Preguntas frecuentes sobre automatizaciones de Mews

Mews Operations

Mews Automations es el motor de automatización nativo sin código integrado en Mews PMS. Te permite crear flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente en segundo plano: se activan a raíz de eventos reales de los huéspedes o según una programación, y utilizan datos en tiempo real de Mews sin necesidad de programar ni de herramientas de terceros. 

 

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Nota: Esta característica está actualmente en fase beta y aún no está disponible para todas las propiedades.

En esta guía aprenderás:

 

Preguntas frecuentes sobre Mews Automations

Preguntas generales

¿Qué es Mews Automations?

Mews Automations es un motor de automatización nativo sin código integrado en Mews PMS. Te permite crear flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente en segundo plano: se activan a raíz de eventos reales de los huéspedes o según una programación, y utilizan datos en tiempo real de Mews sin necesidad de programar ni de herramientas de terceros.

¿Tengo que escribir código para usar Mews Automations?

No. Mews Automations no requiere escribir ni una sola línea de código. Los flujos se crean arrastrando y conectando componentes en un diseñador visual. Si empiezas con una plantilla, esta ya incluye gran parte de la lógica y solo tienes que configurar algunos valores.

¿En qué se diferencia Mews Automations de las integraciones de Mews Marketplace?

Las integraciones de Marketplace conectan Mews con herramientas externas. Las automatizaciones de Mews Automations son nativas y se ejecutan directamente dentro de tu PMS. Te permite acceder directamente y en tiempo real a los perfiles de cliente, las reservas, el inventario de habitaciones y los datos de fidelización, sin necesidad de un conector externo ni de configurar una API.

¿Puede Mews Automations utilizar datos que no provengan de Mews?

Sí, pero no siguiendo los pasos de Mews. Los componentes de Mews solo leen y modifican los datos de Mews: perfiles de clientes, reservas, niveles de fidelidad, inventario de habitaciones y configuración de la propiedad.

Además de eso, una automatización puede incluir pasos para otros sistemas: proveedores de correo electrónico y mensajería, Slack y Microsoft Teams, Google Sheets y Excel, herramientas de CRM y marketing, modelos de IA y un paso HTTP genérico para cualquier otra cosa. En cada uno de ellos, el cliente tiene que vincular primero esa cuenta, y cada uno está sujeto a los límites propios de ese proveedor.

Si falla un paso que pertenece a otro sistema, se trata de un problema de configuración en esa conexión y no de un problema de datos de Mews. El registro de acciones indica cuál es el paso en el que se ha producido el error, lo que permite distinguir entre ambos.

Plantillas y creación de automatizaciones

¿Qué es una plantilla?

Mews crea cada plantilla como un flujo de trabajo predefinido y bloqueado que cubre un caso práctico habitual en la hotelería, como mejorar automáticamente la categoría de los huéspedes fieles o dar un obsequio a los socios que acaban de llegar. No puedes editar una plantilla directamente. En su lugar, creas una copia que se convierte en tu propia automatización activa. Tu copia es independiente y no afecta a la plantilla original.

¿Qué puede ser el activador para que se ejecute una automatización?

Puedes utilizar dos activadores para activar una automatización:

  • Activador programado: la automatización se ejecuta según una programación horaria, por ejemplo, todos los días a una hora determinada. Mews recomienda este tipo de activador para la mayoría de los flujos de trabajo basados en las llegadas.
  • Activador basado en eventos: la automatización se activa en respuesta a un evento en Mews. Hay cuatro eventos disponibles:
    • Reserva creada: cualquier canal crea una reserva
    • Reserva registrada
    • Productos añadidos a la reserva: alguien añade productos a una reserva
    • Perfil de cliente creado

Un evento tiene que coincidir exactamente con el activador. El evento de reserva creada se dispara en el momento de la creación, no al realizar un cambio posterior en dicha reserva.

La entrega de los eventos es rápida, pero no instantánea. Es normal que haya un pequeño retraso entre el momento en que ocurre el evento y el inicio de la automatización. Además, una automatización solo detecta los eventos que se producen después de activarla. Activarla no hace que procese las reservas que ya existen.

¿Puedo aplicar la misma automatización a varias propiedades?

Cada automatización se aplica solo a una propiedad. Si gestionas varias propiedades, cada una necesita su propia copia configurada de la automatización.

¿Puedo duplicar una automatización ya existente para crear una variante?

Sí. Una vez que hayas configurado una automatización, puedes clonarla desde la vista principal de "Automatizaciones" y adaptar la copia a otro caso práctico, propiedad o segmento de huéspedes.

¿Puedo probar una automatización antes de la puesta en marcha?

Sí. Puedes probar una automatización configurándola en un entorno de pruebas o ejecutándola con una reserva de prueba.

