La configuration comptable dans Mews Operations : aperçu des paramètres

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Dans Mews Operations, la configuration comptable est l'endroit du système où vous configurez et gérez vos comptes financiers, vos méthodes de paiement et traitez vos recettes et dépenses. Vous pouvez utiliser la configuration comptable pour consulter et mettre à jour tous vos paramètres comptables au niveau de votre établissement et ainsi améliorer la précision de vos rapports financiers et répondre à vos besoins en matière de conformité. Il est essentiel de configurer précisément les différents paramètres disponibles lors de la phase d'implémentation initiale et dès que des modifications sont apportées aux politiques financières ou en cas de changement de méthodes de paiement. Une configuration appropriée optimise les opérations financières, améliore la précision et garantit un flux continu d'informations financières.
 

Au sommaire de ce guide :

 

Accéder à la configuration comptable et mettre à jour les paramètres

Pour accéder à la configuration comptable et mettre à jour vos paramètres :

  1. Dans Mews Operations, cliquez sur menu principal  > Paramètres > Établissement > Finances.
  2. Cliquez sur Configuration comptable.
  3. Allez dans l'onglet Paramètres généraux ou Catégories comptables en fonction de vos besoins.
  4. Renseignez tous les champs pertinents. Référez-vous au tableau ci-dessous pour une explication détaillée de chaque champ.
  5. Cliquez sur Sauvegarder.

 

Aperçu des paramètres de la configuration comptable

 

Paramètres généraux

Les champs marqués d'un * sont obligatoires. 

Options  
  • Activez l'option Afficher les employés sur les factures et factures débiteur pour que les factures/factures débiteur contiennent le nom de l'employé qui les a émises.
  • Activez l'option Détails facultatifs pour le paiement par carte pour que les informations d'identification du reçu ne soient pas demandées lors de l'enregistrement d'un paiement manuel par carte pour accélérer le processus de check-in/out. 
  • Activez l'option Suivi des créances activé pour activer le suivi des paiements pour les factures débiteur impayées et leurs échéances.
  • Activez l'option Catégorie comptable obligatoire pour exiger que tous les produits et services soient connectés à une catégorie comptable lors de leur création.
  • Activez l'option Grouper les taxes sur la facture pour regrouper les taxes similaires sur la facture/facture débiteur. Remarque : Cette option est disponible uniquement pour les environnements juridiques avec plusieurs taxes.

Tarification*

Mews prend en charge la tarification brute et nette :

  • Pour la tarification brute, le prix que vous saisissez pour un produit ou service correspond à son coût HT. Le système affiche le prix final comme suit : montant brut + taxes.
  • Pour la tarification nette, le prix que vous saisissez pour un produit ou service correspond à son coût TTC. 

 Pour découvrir comment le système procède pour calculer la TVA, consultez ce guide. 
 
Remarque : Nous configurons votre tarification lorsque nous configurons l'environnement de votre établissement. Il n'est pas possible de modifier ce paramètre à un stade ultérieur.

Précision de la taxe

Remarque : Cette option n'est pas disponible pour les établissements situés aux États-Unis.
  • Saisissez le nombre de décimales pour le calcul des taxes.
  • En fonction de vos besoins et préférences comptables, vous pouvez saisir un chiffre plus élevé, pour une précision accrue.
  • Si vous souhaitez utiliser la précision d'arrondi par défaut, ne remplissez pas ce champ. Celle-ci est définie sur la base des pièces et billets disponibles dans votre devise comptable. Remarque : Si vous modifiez votre précision de la taxe, tous les calculs de taxe effectués à compter de cette date seront impactés. Les calculs effectués avant cette modification ne seront pas mis à jour. 

Fenêtre de modification de l'historique comptable

La fenêtre de modification de l'historique comptable est un paramètre qui détermine jusqu'à quand vous pouvez modifier les éléments comptables.
  • Cette fenêtre vous permet de modifier uniquement des éléments qui figurent sur des factures ouvertes.
  • Vous ne pouvez pas modifier les réservations avec des éléments qui figurent sur des factures clôturées. 
    • Pour corriger une facture clôturée, vous devez l'ajuster.  

