Ein Angebot in Mews Events ist ein formeller Vorschlag für Services und Raten, der dir hilft, Buchungen für Veranstaltungen zu sichern. In einem Angebot kannst du die Details der Veranstaltung, die Preise und Zusatzservices darlegen und so für Transparenz bei potenziellen Gästen sorgen. Ein gut konfiguriertes Angebot verbessert die Konvertierungsraten durch klare, maßgeschneiderte Angebote, die den Bedürfnissen der Gäste entsprechen.

Wenn du das Angebot per E-Mail an die Gäste schickst, erhalten diese einen speziellen Link, über den sie das Angebot abrufen und überprüfen können.

 

In diesem Artikel erfährst du mehr über Folgendes:

• Bevor du loslegst
• Übersicht zur Erstellung von Angeboten
• Schritt 1: Ersteinrichtung
• Schritt 2: Konfiguration des Angebots
• Schritt 3: Vorschau anzeigen und das Angebot versenden
• Status des Angebots nach der Erstellung

Bevor du loslegst

Bevor du ein Angebot erstellst, stell sicher, dass du Folgendes unter Mews Events konfigurierst:

• Einstellungen: Angebotsvorlage, Veranstaltungspläne, Allgemeine Geschäftsbedingungen und Stornierungsbedingungen

• Services: Alle Services, die du deinen Gästen anbieten möchtest, zum Beispiel Catering oder Sonderangebote

Übersicht zur Erstellung von Angeboten

Die Erstellung eines Angebots erfolgt in zwei Schritten:

1. Ersteinrichtung: Ein Schritt-für-Schritt-Assistent, in dem du die Details der Veranstaltung und die Kontaktdaten eingibst und einen Veranstaltungsplan auswählst

2. Angebotskonfiguration: Eine vollständige Angebotsseite mit einem seitlichen Navigationsmenü, in dem du alle verbleibenden Bereiche ausfüllst

Sobald du die Ersteinrichtung abgeschlossen hast, erstellt das System das Angebot, und du kannst die restlichen Angaben eintragen. Sobald ein Bereich abgeschlossen ist, erscheint neben ihm im seitlichen Menü ein Häkchen. Du kannst jederzeit zu jedem Bereich zurückkehren, um ihn zu bearbeiten.

 

Schritt 1: Ersteinrichtung

Schritt 1: Gib die Details der Veranstaltung ein

1. Geh auf Mews Events und klicke im Hauptmenü auf > Angebote.

 

2. Klicke auf + Angebot erstellen.

Hinweis: Über die Schaltfläche Zum Buchungssystem gelangst du auf eine Seite, auf der du über das Buchungssystem ein Angebot erstellen kannst. Das ist nützlich, wenn ein Gast wegen einer Anforderung an eine Veranstaltung anruft, aber es sind nur die im Veranstaltungstyp definierten Konfigurationsoptionen zulässig. Angebote, die im Buchungssystem erstellt wurden, erscheinen in der Warteschleife Zu bearbeiten unter „Angebote“.

 

 

3. Gib einen prägnanten und aussagekräftigen Ereignisnamen für die Veranstaltung ein.

4. Gib die Teilnehmerzahl ein.

5. Konfiguriere die Daten der Anreise und Abreise. Tipp: Klick auf die Schaltfläche Belegung, um Mews Operations (das PMS) zu öffnen und deine Verfügbarkeit für die ausgewählten Daten zu prüfen.

6. Klicke auf Weiter.

 

Schritt 2: Kontaktdaten hinzufügen

1. Gib an, ob es sich bei dem Kontakt um eine Einzelperson oder eine Firma handelt. Die angezeigten Felder passen sich entsprechend an.

2. Konfiguriere die folgenden zusätzlichen Optionen:

• Standardsprache: Wähle die Sprache aus, in der dieser Kontakt am liebsten kommuniziert. Damit wird die Sprache des Angebots festgelegt, das im Buchungssystem angezeigt wird, sowie die Sprache der E-Mail, die der Kunde erhält.