Ejemplos

¿Qué plantillas de automatización hay disponibles?

Mews Automations incluye tres plantillas listas para usar.

  • Mejorar categoría de la habitación: se hace todos los días a las 12:00. Comprueba la ocupación de la propiedad, identifica a los huéspedes que cumplen los requisitos, mejora la categoría de la habitación asignada, añade una nota a la reserva y, a continuación, envía un SMS a cada huésped. No crea ninguna tarea, así que solo la nota de reserva y el mensaje del huésped registran el cambio; nadie más se entera.
  • Regalo de bienvenida: todos los días a las 09:00. Detecta las llegadas que cumplen los requisitos, determina qué productos son compatibles con cada reserva, crea una tarea para el departamento responsable y le envía un SMS al huésped. No añade el producto a la reserva; le pide a un departamento que lo entregue. Si quieres realizar la contabilización del producto automáticamente, añade el paso Añadir producto a la reserva a tu copia.
  • Ofertas personalizadas de venta adicional: se muestran cada dos horas. Lee la fecha y la hora locales de la propiedad, elige en cuál de las tres franjas horarias trabajar, recupera las reservas de esa franja, genera una oferta de venta adicional generada por IA para cada una y la envía con Enviar mensaje, que elige automáticamente el canal. Es la única plantilla que viene con un tiempo de espera ya configurado.

Configuras los criterios de elegibilidad, los umbrales, los productos y el calendario en tu propia copia de cualquier plantilla.

¿Qué otros tipos de automatización puedo crear?

Además de las plantillas, puedes combinar activadores, filtros y acciones para crear flujos de trabajo personalizados. Algunos ejemplos comunes son:

  • crear tareas de preparación para la llegada dirigidas al departamento de limpieza o a recepción, en función de las características de los huéspedes, como el nivel de fidelidad o las etiquetas de la reserva
  • añadir una nota al perfil de cliente o a una reserva cuando se cumplan condiciones concretas
  • enviar un mensaje a un huésped cuando un canal crea su reserva, usando la opción Enviar mensaje, que selecciona automáticamente el canal
  • Comprobar si el huésped es miembro del programa de fidelidad al llegar y asignarle un producto complementario o una tarea del personal según el nivel del huésped

Nota:: Siempre que aparezca un mensaje en una automatización, conecta la salida de error de ese paso. Si lo dejas sin conectar, un error de entrega no tiene adónde ir y no produce ningún resultado visible.

Gestión de automatizaciones

¿Cuál es la diferencia entre una activación y una ejecución?

Al activar una automatización, esta se pone en marcha y se ejecuta según su activador, ya sea un evento o una programación. Una ejecución es una vez que se ejecuta la automatización. Una tarea automatizada programada que se ejecuta cada mañana a las 09:00 realiza una ejecución al día.

¿Puede un mismo huésped recibir una mejora de categoría o un regalo varias veces?

Solo si no has establecido un tiempo de espera. El tiempo de espera es un ajuste que se configura en cada paso, no una protección automática. Establece cuánto tiempo hay que esperar antes de poder volver a realizar una acción con el mismo objetivo, y qué se considera "el mismo objetivo", como por ejemplo el huésped o la reserva.

El diseñador oculta los campos de tiempo de recarga por defecto. Completa automáticamente la unidad con "Días", pero deja el periodo en blanco, y es precisamente el periodo lo que activa el tiempo de espera. Las plantillas para mejorar la habitación y para regalar servicios se envían así, así que una copia no tiene protección hasta que le pongas un número. La plantilla de ofertas personalizadas de venta adicional viene con un periodo de espera ya configurado: de uno a dos días, que se controla por reserva.

Establece un tiempo de espera para cada paso que pueda ver el huésped: un mensaje, un regalo o la posibilidad de mejorar la habitación.

Nota:: Cuando el tiempo de espera se salta un paso, los datos salen por la salida de tiempo de espera del paso en lugar de por la salida normal. Es algo normal, no es un error.

¿Pueden dos automatizaciones actuar sobre el mismo huésped al mismo tiempo?

Sí. Las automatizaciones se ejecutan de forma independiente y no se bloquean entre sí. Un huésped puede recibir tanto una mejora de habitación como un regalo de bienvenida el mismo día, cada uno a través de su propio proceso automatizado y siguiendo sus propios pasos.

Esto es así a propósito, pero también es lo primero que hay que comprobar cuando una propiedad dice que un huésped ha recibido más de lo debido. El tiempo de espera se aplica dentro de un único paso de una única automatización. No coordina dos automatizaciones independientes.

¿Cuál es el número máximo de automatizaciones activas que puedo tener?

No hay ningún límite en el número de automatizaciones activas.

