Die Aufgaben für die Liveschaltung für neue Unterkünfte sind die Schritte, die du unternehmen musst, um einen reibungslosen Übergang zum Mews PMS zu gewährleisten. Mews empfiehlt dir dringend, die Abläufe am Tag der Liveschaltung mit deinen Abteilungen für Buchhaltung und Empfang abzustimmen, damit der Tag der Liveschaltung effektiv geplant wird und deine spezifischen finanziellen und betrieblichen Abläufe widergespiegelt werden. Der Wechsel eines PMS beinhaltet die Übertragung aller Reservierungen von bleibenden Gästen und zukünftigen Reservierungen vom alten PMS zu Mews. Dieser Prozess findet in der Regel am Tag der Liveschaltung deiner Unterkunft statt.

 

Hinweis: Dieser Artikel dient nur informativen Zwecken. Dein Prozess kann davon abweichen. Je nach deiner Struktur und deinen geschäftlichen Anforderungen kannst du die Aktionen in unterschiedlicher Reihenfolge abwickeln. Du kannst auch alles im Voraus einrichten und am Tag der Liveschaltung aktivieren. Mews empfiehlt dir dringend, die Abläufe am Tag der Liveschaltung mit deinen Abteilungen für Buchhaltung und Empfang abzustimmen.

 

In diesem Artikel erfährst du mehr über die folgenden Schritte für den Tag der Liveschaltung:

• Schritt 1: Kasse einrichten
• Schritt 2: Räume mit dem Status „Out of order“ einrichten
• Schritt 3: Raumstatus überprüfen
• Schritt 4: Verfügbarkeitsblöcke erstellen
• Schritt 5: Zukünftige Reservierungen importieren
• Schritt 6: Reservierungen von bleibenden Gästen importieren
• Schritt 7: Vorauszahlungen und Saldoübertragungen verwalten
• Schritt 8: Drucker und Schlüsselersteller einrichten
• Schritt 9: Rechnungen überprüfen
• Schritt 10: Integrationen überprüfen
• Schritt 11: Channel-Manager überprüfen   

 

Schritt 1: Einrichten der Kasse 

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Finanzen > Kasse.
2. Gib deinen Startsaldo ein, damit dein Empfangsteam Barzahlungen in Mews entgegennehmen kann.
3. Klicke auf Schicht schließen. 
4. Gib das Startguthaben (Basisbetrag) für jede Währung ein, die du annimmst. Die Schicht ist nun geschlossen und du kannst sehen, dass dein Startsaldo registriert wurde. 

Eine neue Schicht öffnet sich und dein Startsaldo wird unter der Kasse angezeigt. Hier erfährst du mehr über das Erstellen und Löschen einer Kasse und hier über das Öffnen und Schließen einer Kassenschicht.  

 

Schritt 2: Räume mit dem Status „Out of order“ einrichten 

1. Klicke in Mews Operations auf das Symbol Zeitachse auf dem Dashboard.
2. Klicke auf den Raum, den du als Out of order markieren willst.
3. Klicke auf Out of order. 

Hinweis: Ein Vorgesetzter sollte diese Entscheidung überprüfen. 

 

Hier erfährst du mehr über Räume mit dem Status „Out of order“.  

 

Schritt 3: Raumstatus überprüfen 

1. Klicke in Mews Operations auf .
2. Achte im Raumstatusbericht darauf, dass der Raumstatus aktuell ist, zum Beispiel sauber, schmutzig, Out of Service usw. Besprich dich bei diesen Updates mit deinem Team Housekeeping. Besprich dich bei diesen Updates mit deinem Team für die Raumreinigung. 

Hier erfährst du mehr über den Raumstatusbericht.  

 

Schritt 4: Verfügbarkeitsblöcke erstellen 

Erstelle vor dem Tag der Liveschaltung alle deine Verfügbarkeitsblöcke, damit das System deine Verfügbarkeit genau widerspiegelt. Mews überträgt keine Verfügbarkeitsblöcke während des Reservierungsimports.

 

Weitere Informationen zur Erstellung von Verfügbarkeitsblöcken findest du hier.

 

Schritt 5: Zukünftige Reservierungen importieren 

Wenn du alle zukünftigen Reservierungen manuell erstellt hast, kannst du diese Reservierungen auch mitfilfe der Importdatei von Mews in Mews importieren. Und so geht's:

1. Zukünftige Reservierungen importieren. Hier erfährst du mehr über den Import von zukünftigen Reservierungen.   
2. Überbuchungen finden und beheben. Hier erfährst du mehr über Überbuchungen. 

