Hoe bereid je je voor op de dag van je livegang als je overschakelt naar Mews PMS?

Onboarding with Mews

De taken voor de livegang van accommodaties zijn de stappen die je moet nemen voor een soepele overgang naar Mews PMS. Wij raden sterk aan dat je de livegang-procedures met je accounting- en front office-afdelingen overlegt, zodat de dag van je livegang effectief gepland is en jouw specifieke financiële en operationele procedures weerspiegelt. Een verandering van PMS omvat de overdracht van alle blijvende gastreserveringen van de oude PMS naar Mews, plus de overdracht van alle toekomstige reserveringen. Dit proces vindt meestal plaats op de datum waarop je accommodatie in gebruik wordt genomen.

 

Let op: Dit artikel is alleen bedoeld voor informatieve doeleinden en je eigen proces kan hiervan afwijken. Je hanteert acties misschien op een andere volgorde, afhankelijk van je structuur en zakelijke behoeften. Je kunt ook alles van tevoren instellen en het inschakelen op de dag van de livegang. Mews raadt ten zeerste aan om de procedures voor de dag van de livegang te bespreken met je accounting- en front office-afdelingen.

 

In dit artikel lees je meer over de volgende stappen voor de dag van je livegang:

 

Stap 1: De kassa instellen 

  1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu This image is not available because: You don’t have the privileges to see it, or it has been removed from the system> Financiën > Kassa.
  2. Voer je beginsaldo in. Dit laat je receptieteam contante betalingen aannemen in Mews.
  3. Klik op Sluit dienst. 
  4. Voer het beginsaldo in voor elke valuta die je accepteert. Hierdoor wordt de dienst afgesloten en registreert het systeem je beginsaldo. 

Een nieuwe dienst staat nu open, en je beginsaldo is weergegeven onder je kassa. Je vindt hier meer informatie over het aanmaken en verwijderen van een kassa, of hier over het openen en sluiten van een kassadienst.  

 

Stap 2: 'Buiten gebruik'-ruimtes instellen 

  1. Klik in Mews Operations op het This image is not available because: You don’t have the privileges to see it, or it has been removed from the system Tijdlijn-symbool op je dashboard.
  2. Klik op de ruimte die je wilt markeren als Buiten gebruik.
  3. Klik op Buiten gebruik. 

Let op: Een leidinggevende moet deze beslissing beoordelen. 

 

Je kunt hier meer lezen over 'buiten gebruik'-ruimtes.  

 

Stap 3: Kamerstatussen controleren 

  1. Klik in Mews Operations op .
  2. Zorg er in het Ruimtestatusrapport voor dat de kamerstatus up-to-date is, bijvoorbeeld schoon, vuil, buiten dienst, enz. Overleg met je housekeeping-team voor nauwkeurigheid. Overleg met je housekeeping-team zodat alles klopt. 

Je kunt hier meer lezen over het Ruimtestatusrapport.  

 

Stap 4: Beschikbaarheidsblokken maken 

Voor de livegang moet je al je beschikbaarheidsblokken aanmaken, zodat je beschikbaarheid nauwkeurig wordt weergegeven. Beschikbaarheidsblokken worden niet overgedragen tijdens het importeren van reserveringen.

 

Je kunt hier meer te weten komen over het maken van beschikbaarheidsblokken.

 

Stap 5: Toekomstige reserveringen importeren 

Als je alle toekomstige reserveringen handmatig hebt gemaakt, kun je deze reserveringen ook importeren in Mews met behulp van het Mews-importbestand. Dat werkt als volgt:

  1. Importeer toekomstige reserveringen. Je leest hier hoe je toekomstige reserveringen kunt importeren.   
  2. Overboekingen opsporen en oplossen. Je kunt hier meer lezen over overboekingen. 

Overboekingen kunnen voorkomen, ook al had je die eerder niet. Wij raden aan dat je zorgvuldig alle reserveringen controleert gedurende de volgende 5 á 10 dagen.  

 

Stap 6: Reserveringen van blijvers importeren 

Mogelijk moet je blijversreserveringen importeren die beginnen voordat je overschakelt naar Mews PMS en pas daarna eindigen. Bijvoorbeeld: als de datum van de livegang 20 augustus is en een gast een reservering heeft van de 18e t/m de 22e.

Je leest hier meer over het importeren van reserveringen van blijvers.  

 

Opmerking:  

  • Alle reserveringen van blijvers moeten hetzelfde kamernummer als in de oude PMS toegewezen krijgen. Dit kan een dag van tevoren worden gedaan, als alle gasten zijn ingecheckt.
  • Alle blijvende gasten zullen twee facturen ontvangen, een van de oude PMS en een van Mews. Mews raadt aan om al je gasten hier van tevoren van op de hoogte te brengen. 
  • Zodra je alle reserveringen van blijvers hebt geïmporteerd en toegewezen, moet je hun check-ins voltooien. 

 

Stap 7: Vooruitbetalingen en saldo-overdrachten beheren 

Boek handmatig alle openstaande saldi vanuit het oude PMS in Mews op met een unieke bepalingsmethode die Externe betaling - Kruisverrekening heet. Wanneer de twee PMS'en in evenwicht zijn gebracht, kunnen gasten in je accommodatie die blijven van de oude PMS uitgecheckt worden.  Let op: je kunt de reserveringsimport ook gebruiken om openstaande saldi over te boeken als storting of vooruitbetaling.

 

Je kunt hier meer te weten komen over hoe je betalingen kunt overmaken naar Mews.  

 

Stap 8: Printers en sleutelencoders instellen 

  1. Je printer aansluiten. Je leest hier meer over het verbinden van printers.
  2. Verbind je sleutelencoder-integraties. Hier vind je meer informatie over sleutelencoders. 
  3. Test je printer en de instelling van de sleutelencoder voordat je met check-ins begint. 
  4. Controleer op foutmeldingen onder Hoofdmenu > Wachtrijen > Apparaatopdrachten. 

 

Stap 9: Rekeningen en facturen controleren 

  1. Bevestig dat je rekeningen en facturen de juiste opmaak/nummering hebben. Nadat de eerste rekening en factuur zijn gesloten, controleer je of de nummering klopt. Je vindt je gesloten rekeningen in het Rekeningen en facturen-rapport. Let op: Als de nummering niet klopt, controleer dan je tellers.
  2. Print een rekening en controleer de koptekst, voettekst en het rekeningnummer. 

Je leest hier meer over het configureren van je rekeningen en facturen.  

 

Stap 10: Integraties controleren 

  1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu This image is not available because: You don’t have the privileges to see it, or it has been removed from the system> Marketplace > Mijn abonnementen.
  2. Controleer of alle integraties zijn ingeschakeld. 

Je leest hier meer over het verbinden van integraties.  

 

Stap 11: Channel manager controleren 

  1. Ga in Mews Operations naar het hoofdmenu This image is not available because: You don’t have the privileges to see it, or it has been removed from the system> Marketplace > Mijn abonnementen.
  2. Controleer of de channel manager is ingeschakeld. 
  3. Houd het extranet van de channel manager en Mews in de gaten voor de correcte verwerking van nieuwe boekingen.  

Je kunt hier meer lezen over het verbinden van channel managers.  

 

Dit zijn alle benodigde stappen die moeten worden afgerond voor je livegang. Als je verder nog vragen hebt, neem contact op met je onboardingmanager.  

 

Je kunt hier meer te weten komen over hoe nieuwe accommodaties zich voorbereiden op de livegang.  

Was this article helpful?
10



Feedback