Types de paiements externes

Choisissez les types de paiements externes que vous souhaitez accepter dans votre établissement. 

Remarques :
  • Les types de paiements externes disponibles peuvent varier en fonction de votre environnement juridique.
  • Le type de paiement externe Non spécifié n'est pas disponible pour les établissements situés en France.   

Lien pour le paiement de la facture débiteur

Ne cochez pas la case Ajouter un lien de paiement si vous souhaitez retirer le lien de paiement sécurisé que le système ajoute sur les factures débiteur qu'il émet.

Méthodes de paiement des factures débiteur

Cliquez sur ce champ pour sélectionner les méthodes de paiement que les clients peuvent utiliser via le lien de paiement sécurisé que le système ajoute sur les factures débiteur qu'il émet.

Délai de paiement des factures débiteur

Saisissez le nombre de jours pour le règlement d'une facture débiteur après son émission.

Correction de l'arrondi de taxe

Remarque : L'application de la correction de l'arrondi de taxe pour les factures est disponible pour les établissements qui utilisent une tarification brute et qui ne se situent pas dans la région DACH.

  • Appliquer l'arrondi de taxe à : choisissez si vous souhaitez appliquer la correction de l'arrondi de taxe à toutes les factures ou à aucune facture. 
  • Libellé de la correction d'arrondi : saisissez le libellé que vous souhaitez voir apparaître sur les factures et factures débiteur. Si vous ne remplissez pas ce champ, toute correction d'arrondi supérieure à zéro sera accompagnée de l'étiquette « Arrondi ». 

 

Une fois cette option activée, le système applique automatiquement la correction de l'arrondi de taxe à toutes les factures et factures débiteur nouvellement émises. 

Codes de taxes

Saisissez un code pour chaque taux de TVA afin de le mapper à votre logiciel de comptabilité externe.

Numérotation par défaut des factures débiteur

Sélectionnez la numérotation que vous souhaitez appliquer automatiquement à chaque facture débiteur. Si vous laissez ce champ vide, les numérotations n'apparaîtront pas automatiquement sur les factures débiteur. 

Remarque : Si besoin, vous pouvez sélectionner une numérotation différente, par exemple, lorsque vous vérifiez la facture débiteur avant de l'émettre.

En-tête de facture

Saisissez votre en-tête personnalisé, au format HTML. Il apparaîtra en haut de toutes vos factures. 

Pied de page de facture

Saisissez votre pied de page personnalisé, au format HTML. Il apparaîtra en bas de toutes vos factures. 

Pied de page fixe

Le texte du pied de page s'affiche au bas de chaque page de la facture. Assurez-vous que la marge inférieure est adaptée à la hauteur de votre pied de page.

Position de l'adresse*

Cliquez sur ce champ pour définir la position de l'adresse sur la facture. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :

  • Coin supérieur gauche
  • Coin supérieur droit

Marge supérieure d'impression pour les factures

Indiquez la taille de la marge supérieure, en millimètres.

Marge latérale d'impression pour les factures

Indiquez la taille de la marge de droite et de gauche, en millimètres.

Marge inférieure d'impression pour les factures

Indiquez la taille de la marge inférieure, en millimètres.

Vous pouvez ajouter les informations suivantes dans l'en-tête de chaque facture débiteur.

Remarque : En France, ces informations figurent sur les factures, les aperçus de factures, les factures débiteur et les factures proforma.  

Identifiant fiscal supplémentaire

Saisissez l'identifiant fiscal supplémentaire de la société pour votre logiciel de comptabilité externe.

Nom de la société*

Saisissez le nom de votre société.

Remarque : En France, il s'agit d'un champ obligatoire.

Numéro de compte

Saisissez le numéro de votre compte bancaire.

Nom de la banque

Saisissez le nom de votre banque.

IBAN

Saisissez l'IBAN de votre banque.

BIC

Saisissez le BIC de votre banque.

 

Catégories comptables

Les champs marqués d'un * sont obligatoires.

Paiement en espèces

Sélectionnez la catégorie comptable pour les paiements en espèces. 