Es kann zu Überbuchungen kommen, auch wenn du vorher keine hattest. Mews empfiehlt, alle Reservierungen für die nächsten 5 bis 10 Tage zu überprüfen, um Überbuchungen zu vermeiden.  

 

Schritt 6: Reservierungen von bleibenden Gästen importieren 

Möglicherweise musst du Reservierungen von bleibenden Gästen importieren, die vor dem Wechsel zu Mews PMS beginnen und danach enden. Wenn der Termin der Liveschaltung beispielsweise der 20. August ist und ein Gast eine Reservierung für den 18. bis 22. August hat.

Hier erfährst du mehr über den Import von Reservierungen bleibender Gäste.  

 

Hinweis:  

• Alle Reservierungen für bleibende Gäste müssen derselben Zimmernummer wie im alten PMS zugeteilt werden. Das kann einen Tag im Voraus geschehen, wenn alle Gäste eingecheckt sind.
• Alle bleibenden Gäste erhalten zwei Sätze an Rechnungen – eine vom alten PMS und eine von Mews. Mews empfiehlt, all deine Gäste im Voraus zu benachrichtigen. 
• Sobald du alle Reservierungen von bleibenden Gästen importiert und zugewiesen hast, musst du deren Check-in abschließen. 

 

Schritt 7: Vorauszahlungen und Saldoübertragungen verwalten 

Du musst alle offenen Salden aus dem alten PMS manuell in Mews buchen, indem du eine spezielle Zahlungsart namens „Externe Zahlung – Übertrag“ verwendest. Sobald die beiden Systeme abgeglichen sind, kannst du alle bleibenden Gäste aus dem alten PMS auschecken.  Hinweis: Du kannst den Reservierungsimport auch verwenden, um offene Salden als Anzahlungen oder Vorauszahlungen zu übertragen.

 

Hier erfährst du mehr darüber, wie du Zahlungen zu Mews überträgst.  

 

Schritt 8: Drucker und Schlüsselersteller einrichten 

1. Verknüpfe deinen Drucker. Weitere Informationen zum Verknüpfen von Druckern findest du hier.
2. Verknüpfe die Integrationen deiner Schlüsselersteller. Hier erfährst du mehr über Schlüsselersteller. 
3. Versuche, die Schlüssel zu erstellen und etwas zu drucken, bevor du mit den Check-ins beginnst. 
4. Prüfe das System auf Fehlermeldungen, indem du zu Hauptmenü > Warteschleifen > Gerätebefehle gehst. 

 

Schritt 9: Rechnungen überprüfen 

1. Bestätige, dass deine Rechnungen das richtige Format und die richtige Nummer aufweisen. Nachdem du die erste Rechnung geschlossen hast, prüfe, ob die Nummerierung richtig ist. Deine geschlossenen Rechnungen findest du im Bericht Rechnungen. Hinweis: Wenn die Nummerierung falsch ist, überprüfe deine Zähler.
2. Drucke eine Rechnung und prüfe die Rechnungskopfzeile, -fußzeile und -nummer. 

Mehr über die Konfiguration deiner Rechnungen erfährst du hier.  

 

Schritt 10: Integrationen überprüfen 

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Marketplace > Meine Abonnements.
2. Prüfe, dass jede Integration aktiviert ist. 

Mehr über das Aktivieren und Deaktivieren von Integrationen findest du hier.  

 

Schritt 11: Channel-Manager überprüfen 

1. Gehe in Mews Operations zum Hauptmenü > Marketplace > Meine Abonnements.
2. Stelle sicher, dass der Channel-Manager aktiviert ist. 
3. Überwache dein Extranet für Channel-Manager sowie Mews, um die in beiden Systemen angezeigten Daten zu validieren und um zu bestätigen, dass neue Buchungen korrekt übermittelt werden.  

Mehr über die Verknüpfung von Channel-Managern erfährst du hier.  

 

Damit sind alle erforderlichen Schritte vor dem Tag der Liveschaltung abgeschlossen. Wenn du noch Fragen hast, wende dich an deinen Onboarding-Manager.  

 

Hier erfährst du, wie sich neue Unterkünfte auf den Tag der Liveschaltung vorbereiten können.