutet, dass eine Automatisierung Aktionen ausführen kann, die das Konto des Erstellers nicht direkt ausführen könnte, und dass niemand eine einzelne automatisierte Aktion auf einen bestimmten Benutzer zurückverfolgen kann.

Hinweis: Wenn du eine Audit- oder Regelkonformitätsanforderung hast, bei der Aktionen einem namentlich genannten Benutzer zugeordnet werden müssen, wende dich bitte vor der Nutzung von Automatisierungen für diesen Prozess an Mews.

 

 

Was this article helpful?
00



Feedback