Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf eine frühere Ledger-Lösung in Mews Operations. Wenn deine Unterkunft das neue Feature Ledger verwendet,

• verwende den neuen Ledger-Aktivitätsbericht. Der neue Bericht wurde speziell für Buchhalter entwickelt und bietet einen vollständigeren Überblick über Ledger-Salden und Transaktionen. Erfahre mehr in unserem Hilfeartikel Häufig gestellte Fragen zum Ledger in Mews Operations.

Das Accounting Ledger in Mews Operations ist eine Übersicht über alle Gastprofile mit unbezahlten/ nicht beglichenen Salden auf ihren Konten. Unterkunft-Eigentümer, Manager, Buchhalter, Front-Desk- und Reservierungsmitarbeiter können das Ledger nutzen, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten und eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten. Du kannst das Accounting Ledger in jeder Phase deiner täglichen Betriebsabläufe nutzen, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen und zu verfolgen, die Zahlungen der Gäste abzustimmen und die Finanzunterlagen der Unterkunft auf ihre Richtigkeit und Regelkonformität zu überprüfen.

Am Anfang des Berichts, orange hervorgehoben durch das Symbol Zu klären, sind die Profile, die sofortige Maßnahmen erfordern, da die Gäste ausgecheckt haben. Im Accounting Ledger werden die Beträge auf die folgenden zwei Arten angezeigt:

• Positive Beträge, die der Gast der Unterkunft schuldet
• Negative Beträge, die die Unterkunft dem Gast schuldet

Du kannst die Details dieser Transaktionen einsehen, indem du den Filter Modus Detailliert des Berichts auswählst. 

Um das Accounting Ledger in Mews Operations anzuzeigen,

• klicke auf dem Dashboard im Bereich Finanzen auf , oder
• gehe zum Hauptmenü > Finanzen > Accounting Ledger .

In diesem Artikel kannst du mehr über Folgendes erfahren:

• Filter im Bericht einstellen
• Felder im Bericht verstehen
• Statuslabels

Filter im Bericht einstellen

Du kannst die Daten im Accounting Ledger mit den folgenden Filtern verfeinern:

• Modus
  • Detailliert: Sieh dir eine nach Rechnungsposten aufgegliederte Liste für jeden Gast an.
  • Gruppiert: Sieh dir nur die Gesamtsumme für jeden Gast an.
• Typ
  • Allgemein: Alle Gastkonten mit offenen Salden, einschließlich ausstehender Zahlungen, d.h. Rechnungen.
  • Guest Ledger: Alle Konten der Gäste mit offenen Salden.
  • Forderungen: Alle Konten mit offenen oder überfälligen Rechnungszahlungen.
• Datum: Wähle ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit, für die du den Bericht anzeigen möchtest.
• Gruppieren nach: Gib an, in welcher Anordnung die Variablen für den Bericht erscheinen sollen.
  • Buchhaltungskategorie: Sieh dir die Daten in einer Anordnung an, die den Buchhaltungskategorien in deiner Unterkunft entspricht.
  • Verantwortlicher für die Rechnung: Sieh dir alle Verantwortlichen mit offenem Saldo an, welche nach dem Nachnamen alphabetisch geordnet sind.
  • Konsumierungsdatum: Sieh dir die Daten in chronologischer Ordnung an, welche mit der ältesten Forderung beginnt und mit der neuesten Forderung endet.
  • Service: Sieh dir die Daten des Berichts, die nach Services geordnet sind.
• Profil: Sieh dir Posten von einem bestimmten Gast- oder Firmenprofil an. Hinweis: Um nach einem Profil zu suchen, gib einen beliebigen Teil des Profilnamens ein. Klicke dann auf das gewünschte Profil, um das Feld automatisch auszufüllen. 
• Profiltyp: Die Posten, die der Firma oder dem Gast zugewiesen sind.
  • Firma: Zeigt die Posten an, die den Firmen zugewiesen wurden.
  • Gast: Zeigt die den Gästen zugewiesenen Posten an.
• Steuer: 
  • Enthalten: Der Steuersatz ist in den Daten des Berichts enthalten.
  • Nicht enthalten: Sieh dir die Daten des Berichts ohne den Steueranteil an. 