• Umgang mit PMS-Profilen: Wenn in Mews Operations bereits ein Profil mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, hast du folgende Möglichkeiten:

  • Vorhandenes Profil aktualisieren (Standard): Das System aktualisiert die Kontaktdaten im PMS und wendet sie auf alle mit diesem Kontakt verknüpften Angebote an.

  • Neues Profil anlegen: Das System legt für diesen Kontakt ein neues PMS-Profil an, wobei bestehende Profile unverändert bleiben.

• Veranstaltungsort-Suche: Wähle einen Wert aus den Optionen mit Verfügbarkeit aus.

• Weitere Empfänger: Klicke auf „+ E-Mail hinzufügen“, um Empfänger hinzuzufügen, die eine Kopie des Angebots erhalten sollen. Diese Empfänger können das Angebot einsehen, aber nicht bearbeiten.

3. Klicke auf Weiter.

Hinweis: Diese Informationen werden an Mews Operations gesendet. Das System verwendet diese Informationen, um das Gästeprofil und die Abrechnung zu aktualisieren.

 

Schritt 3: Wähle einen Eventplan aus

1. Wähle den Typ der Veranstaltung aus.

2. Wähle den Typ des Kunden aus.

Mews Events zeigt alle Veranstaltungspläne an, die deiner Auswahl hinsichtlich des Veranstaltungstyps, des Kundentyps und der Teilnehmerzahl entsprechen. Jeder Plan zeigt folgende Angaben:

• Name des Plans

• Anzahl der Teilnehmenden

• Anzahlungsplan

• Ratengruppe

Hinweis: Wenn kein Plan für eine Veranstaltung mit der Konfiguration übereinstimmt, wird standardmäßig der Plan Sonstiges verwendet und erscheint auch so in der Liste.

3. Wähle den Plan aus, der am besten zur Veranstaltung passt.

4. Klick auf Weiter, um ein Angebot zu erstellen.

 

 

Schritt 2: Konfiguration des Angebots

Sobald du die Ersteinrichtung abgeschlossen hast, erstellt das System das Angebot und öffnet es auf der Seite mit der vollständigen Angebotskonfiguration. Nutze das seitliche Navigationsmenü, um zwischen den Bereichen zu wechseln. Die bei der Ersteinrichtung vorausgefüllten Bereiche „Kontakt“ und „Angebotsdetails“ sind bereits als abgeschlossen markiert, du kannst sie aber jederzeit bearbeiten.

 

 

Jeder Bereich kann separat gespeichert werden. Füll jeden Bereich aus und speichere ihn, bevor du zum nächsten übergehst.

Kontakt

Überprüfe oder aktualisiere die Kontaktdaten, die du bei der Ersteinrichtung eingegeben hast. Hier kannst du auch weitere Angaben wie Land, Adresse und Steuernummer hinzufügen (in manchen Rechtlichen Umfeldern obligatorisch, zum Beispiel in Belgien).

 

Details zum Angebot

Überprüfe oder aktualisiere die bei der Ersteinrichtung eingegebenen Details zur Veranstaltung, darunter den Eventnamen, die Art der Veranstaltung, die Art des Kunden, das Datum der Anreise und Abreise sowie die Teilnehmerzahl.

 

Services

1. Klick auf „Service hinzufügen“.

 

2. Klicke auf Serviceart und wähle einen Service aus dem Dropdown-Menü aus.

3. Konfiguriere die entsprechenden Optionen und klicke auf „Hinzufügen“.

4. Passe den Service nach Bedarf an.

Hinweis: Die Serviceart Sonstiges unterstützt negative Werte, mit denen du Rabatte gewähren kannst.

Nutze die Aktions-Icons auf der rechten Seite jedes Services, um:

• einen Service zu löschen

• einen Service zu duplizieren

• Services neu anzuordnen

Um weitere Services hinzuzufügen, klick auf „Service hinzufügen“. Nutze die Schaltfläche „+ Tag duplizieren“, um die Konfiguration eines Tages zu übernehmen und Zeit zu sparen.

Klicke auf Speichern.