Tampoco hay un límite diario en el número de huéspedes a los que puede afectar una sola automatización. Si necesitas limitar la repetición de acciones con el mismo huésped o en la misma reserva, utiliza el tiempo de espera en el paso correspondiente. Mews limita por separado la velocidad a la que una automatización puede llamar a Mews: en automatizaciones de gran volumen, Mews pone las peticiones en cola durante un momento en lugar de rechazarlas, pero esto es una protección de rendimiento que no puedes configurar, no un límite en el número de huéspedes a los que puede afectar.

Supervisión y resolución de problemas

¿Qué pasa si falla una automatización?

El registro de acciones registra la ejecución y muestra cuándo se llevó a cabo, qué intentó cada paso y dónde se detuvo.

Antes de dar por fallida una ejecución, comprueba si simplemente ha seguido una ruta diferente. Estos son resultados normales, no son errores:

  • una comprobación de estado o ocupación ha desviado el proceso hacia la otra rama, ya que no cumplía con el umbral que habías establecido

  • el tiempo de espera se saltó un paso, por lo que pasó por la salida de tiempo de espera

  • un huésped no cumplía con una regla de elegibilidad que habías configurado

Un fallo real es un paso que no se ha podido completar: un paso en el que se produce un error en los datos de Mews o se agota el tiempo de espera, o un paso que pertenece a otro sistema conectado y que falla. El registro de acciones le pone nombre a ese paso.

¿Dónde puedo pedir ayuda si una automatización no funciona como esperaba?

Abre el registro de acciones de la automatización. Muestra cuándo empezó cada ejecución, qué se intentó en cada paso, en qué paso se detuvo una ejecución y por qué salida se enviaron los datos.

Nota:: Una limitación que debes tener en cuenta. En la fase de selección solo pasan los huéspedes que cumplen los requisitos. No se indica qué huéspedes quedan excluidos, ni el motivo. Si la automatización no ha realizado una acción sobre un huésped que esperabas, compara a ese huésped con tus ajustes de elegibilidad, la fecha de llegada, el programa de fidelidad y el nivel, el número de estancias, los ingresos, la periodicidad y la tarifa, en lugar de buscar una entrada de rechazo en el registro.

Si el registro no lo aclara, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Mews indicando la propiedad, la automatización, la hora a la que esperabas que se ejecutara, la reserva o el huésped en cuestión y el paso en el que se detuvo.

Lo que Mews Automations no puede hacer

¿Puede Mews Automations emular la interacción humana en el sistema?

No. Mews Automations aplica una lógica a tus datos. No navega por pantallas, no hace clic en los botones ni realiza acciones en nombre de un usuario. No puede imitar las acciones de una persona cuando usa Mews Operations.

¿Puede Mews Automations tomar decisiones basadas en el criterio personal?

No. Tienes que expresar cada decisión que toma la automatización como una regla lógica. Las automatizaciones no pueden interpretar el contexto, aplicar la experiencia ni gestionar situaciones ambiguas como lo haría un empleado cualificado.

¿Pueden las automatizaciones de Mews Automations aplicarse a reservas anteriores o estancias ya finalizadas?

No. Las automatizaciones solo procesan eventos actuales y futuros. No pueden aplicar acciones de forma retroactiva a estancias ya finalizadas ni a datos históricos de reservas.

¿Las automatizaciones de Mews Automations pueden leer las peticiones de los huéspedes escritas en formato de texto libre?

No. Las automatizaciones solo actúan sobre campos de datos estructurados y reglas configuradas. Si un huésped escribe algo en un campo de texto libre, como una petición especial o una nota, la automatización no tiene conciencia de ello.

¿Se activan al instante las automatizaciones programadas cuando se cumple una condición?

No. Las automatizaciones programadas se ejecutan a la hora que configures, no en el momento en que se cumpla una condición. Si, por ejemplo, el estado de fidelidad de un huésped cambia a mediodía, una automatización programada no reacciona hasta su siguiente ejecución programada.

¿Quién puede usar y gestionar las automatizaciones de Mews?

¿Quién puede crear y gestionar automatizaciones?

Los usuarios con permisos de administrador gestionan las automatizaciones en Mews Operations. El acceso basado en roles es compatible con tus permisos de usuario actuales en Mews.

Una automatización actúa con la propiedad, no con la identidad de la persona que la creó. Esto significa que una automatización puede llevar a cabo acciones que la cuenta de su creador no podría realizar directamente, y que nadie puede relacionar una acción automatizada concreta con un usuario específico.

Nota: Si tienes algún requisito de auditoría o cumplimiento que dependa de atribuir acciones a un usuario concreto, comunícalo a Mews antes de recurrir a automatizaciones para ese proceso.

 

 

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