Présentation de la facturation de groupe

AccountingMews Operations

Grâce à la facturation de groupe, vous pouvez :

  • Voir l’ensemble des factures d’un groupe en un seul et même endroit.
  • Déplacer plusieurs éléments de facture en même temps. Vous pouvez même déplacer les éléments de facture de tous les clients vers le responsable de la réservation en une seule action.
  • Clôturer les factures en un instant grâce à une navigation plus intuitive et des temps de chargement plus rapides.


Dans cet article, vous en apprendrez davantage au sujet des points suivants :

 



Vue d'ensemble de la facturation de groupe

Pour utiliser la facturation de groupe, ouvrez une réservation de groupe et rendez-vous sur l’onglet Facturation. Le nom du groupe est affiché en haut de l’écran.

Remarque : Vous pouvez modifier ce paramètre dans l’onglet Groupe de la réservation.

Vous pouvez voir une liste qui regroupe l’ensemble des membres du groupe ainsi que leurs factures.

  • Les clients avec des factures ouvertes se trouvent en haut de la liste.
  • Les clients avec des factures équilibrées se trouvent en bas de la liste.
  • Tous les autres clients sont classés par ordre alphabétique entre les deux.
 

Utiliser la facturation de groupe

  • Cliquez sur une facture pour l’agrandir et ainsi voir les produits qu’elle contient.
  • Acceptez les paiements, y compris les préautorisations.
  • Cliquez sur Toutes les factures des clients pour voir l’ensemble des factures d’un client, y compris ses factures individuelles à venir. Vous ne pouvez pas voir ces dernières dans la facturation de groupe.

Remarque : Une facture marquée comme Non attribuée signifie qu’elle n’a pas été prévisualisée ou que la facture (à comprendre ici au sens de document légal) correspondante n’a pas encore été émise. Vous pouvez accepter les paiements et clôturer les factures qui contiennent des éléments non assignés. Toutefois, et en l’état actuel des choses, Mews ne clôture pas ces factures par le biais de paiements automatiques. Il s'agit d'une mise à jour ultérieure attendue de la facturation de groupe. 

 

Ajouter des éléments à une facture

Choisissez vers quel client et vers quelle facture vous souhaitez ces éléments :

  1. Trouver le nom du client dans la facturation de groupe.
  2. Pour ajouter des éléments à une facture, il vous suffit de :
  • Ajout à une facture existante : Cliquer sur l’une des factures qui figurent sous le nom du client pour l’agrandir.
  • Ajout à une nouvelle facture (si aucune facture existante) : Cliquer sur + Facture à côté du nom du client.
  1. Cliquez sur + Ajouter un produit et saisissez le produit ainsi que sa quantité.

 

Déplacer des éléments de facture

Grâce à la facturation de groupe, vous pouvez déplacer des éléments de plusieurs clients en une seule fois.

Par exemple, vous pouvez transférer tous les éléments de chaque client du groupe vers le compte de l'organisateur ou un compte Paymaster.

 

Déplacer des éléments de facture vers un client

Vous déplacez de la même manière des éléments de facture vers un autre client ou vers une société. Lorsque vous recherchez le profil cible, sélectionnez le bon client ou choisissez la société.

  1. Identifiez le ou les éléments que vous souhaitez déplacer.

  2. Cochez la case située à côté de chaque élément.

  3. Une fois que vous avez sélectionné tous les éléments à déplacer, cliquez sur Déplacer les éléments sélectionnés en bas de l'écran.

  4. Cochez la case située à côté des éléments que vous souhaitez transférer.

  5. Sélectionnez le bon client ou la bonne société dans les résultats de la recherche.

  6. Un membre du groupe : Sélectionnez une facture ouverte ou cliquez sur Déplacer vers la nouvelle facture. Vous pouvez déplacer des éléments vers :

    • Un autre client dans le même groupe

    • Un organisateur qui ne reste pas en place

    • Un compte Paymaster

    • Le profil de la société

Remarque : Lorsqu’une personne devient le responsable d’une réservation, Mews déplace automatiquement les éléments de facture vers son profil.

 

Questions fréquentes

Comment la logique de facturation de groupe décide-t-elle des éléments de facture à afficher à l'écran ?

La facturation de groupe utilise des règles spécifiques pour décider si les factures sont associées à des groupes de réservation. Les nouvelles fonctionnalités de liaison des paiements aux réservations et de liaison des produits aux réservations ont permis à Mews d'affiner la logique afin d'améliorer la précision et de garantir que le système n'affiche que les informations pertinentes. 

 

Récapitulatif des règles :

  1. Le système affiche les factures associées à n'importe quelle réservation du groupe :
    1. La facture contient un élément de n'importe quelle réservation du groupe.
    2. La facture contient un élément de commande lié à toute réservation du groupe par le biais d'une commande de service supplémentaire.
    3. La facture contient un paiement lié à n'importe quelle réservation du groupe. 
  1. Le système affiche toujours la totalité de la facture :
    • Si une facture comprend des éléments liés à une réservation du groupe, l'ensemble de la facture apparaît sur l'écran de facturation du groupe. Cela signifie que :
      • Éléments provenant d'autres groupes.
      • Éléments non liés à une réservation ou à un groupe.
      • Paiements liés à d'autres groupes ou non liés à quoi que ce soit.
    • Tous ces éléments apparaissent comme faisant partie de l'ensemble de la facture lorsque le système relie n'importe quelle partie de la facture au groupe.

Exemples: 

    • Exemple pour la règle 1a: Éléments de réservation que le système relie intrinsèquement à une réservation, par exemplela nuit elle-même ou un élément du petit-déjeuner.


    • Exemple pour la règle 1b: Un produit lié à une réservation lorsque vous l'ajoutez à une facture à l'aide de la fonctionnalité suivante :


Elle apparaît alors sous la réservation liée :

 


 

    • Exemple pour la règle 1c: Lorsque vous ajoutez un paiement, vous pouvez le lier à une réservation.


    • Exemple pour la règle 2: Dans l'exemple suivant, la réservation dans le groupe est 9466. Supposons que les éléments associés à cette réservation figurent sur une facture, avec d'autres éléments. Dans ce cas, le système affiche la totalité de la facture dans le groupe, même s'il relie d'autres éléments de la facture à d'autres réservations et, par conséquent, à des groupes différents.


 

Si vous souhaitez en savoir plus sur comment déplacer des éléments de facture, consultez ce guide.

 
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