• Optionen:
  • Offene Zahlungen hervorheben: Verwende diesen Filter, um Konten mit offenen oder unbeglichenen Zahlungen hervorzuheben. Diese Option ist in Ländern anwendbar, in denen die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Begleichung der Rechnung erhoben wird, wie etwa in Deutschland, Dänemark und Tschechien. Offene Rechnungen, die vollständig bezahlt sind, einschließlich Anzahlungen, sollten immer geschlossen werden.

• Für Unterkünfte, die MwSt. zahlen, wenn diese eine Rechnung begleichen, wählt Mews standardmäßig diese Option aus.
• Für Unterkünfte in Ländern, die nicht MwSt. bei der Abrechnung zahlen, ist diese Option verfügbar, aber standardmäßig nicht ausgewählt.

Felder im Bericht verstehen 

• Die in dieser Spalte angezeigte Information hängt von deiner Auswahl des Filters Gruppieren nach ab. Im Modus Detailliert werden die Rechnungsposten nach den folgenden Optionen gruppiert. Klicke auf die Taste +, um eine Zeile aufzuklappen und detailliertere Informationen zu sehen.
  • Buchhaltungskategorie
  • Konsumierungsdatum
  • Verantwortlicher
  • Service
• Profilart: Profilart des Rechnungsverantwortlichen, Firma oder Gast.
• Konsumiert: Datum, an welchem der Rechnungsposten konsumiert oder dem Gast in Rechnung gestellt wurde. Hinweis: Der Bericht zeigt Informationen in dieser Spalte nur an, wenn du den Bericht im detaillierten Modus ausführst.
• Geschlossen: Datum, an welchem der Rechnungsposten bezahlt und geschlossen wurde. Diese Spalte bleibt üblicherweise frei. Hinweis: Informationen in dieser Spalte werden nur im Modus Detailliert angezeigt.
• Offene vergangene Umsätze: Posten, die verbraucht wurden, aber noch auf einer offenen Rechnung stehen, z. B. Minibarposten, die nach der Reservierung auf die Konten der Gäste abgebucht werden.
• Unbezahlte Rechnungen: Die Rechnungen wurden bereits ausgestellt, aber noch nicht bezahlt.
• Offene Vorauszahlungen: Vorauszahlungen für Rechnungen, die noch nicht geschlossen sind.
• Geschlossener zukünftiger Umsatz: Rechnungsposten, die noch nicht konsumiert wurden, die aber bereits bezahlt sind und für die die Rechnung bereits vor der Ankunft geschlossen wurde, d. h. die Zahlung für einen Aufenthalt in der Zukunft. Mews empfiehlt, offene Rechnungen nicht vor der Abreise zu schließen, da du die Rechnungsdetails auf geschlossenen Rechnungen nicht mehr ändern kannst.
• Deposit Ledger: Eine Übersicht über alle Vorauszahlungen, d. h. Anzahlungen, für die noch kein verbrauchter Umsatz gebucht wurde.
• Guest Ledger: Eine Übersicht über alle verbrauchten Umsätze, die nicht bezahlt sind oder auf einer Rechnung stehen, die noch abgeschlossen werden muss.
• General Ledger: Gesamtsumme vom Deposit Ledger und Guest Ledger. Positive Werte stellen den Gesamtumsatz dar, der der Unterkunft zusteht. Ein negativer Wert signalisiert, dass dieser Betrag von der Unterkunft an den Gast zu zahlen ist.

Statuslabels

Mews markiert Posten mit Statuslabels, sodass du die erforderlichen Aktionen vornehmen kannst.

Die Statuslabels lauten:

• Zu klären: Posten, die der Gast noch nicht verbraucht hat und für die keine Zahlungen vorliegen, um sie auszugleichen. Hinweis: Wenn du eine Reservierung bei einem Bucher eincheckst, kennzeichnet Mews den Posten Zu klären und nicht Im Haus aus den folgenden Gründen:

• • Der Gast ist Reservierungsinhaber, aber kein Bucher.
  • In Szenarien, in denen es um Anzahlungen geht, schließt Mews die positive Anzahlung mit der Zahlung ab, und die negative Anzahlung bleibt mit den Posten, die der Gast noch verbrauchen muss, offen. Der Bucher bleibt im Accounting Ledger mit einer Summe, die der Unterkunft geschuldet wird, bis du die Abrechnung am Ende der Reservierung fertigstellst. Sobald du die Rechnung geschlossen hast, entfernt Mews das Label und du musst nichts weiter tun.