Paiement de facture débiteur

Sélectionnez la catégorie comptable pour les paiements de factures débiteur.

Paiement par carte non précisé

Sélectionnez la catégorie comptable pour tout paiement par carte effectué via un terminal.

Remarque : Cette option n'est pas disponible pour les établissements situés en France.

Dépenses supplémentaires

Sélectionnez les catégories comptables par défaut pour les dépenses supplémentaires, telles que les frais d'annulation et la taxe de séjour. Pour en savoir plus, consultez ce guide.  

Passerelles de paiement

Sélectionnez les catégories comptables pour les paiements en ligne effectués avec des types de cartes spécifiques via Mews Payments. 

Terminaux de paiement Mews

Sélectionnez les catégories comptables pour les paiements effectués avec des types de cartes spécifiques via un Mews Terminal.

Paiements externes

Sélectionnez les catégories comptables pour chaque type de paiement externe accepté dans votre établissement. 

Paiements alternatifs

Sélectionnez la catégorie comptable pour le type de paiement alternatif iDEAL (si vous l'acceptez dans votre établissement et si vous l'avez activé).

 

Gestion de la facturation

Les champs marqués d'un * sont obligatoires.

Clôture des factures*

Sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Toujours autorisée  : pour pouvoir clôturer des factures à tout moment, même si elles contiennent des éléments qui n'ont pas encore été consommés, par exemple, un séjour à venir.  
  • Seulement avec les éléments consommés  : pour pouvoir clôturer les factures uniquement lorsque les éléments qui y figurent ont été consommés. Remarque : Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez pas clôturer les factures avec des éléments de séjour avant le jour du départ. Une fois la facture clôturée, vous ne pouvez plus modifier la réservation à laquelle elle est associée.   
  • Jusqu'à 12 heures avant la consommation des éléments : pour pouvoir clôturer les factures dans un délai de 12 heures avant la consommation des éléments qu'elles contiennent. Remarque : Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez pas clôturer les factures avec des éléments de séjour avant le jour du départ. Après avoir clôturé la facture, vous ne pourrez plus modifier la réservation à laquelle elle est rattachée.

Autoriser la modification des factures clôturées
  • Cliquez sur ce bouton bascule pour pouvoir réattribuer et modifier les factures même après les avoir clôturées.

Envoi automatique des factures clôturées après le check-out
  • Cliquez sur ce bouton bascule pour automatiquement envoyer par e-mail des factures clôturées après le check-in au propriétaire correspondant (si son adresse e-mail figure dans le système).
Remarques :
  • Si cette option est activée, le système coche par défaut la case Envoyer les factures soldées par e-mail lors du check-out. Si besoin, vous pouvez décocher cette option lorsque vous effectuez manuellement le processus de check-out.
  • Le nombre de factures que Mews envoie par e-mail varie selon la configuration de votre système et si vous avez activé ou désactivé la clôture automatique des factures lors du check-out. Pour en savoir plus, consultez ce guide.

Ventiler le récapitulatif de TVA par classification
  • Cliquez sur ce bouton bascule pour afficher les totaux de TVA par classification dans le récapitulatif de TVA sur les factures et factures débiteur. Cette option s'applique à toutes les factures des clients et des sociétés. 

Déclaration de taxe sur les acomptes
  • Cliquez sur ce bouton bascule pour activer les acomptes afin d'enregistrer correctement les prépaiements et de traiter les taxes conformément aux règles comptables.
  • Cliquez sur ce bouton bascule pour désactiver les options d'acompte et le traitement des taxes.

Remarque : Vous ne pouvez désactiver cette option que si vous n'avez pas activé les acomptes automatiques des taxes pour quelque groupe tarifaire que ce soit. Si vous avez activé les acomptes automatiques des taxes pour au moins un groupe tarifaire, Mews affiche un message d'erreur. Pour résoudre ce problème, il faut d'abord supprimer les acomptes automatiques des taxes du groupe tarifaire.

Acomptes séparés sur une facture
  • Cliquez sur ce bouton bascule pour créer une section distincte pour les acomptes sur toutes vos factures.

 

 
Pour découvrir comment créer une catégorie comptable, consultez ce guide.
 
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