Vous pouvez créer un programme d'exportation pour planifier automatiquement l'exportation de vos rapports dans Mews Operations si, par exemple, vous souhaitez exporter automatiquement certains rapports à la même heure chaque jour, semaine, mois ou année.  

 

Cette fonction est utile pour que vous, vos directeurs/directrices d'établissement, vos équipes Finances et votre personnel opérationnel puissiez sauvegarder du temps en utilisant des exportations programmées automatiques au lieu de répéter plusieurs fois le même processus. 

 

Pour afficher vos rapports programmés dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Exportations > Toutes les exportations, et cliquez sur l'onglet Programmés.  

Remarques :

• Le forfait d’abonnement basique Mews ne permet pas de créer des destinataires d’exportation pour les rapports programmés.
• La capacité à créer une cible FTP est disponible avec le forfait d’abonnement Entreprise uniquement.
• Vous ne pouvez pas programmer un programme d’exportation mensuel les 29, 30 et 31 du mois.
• Les exportations au format PDF ne sont pas disponibles. 

Dans ce guide, vous découvrirez comment programmer l’exportation d’un rapport :

• Étape 1 : Créer le destinataire de l’exportation
  • Créer une cible d'exportation de courrier électronique
  • Créer une cible d'exportation FTP
  • Créer une cible d'exportation Webhook
• Étape 2 : Paramétrer le rapport
• Étape 3 : Programmer l’exportation
• Étape 4 : Visualiser les exportations de rapports programmées

 

Étape 1 : Créer le destinataire de l’exportation

Pour programmer l'exportation d'un rapport, vous devez créer la cible d'exportation.  

 

Pour ce faire :  

1. Dans Mews Operations, allez dans le menu principal > Exports > Targets.

2. Pour créer une nouvelle cible d'exportation, cliquez sur dans le coin supérieur droit de l'écran.
3. Dans les options qui apparaissent, choisissez si vous voulez créer un nouveau : 

• • Destinataire de l'exportation FTP 
  • Cible d'exportation du courrier, ou 
  • Destinataire de l'exportation Webhook:

Créer une cible d'exportation de courrier électronique

4. Renseignez les champs suivants. Ceux marqués d'un * sont obligatoires.  

• • Nom*: Saisissez un nom pour décrire la personne ou le groupe de personnes qui doit recevoir l'exportation. 
  • A*: Saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer l'exportation. Si vous souhaitez envoyer l’exportation à plusieurs adresses e-mail, ajoutez chaque adresse dans le champ et séparez-les par une virgule. 
  • CC : Ajoutez toute adresse e-mail que vous souhaitez mettre en copie conforme de l'e-mail.  
  • Cci: Ajoutez une adresse e-mail que vous souhaitez mettre en Cci de l'e-mail.  

5. Cliquez sur Créer. 

 

Cette opération crée une nouvelle cible d'exportation de courrier. 

Créer une cible d'exportation FTP

1. Pour créer une cible d'exportation FTP, vous devez d'abord contacter le partenaire d'intégration pour obtenir les paramètres de configuration de la cible FTP. Ensuite, saisissez les informations dans les champs suivants, ceux marqués d'un astérisque (*) étant obligatoires :

• Nom: Saisissez un nom pour la cible d'exportation, par exemple le nom du sous-dossier dans le serveur FTP. 
• URL: Saisissez l'URL vers laquelle vous souhaitez télécharger les fichiers. Note: Mews vous recommande d'utiliser une URL FTPS ou SFTP ; si vous utilisez une URL FTP normale, des fichiers non cryptés sont échangés entre Mews et votre serveur FTP. 
• Nom d'utilisateur*: Saisissez un nom d'utilisateur pour votre cible d'exportation FTP. 
• Mot de passe : Saisissez un mot de passe pour votre cible d'exportation FTP. 
• Clé privée : Tapez pour saisir les informations en tant qu'identifiant ou clé privée.  
• Mode* : Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner un mode, par exemple, Actif, Passif. Note : Le mode passif vous permet de déterminer le port à utiliser par le serveur FTP, et le mode actif permet au serveur de définir le port.  

2. Cliquez sur Créer. 

 

Vous créez ainsi la cible d'exportation FTP. 

 

Note: Comme Mews est un système basé sur le cloud, il n'est pas possible de vous donner une liste d'adresses IP pour votre serveur d'exportation vers la liste autorisée.

 

Créer une cible d'exportation Webhook

Pour créer une cible d'exportation Webhook : 

1. Saisissez des informations dans les champs suivants, ceux marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires :  

• Nom*: Saisissez un nom pour décrire la personne ou le groupe de personnes qui doit recevoir l'exportation. 
• URL*: Saisissez l'URL du webhook. 

2. Cliquez sur Créer. 

 

Cette opération crée la cible d'exportation Webhook.  

Étape 2 : Paramétrer le rapport

Pour configurer le rapport : 

1. Allez dans le menu principal , puis cliquez sur pour ouvrir le rapport pour lequel vous souhaitez créer un plan d'exportation, par exemple , Comptabilité.
2. Cliquez sur Exporter > Créer un programme d'exportation, comme ci-dessous :

3. Dans la section Configuration du rapport, choisissez la manière dont vous souhaitez que Mews configure l'exportation du rapport.

4. Sous Intervalle, clique sur le menu déroulant pour choisir la période dont tu veux que le rapport tire les données.

5. Faites défiler la page et cliquez sur Sauvegarder au bas de la section Configuration du rapport .

Étape 3 : Programmer l’exportation

Pour programmer l'exportation du rapport : 

1. Dans la section Programme d'exportation, mettez à jour ou remplissez les champs suivants, ceux marqués d'un * étant obligatoires :

Étape 4 : Visualiser les exportations de rapports programmées 

Note: Vous ne pouvez afficher ou modifier une exportation de rapport programmée spécifique que si c'est vous qui l'avez créée. 

 

Pour visualiser vos programmes d'exportation de rapports dans Mews Operations:  

1. Allez dans le menu principal > Exportations > Toutes les exportations, puis cliquez sur l'onglet Planifié: 

 

Vous pouvez consulter vos exportations de rapports programmés avec des informations dans les champs suivants :  

• Nom de l'exportation: nom du rapport dont l'exportation est programmée. 
• Activé: Si votre programme de rapports est en ligne et activé, par exemple, Oui ou Non.  
• Fréquence: La fréquence de l'exportation, par exemple, Horaire, Hebdomadaire.  
• Début: Date et heure de l'exportation du rapport.  

 

 

Pour savoir comment consulter l'historique de l'exportation de vos rapports, cliquez ici.