 

Stornierungsbedingungen

Je nach ausgewähltem Veranstaltungsplan werden standardmäßig Stornierungsbedingungen zugewiesen. Du kannst diese Einstellung überschreiben, indem du eine der verfügbaren Optionen auswählst:

• Strikt

• Mittel

• Flexibel

Hinweis: Um die Stornierungsbedingungen anzupassen, geh im Menü „Einstellungen“ zum Bereich „Rechtliche Informationen “.

Klicke auf Speichern.

 

 

Zahlung

Die Zahlungseinstellungen sind entsprechend dem Plan der Veranstaltung bereits vorausgefüllt, du kannst sie aber nach Bedarf anpassen.

1. Wähle die Zahlungsart aus.

2. Konfiguriere das Gültigkeitsdatum des Angebots. Damit wird das Ablaufdatum des Angebots festgelegt, falls der Kunde die Veranstaltung nicht bezahlt.

3. Optional kannst du das Kästchen „Fest“ ankreuzen, um Räume für den gesamten Zeitraum des Angebots zu blockieren.

4. Aktiviere optional die Option „Schaltfläche ‚Gegenangebot anzeigen‘ im Angebot anzeigen “, damit potenzielle Neukunden über Verträge verhandeln können.

5. Wenn du möchtest, klick auf „+ Anzahlung hinzufügen“, um einen Prozentsatz für die Anzahlung und eine Zahlungsfrist zu konfigurieren.

Klicke auf Speichern.

 

 

Sonderwünsche (optional)

1. Klick auf „Sonderwunsch hinzufügen“.

2. Fülle das Formular aus:

   • Gib einen Titel und eine Beschreibung für die Anfrage ein

   • Wähle das Datum aus.

   • Füge eine kurze Beschreibung hinzu, die im Angebot angezeigt werden soll.

   • Verwende den Schieberegler, um die Anfrage gegebenenfalls als „Nicht möglich“ zu kennzeichnen.

   • Konfiguriere Menge und Preis.

3. Um weitere Wünsche hinzuzufügen, klick auf „Sonderwunsch hinzufügen“.

Hier kannst du auch alle Anfragen verwalten, die über das Buchungssystem eingegangen sind. Gib an, ob:

• Der Gast kostenlos einen Sonderwunsch stellen kann

• Der Sonderwunsch mit einer zusätzlichen Gebühr verbunden ist

• Der Sonderwunsch nicht bearbeitet werden kann

Klicke auf Speichern.

 

Sonderangebote (optional)

Konfiguriere alle kostenlosen Services wie Parkplätze, Upgrades oder andere Angebote für den Gast, indem du aus den Angeboten auswählst, die du bereits eingerichtet hast.

Klicke auf Speichern.

 

Geschäftspräsentation (optional)

Aktiviere die Kontrollkästchen, um festzulegen, welche Elemente im Angebot erscheinen sollen:

• Den Bereich Extras ausblenden

• Das Proforma vor der kommerziellen Präsentation anzeigen

• Die Stornierungsrichtlinie ausblenden

Füge optional einen Anhang mit einer PDF-Datei oder einem Link mit weiteren Informationen hinzu, zum Beispiel Angebote von Geschäftspartnern oder offizielle Ankündigungen.

Klicke auf Speichern.

 

 

Kommentare (optional)

Verwende die freien Textfelder, um etwas hinzuzufügen:

• Interne Anmerkungen: Nicht im Angebot sichtbar; ausschließlich für den internen Gebrauch.

• Kundenkommentare: Sind im Angebot zu sehen und für den Kunden einsehbar.

Klicke auf Speichern.

 

Schritt 3: Vorschau anzeigen und das Angebot versenden

1. Überprüfe noch einmal die Mengen und Raten, die unter „Services“ aufgeführt sind.

2. Um zu sehen, wie das Angebot für den Kunden aussehen wird, klick auf das Icon mit den drei Punkten oben auf der Seite und wähl „Angebot in der Vorschau anzeigen“ aus. Dies öffnet eine separate Seite mit deinem Angebot.

3. Sobald alles überprüft ist, klick auf „Zur Unterschrift senden“.

4. Klicke im Popup-Fenster auf „Bestätigen“, um das Angebot mit dem Kunden zu teilen.

 

Status des Angebots nach der Erstellung